1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf legt een werfreserve aan medewerker onthaal en verzending contractueel Niveau: D Rang: D1 Graad: Assistent Met standplaats: Antwerpen Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Help je graag bezoekers verder op een efficiënte, begrijpelijke en vriendelijke manier? Ben je communicatief en klantgericht? Spring je daarnaast ook graag eens in bij andere taken eigen aan de gebouwgebonden dienstverlening? Werk je zowel graag zelfstandig als samen met collega s? Dan is deze vacature iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Het Facilitair Bedrijf heeft als taak de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid inzake facilitair management. Tot haar klanten rekent het Facilitair Bedrijf de departementen, de agentschappen van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen; de kabinetten van de ministers van de Vlaamse regering en de adviesraden verbonden aan de Vlaamse overheid. Het dienstverleningsaanbod van het Facilitair Bedrijf omvat: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport.

2 De functie van medewerker verzending en onthaal situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening. In deze functie werk je in het gebouw van de Vlaamse overheid in Antwerpen en verzeker je, in samenwerking met je collega s, een continue dienstverlening met betrekking tot onthaal, verzending en logistieke opdrachten. De afspraken omtrent de toegangsveiligheid volg je nauwgezet op. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je ontvangt op een klantvriendelijke manier bezoekers en maakt hen wegwijs in het gebouw. Je helpt met logistieke taken en verzending. Indien nodig voer je bijkomende taken uit in het team van de siteverantwoordelijke ter ondersteuning van je collega s, zoals evacuatie, EHBO, bijhouden van bestanden, beheer vergaderzalen, parking, veiligheidscontrole, verslaggeving teamvergadering, enz. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Kennis nemen van de opdracht: Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. - Raadplegen van de instructies, dag of weekplanning. - Respecteren van de opgegeven prioriteiten. - Regelmatig met de leidinggevende en/of collega s praten over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren. Uitvoering: Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. Postbedeling en verzending - Ontvangen, sorteren, verdelen van inkomende post - Verdelen van de kranten - Voorbereiden en verzorgen van de stukken voor estafette - Inschrijven van inkomende aangetekende zendingen - Opzoeken van gegevens op intranet om de poststukken op de juiste plaats te krijgen - De nodige personen contacteren in geval van laattijdige/verkeerde levering van de poststukken - Sorteren van de te versturen briefwisseling per klant en verzendingsdienst - Frankeren van uitgaande post (incl. buitenlandse zendingen) door de frankeermachine (indien deze aanwezig is). - Verwerken van mailingen pagina 2 van 10

3 - Verwerken van uitgaande aangetekende verzendingen - Printen van borderels en klaarmaken van documenten voor verzending - Voorbereiden van verwerken van postpakketten en taxipost - Klaarmaken postzakken en bakken en deze labelen - Telefonisch beantwoorden van vragen met betrekking tot correcte adressen - Naleven van de afgesproken procedures geldend binnen een verzending - Klanten voorzien van correcte info over de tarieven en de formaten - Ophalen van papier en karton, batterijen, en buiten/binnen zetten containers - Materiaal aan de loskade ontvangen en de betrokken informeren - Doorgeven van de afgesproken procedures geldend binnen een verzending - Ontvangen van pakketten en de procedure volgen in kader van end to end dienstverlening Onthaal - Registreren van bezoekers - Ontvangende ambtenaar of dienst verwittigen van bezoek - Uitleggen waar een lokaal in de publieke zone zich bevindt - Informatie verstrekken over de diensten in het gebouw - Meedelen van adressen van diensten waar de bezoeker terecht kan met vragen - Agendabeheer van vergaderzalen - Uitlenen van materiaal (speakers, clickshare, beamers, fietssleutels, fietsmateriaal, ) en het beheer daarvan - Cambiokaarten en poolwagens beheren - Ontvangen van pakketten en de procedure volgen in kader van end to end dienstverlening - Bewoners en bezoekers vriendelijk onthalen (goedemorgen, ) en eventueel begeleiden tot bij het gewenste lokaal - Het correct dragen van het uniform - Telefonische oproepen correct doorverbinden - Klanten (voor)registreren volgens de afspraken - Nummerplaten van bezoekers registreren - Weten welke vergaderingen er doorgaan in het gebouw - Dagelijks afprinten van informatie over vergaderzalen - Noteren van relevante informatie in de onthaalagenda Veiligheid - Optreden als zonevrijwilliger van hun zone - BCM voorschriften naleven (extra oog hebben voor toegang en verdachte pakketten bij dreigingsniveau 3) - Uitoefenen van controle op de hoofdingang van het gebouw en de parking - Poortjes openen en sluiten voor bezoekers of leveranciers - Toezien op het correcte gebruik van de toegangsdeuren - Ontzeggen van de toegang voor onbevoegden - Het verzekeren van de verantwoordelijkheden rond brandveiligheid en eerste hulp - Instaan als back-up voor begeleiding van een evacuatie pagina 3 van 10

