SITEVERANTWOORDELIJKE (M/V) FERRARIS, ARENBERG EN MARTELARENPLEIN (CONTRACT ONBEPAALDE DUUR)

Transcriptie

1 Het Agentschap voor Facilitair Management werft aan in contractueel dienstverband: SITEVERANTWOORDELIJKE (M/V) FERRARIS, ARENBERG EN MARTELARENPLEIN (CONTRACT ONBEPAALDE DUUR) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Regionale Dienstverlening Bestuurszaken A adjunct van de directeur Brussel Vacaturenummer: DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Het Agentschap voor Facilitair Management (AFM) voert het beleid van de Vlaamse overheid op het vlak van facilitair management uit. AFM is verantwoordelijk voor vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. AFM behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken. Tot haar klanten rekent het agentschap de departementen, de intern of extern verzelfstandigde agentschappen (IVA s en EVA s) van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen; de kabinetten van de ministers van de Vlaamse regering en de adviesraden verbonden aan de Vlaamse overheid. Deze functie situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening, Deze afdeling staat in voor alles wat met het beheer en de uitbating van (onze dienstverlening in) gebouwen te maken heeft. De afdeling is operationeel opgedeeld in 3 regio s, die elk voor de gebouwen in hun regio alle dienstverleningspakketten verzorgen, gaande van schoonmaak, catering, correctief en preventief technisch onderhoud, onthaal, verzending, afvalverwijdering tot dagdagelijks operationeel gebouwenbeheer. De regio s worden aangestuurd door een regiomanager. De verantwoordelijke in grote gebouwen of groeperingen van gebouwen is een siteverantwoordelijke. Om de gewenste kwaliteit en uniformiteit in de dienstverlening te verkrijgen, zijn overkoepelend per (groepering van verschillende) dienstverleningspakket(ten) horizontale teams voorzien. JE TAKENPAKKET Als siteverantwoordelijk heb je een gevarieerd takenpakket. Je organiseert de dagelijkse uitbating van de gebouwen die onder jouw bevoegdheid vallen en je stuurt de personeelsleden aan die de operationele uitbating uitvoeren (voornamelijk catering en schoonmaak) en dit voor Ferraris en Arenberg. Zo garandeer je een efficiënte en continue werking van het eigen team, draag je bij tot het behalen van de operationele doelstelling. Je neemt een leidinggevende en operationele rol op en fungeert als tussenpersoon bij eventuele (technische) problemen en verbouwingen. Daarnaast ben je het aanspreekpunt in verband met de veiligheid van het gebouw en treed je op als vertegenwoordiger van AFM voor gebouwgebonden aangelegenheden. Dit laatste ook voor het Martelarenplein, waar de kabinetten zich bevinden. 1

2 Resultaatsgebieden: 1. Dagelijkse planning en organisatie Je staat in voor het plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het team en je rapporteert hierover teneinde deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. - Opdrachten evenwichtig verdelen tussen de medewerkers (bijv. aan de hand van de schoonmaakplanning of de werkorganisatie van de keuken) - Overleggen met medewerkers aangaande planning en timing - Toewijzen van werkposten en te bedienen apparatuur - Administreren en registreren van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven, - Opmaken van eenvormige procedures of richtlijnen in overleg met het lijnmanagement - Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten - Gebouwgebonden opdrachten bestellen op basis van onderhoudscontracten - Ondersteuning inzake het evacuatiedossier voor Martelarenplein - Ondersteuning inzake brandveiligheid voor Martelarenplein - Ondersteuning bieden bij het beheer van interventies m.b.t. de schoonmaak, catering, - Ondersteuning bij de opmaak van sleutelplannen voor Martelarenplein - Verzorgen van afvalbeheer - Dispatching van de dagelijkse problemen aan de betrokken diensten 2. Leiding geven aan medewerkers Je stuurt medewerkers aan en motiveert hen teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. - Organiseren van on-the-job training - Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren - Begeleiden en coachen van (nieuwe) medewerkers - Taken toewijzen rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker - Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden 3. Superviseren van de werkzaamheden Je volgt de werkzaamheden binnen het team (voornamelijk catering en schoonmaak) van nabij op teneinde ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. - Controleren van de kwaliteit van de geleverde dienstverlening - Toezien op de toepassing van de reglementering en de veiligheidsvoorschriften - Regelmatig controleren van de prestaties van de ploeg, ook in functie van de timing, en zo nodig bijsturen 2

3 - Onderzoeken van klachten en deze rechtzetten - Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures - Ondersteuning bieden bij het invullen van de ruimtebehoefte van de klanten - Doorgeven van leegstand op de site - Ondersteuning bieden bij het opmaken van een voorstel van werkplekinrichting voor klanten - Ondersteuning bieden bij de opstart en het onderhouden van het technisch beheer van de site - Opvolgen van de dagelijkse problemen 4. Communicatie en contacten Je wisselt informatie uit over de werkzaamheden teneinde alle betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen. - Informatie verstrekken aan interne en externe klanten - Adviseren en bijstaan van de hiërarchische meerdere - Bijwonen van werkgroepen, vergaderingen, commissies, - Informatie uitwisselen met collega s en medewerkers - Contacten met het werkveld onderhouden - Fungeren als eerste aanspreekpunt voor de klanten van de site voor wat betreft de taken en verantwoordelijkheden die toegewezen werden - Werkzaamheden afstemmen op de behoeften van de klant - Invullen en correct gebruiken van toepassingen zoals Service Desk voor gebouwbeheer 5. Beheer van middelen Je staat in voor de beschikbaarheid van de middelen teneinde de werkzaamheden te kunnen uitvoeren op een kwaliteitsvolle manier. - Inroepen van anderen bij defecten of indien onderhoud nodig is, en erop toezien dat actie ondernomen wordt - Waken over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspillingen te voorkomen - Indienen van aanvragen tot de aankoop van het materiaal - Opvolgen en controleren van leveringen 6. Opnemen van taken Je neemt zelf activiteiten op teneinde het team te ondersteunen bij het tijdig en correct afwerken van de geplande werkzaamheden. - Meewerken aan of zelf opnemen van activiteiten waar bijzondere kennis voor vereist is - Assisteren bij technische problemen - Inspringen in piektijden - Indien de omstandigheden dit vereisen, zelf een deel van de taken voor eigen rekening nemen 3

4 JE PROFIEL JE DIPLOMA Je behaalde een master- of licentiaatsdiploma JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt een degelijke kennis van de gangbare PC-toepassingen Je hebt een diploma van preventieadviseur niveau 3 of je bent bereid dit diploma te behalen Je bent in het bezit van een getuigschrift EHBO of je bent bereid dit te behalen Je hebt interesse in gebouwtechnische aspecten Naast deze technische competenties, hechten wij vooral heel veel belang aan jouw leidinggevende capaciteiten en jouw interesse in schoonmaak & catering. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Betrouwbaarheid Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie. Je komt afspraken na en je neemt je verantwoordelijkheid op. Niveau 2: Je brengt sociale en ethische normen in de praktijk Samenwerken Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Niveau 3: Je stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen Voortdurend verbeteren Je verbetert voortdurend de werking door gericht te zijn op resultaat en kwaliteit; je bent bereid tot voortdurend leren, en je staat open voor verandering. Niveau 2: Je ontwikkelt je binnen je binnen je eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang onderken je de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten en je reageert er adequaat op. Niveau 2: Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Initiatief Je onderkent kansen en je stelt voor en/of onderneemt uit eigen beweging acties. Niveau 2: Je neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen taakdomein op te lossen (reactief en structureel) Plannen Je brengt structuur aan in tijd en ruimte en je stelt prioriteiten bij het aanpakken van taken of problemen. Niveau 2: Je plant eigen werk en dat van anderen 4

5 Oordeelsvorming (synthetisch denken) Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Niveau 2: Je neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan 360 inlevingsvermogen Je hebt het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en je reageert daarop adequaat, zowel ten aanzien van medewerkers, collega s en klanten als de hiërarchie Niveau 1: Je ziet en begrijpt evidente gevoeligheden Richting geven Je stuurt, ontwikkelt en motiveert medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Niveau 1: Je geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) Je ondersteunt medewerkers bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. Niveau 1: Je coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen Organisatiebetrokkenheid Je toont je verbonden met de organisatie, je taak en beroep; je verdedigt de belangen ervan bij anderen. Niveau 2: Je houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie HOE SOLLICITEREN Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 9 maart Om te solliciteren vul je het standaard cv in dat je kunt vinden op Je stuurt het standaard cv, samen met een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar selecties@bz.vlaanderen.be of per post naar MOD Bestuurszaken, t.a.v. Gwendoline Van Der Stichel, Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel. Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het standaard CV in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de functietitel te vermelden. Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je de erkenning van de gelijkwaardigheid aan te vragen bij NARIC-Vlaanderen : Voor extra informatie kan je contact opnemen met de P&O-consulent. SELECTIEPROCEDURE - Screening op cv: week van 10/03 en 17/03 - Verkennende gesprekken + testen: 27/03 en 28/03. Deze selectiefase is eliminerend. - Assessment: tussen 07/04 en 22/04. Deze selectiefase is adviserend. - Eindgesprekken: 28/04 5

6 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het anders werken principe. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (vijf locaties in Vlaanderen) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijhorende salarisschaal: Je bruto maandsalaris is dan euro. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met: An Sprenghers, regiomanager Centrum Boudewijngebouw, Boudewijnlaan Brussel Tel. : an.sprenghers@bz.vlaanderen.be - Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren of contact opnemen met de P&O-consulent: Gwendoline Van Der Stichel, P&O-consulent Boudewijngebouw, Boudewijnlaan Brussel Tel. : gwendoline.vanderstichel@bz.vlaanderen.be Of met Annie Cools, administratief ondersteuner Tel. : annie.cools@bz.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectievoorwaarden kan je contact opnemen met de P&O-consulent. - Meer informatie over Bestuurszaken vind je op 6