4 - Instaan voor de organisatie bij komst van ziekenwagen (liften naar beneden, poortjes open etc.) en verwittigen van LG - Overname en overdracht van de toegangscontrole aan de nachtbewaking Materiaal: Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. - Frankeermachine onderhouden en hierbij het onderhoudsprogramma volgen - Uniformen onderhouden - Controle van bedienings- en veiligheidsapparatuur aan de balie - Opvolgen van de voorraad De LG op de hoogte brengen van de noodzakelijke bestellingen en eventueel bestellen van klein kantoormateriaal Ad-hoc taken: Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen. - Telefoons beantwoorden en eventueel correct doorverbinden - Fotokopies maken - Eenvoudige informatie opzoeken (bv. telefoonnummers, adressen, ) - Affiches ophangen - Verloren voorwerpen beheren Administratie en verslag uitbrengen: Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de chef in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. - Rapporteren aan de LG over agressieve bezoekers/klanten en correct registeren - Rapporteren aan de LG over personen die zichzelf ongewenst toegang verschaffen tot het gebouw - Bijhouden van de stand, oplading aanvragen en tijdig opladen van de frankeermachine - Doorgeven van defecten aan fietsen, wagens of andere defecten of problemen binnen het gebouw (aan LG/registratie in FMIS) - Verslaggeving van teamvergadering onthaal en verzending met een routerende rol binnen het team Inspringen bij werkoverlast: Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. - Inspringen bij het takenpakket verbonden aan de gebouwgebonden dienstverlening en dit op vraag van LG/FM (o.a. meehelpen aan kassa bij catering, klaarzetten event,.) - Afstemmen van de verloven om permanentie te kunnen garanderen pagina 4 van 10

5 - Flexibiliteit tonen zowel in uren als in taken (bv. inspringen op onregelmatige diensttijden tgv calamiteiten, collega s helpen om alle taken rond te krijgen, ) 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Er zijn geen diplomavoorwaarden. Relevante werkervaring is een troef. Je begrijpt en spreekt goed Nederlands Je sollicitatie is enkel geldig als je het juiste formulier gebruikt om te solliciteren en een motivatiebrief hebt toegevoegd Klik hier als u tekst wilt invoeren. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Alexander Hameeuw, alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be of ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een goede kennis van het Nederlands. Je hebt daarnaast een basiskennis van het Frans en het Engels zodat je ook anderstalige bezoekers te woord kan staan. Je kunt goed overweg met Word, Excel en outlook. Kennis van EHBO of je bent bereid om op korte termijn een attest binnen EHBO te behalen. Kennis van de Vlaamse overheid, Het facilitair Bedrijf en de entiteiten die in het gebouw gehuisvest zijn of je bent bereid om je op korte termijn hierin te verdiepen. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) pagina 5 van 10

6 Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Andere competenties Je bent bereid te werken in een ploegensysteem (van 8u tot 16uur of van 9u tot 17uur) dat in onderling overleg wordt besproken. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. pagina 6 van 10

7 - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van assistent (rang D1, salarisschaal D111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris voor een voltijds contract is minimaal 1771,85 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode. - Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Op basis van de opgegeven informatie in je motivatiebrief en het sollicitatieformulier beoordelen we je kandidatuur op volgende elementen: 1) Motivatie 2) Taalgebruik 3) Inzicht in de functie 4) Relevante werkervaring Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie behoort tot de 14 hoogst scorenden op de drie criteria, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 14 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. pagina 7 van 10

8 De voorselectie zal worden afgerond in de week van 18 april EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET ZELFBESCHRIJVING, ROLLENSPEL EN PRAKTISCHE PROEF Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Antwerpen op 8 en 9 mei (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 8 van 10

9 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 02/04/2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Voeg bij dit sollicitatieformulier een motivatiebrief waarin je een antwoord geeft op de volgende vragen: - Waarom solliciteer je voor deze functie? - Wat zijn je concrete verwachtingen? - Wat trekt je het meest aan in de functie? - Wat zijn voor jou de minder aantrekkelijke aspecten van de functie? - Wat zijn je troeven voor de functie? Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een motivatiebrief hebt toegevoegd - je je kandidatuur uiterlijk op 02/04/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Krista De Baerdemaeker, tel VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Nancy, Herwegh Facility Manager VAC Antwerpen en VAC Hasselt nancy.herwegh@bz.vlaanderen.be Tel.: Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Alexander Hameeuw pagina 9 van 10

10 selectieverantwoordelijke Tel.: Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als medewerker onthaal en verzending. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10