1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt 2 Back-up werfverantwoordelijken schoonmaak Contractueel Niveau: D Rang: D112 Graad: back-up werf en sectorverantwoordelijke Met standplaats: Hasselt of Antwerpen Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Facilitair Bedrijf zoekt in Hasselt een back-up verantwoordelijke schoonmaak. Heb je ervaring in de schoonmaaksector? Ben jij klaar voor een volgende stap? Heb je zin om meer verantwoordelijkheid op te nemen naast het poetswerk? Lees dan zeker verder! 2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Facilitair Bedrijf ondersteunt de agentschappen binnen de Vlaamse overheid bij hun huisvesting, schoonmaak, catering, drukwerk, transport en facilitaire contracten. De functie van back-up werfverantwoordelijke schoonmaak situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening dat onder andere een ruime waaier aan schoonmaakdiensten aanbiedt waarop klanten beroep kunnen doen om te verzekeren dat hun gebouwen er steeds netjes bij liggen. Als back-up werfverantwoordelijke schoonmaak werk je minstens 30 uur per week, verdeeld over 5 werkdagen. Je start iedere werkdag tussen 6u en 6u30. In het VAC Hasselt kom je terecht in een team van 8 medewerkers, in VAC Antwerpen in een team van 14 medewerkers. Jouw directe leidinggevende is de werfverantwoordelijke schoonmaak en jij bent haar

2 back-up. Je takenpakket is zeer divers en is onder te verdelen in 2 grote blokken. In eerste instantie doe je een deel van de administratieve taken binnen het team. Zo werk je onder andere mee aan de planningen voor het poetspersoneel, volg je klachten op, maak je verslagen, doe je aanvragen bij externe firma s en plaats je bestellingen. Daarbuiten draai je ook mee in het team om de poetsopdrachten tot een goed einde te brengen en heb je in een voorbeeldrol voor je collega s. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als back-up schoonmaak help je dagelijks mee om de gebouwen schoon te maken volgens de werkplanning. Bij afwezigheid van de werfverantwoordelijke neem je zijn/haar taken over en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor het personeel en je leidinggevende. Je staat in voor het motiveren en aansturen van jouw team. Daarnaast ondersteun je op regelmatige tijdstippen de werfverantwoordelijke bij allerlei dagdagelijkse werkzaamheden zoals het uitvoeren van controles. Bovendien verzorg je de administratie, waarbij je onder meer de planningen opmaakt en verantwoordelijk bent voor het stockbeheer van het poetsmateriaal. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Kennis nemen van de opdracht: Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. o Je raadpleegt de standaardwerkplanning, kleurenplanning en periodieke schoonmaakwerkzaamheden. o Je praat regelmatig met de werfverantwoordelijke en/of collega s over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren. o Je weet welke producten of materiaal er moet gebruikt worden voor alle taken, zodat je geen verkeerde producten gebruikt. o Je hebt kennis van de juiste werkmethodes. o Je hebt kennis van ISO. o o Je weet wanneer en hoe de machines te gebruiken. Je weet hoe je bestellingen moet doen, hoe je speciale werkzaamheden moet aanvragen, hoe je een aanpassing moet maken aan de schoonmaakplanning, hoe je een klacht moet opmaken,... o Je kent de inhoud van het gebouwrapport en weet dit te vinden. Uitvoering: Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. pagina 2 van 11

3 o Je volgt de werkplanning, maar kunt inschatten wanneer er moet afgeweken worden van het schoonmaakprogramma. o Je respecteert de opgegeven prioriteiten. o Je kunt zelfstandig werken: je kan problemen zelf oplossen maar weet ook wanneer je hulp moet vragen. o Je doet bestellingen en vraagt speciale werkzaamheden aan op vraag van of in overleg met jouw werfverantwoordelijke. o Je doet bestellingen in BOS, aanvragen voor speciale werkzaamheden,. o Je maakt klachten op. o Je past de schoonmaakplanning aan. o Je voert kwaliteitscontroles uit en verwerkt deze op een correcte manier waaronder ISO. o Je vult gebouwrapport, opvolgingstabellen,.. aan. Materiaal: Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. o Je beschikt over alle veiligheidsfiches. o Je past gebruiksaanwijzingen van toestellen en producten correct toe en kijkt er mee op toe dat de schoonmaakpersoneelsleden dit ook doen. o Je signaleert defecten en problemen aan de verantwoordelijke, indien deze niet aanwezig is stel je zelf een technische interventie op. o Je houdt de werkplaats/berging en werkwagen ordelijk en net en kijkt er mee op toe dat de schoonmaakpersoneelsleden dit ook doen. o Je bewaart producten in de juiste flacons en op de juiste plaats en kijkt er mee op toe dat de schoonmaakpersoneelsleden dit ook doen. o Je onderhoudt werkkleding en uniformen en kijkt er mee op toe dat de schoonmaakpersoneelsleden dit ook doen. o Je draagt jouw werkkledij en schoenen bij het uitvoeren van (schoonmaak)taken op de werkvloer. Ad-hoc taken: Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen o Je voert niet-vaste schoonmaakopdrachten op vraag van de klant (bvb. locker uitkuisen bij verhuis) of laat deze uitvoeren. o Je gebruikt niet-alledaagse schoonmaakproducten naar aanleiding van specifieke of uitzonderlijke vervuiling op een correcte manier. o Specifieke rapporteringen op vraag van de leidinggevende opmaken (bvb. oplijsting van gebruik van producten, aantal,..). o Beantwoorden van specifieke vragen, opmerkingen van leidinggevenden, klanten en collega s. pagina 3 van 11

4 Administratie en verslag uitbrengen: Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de chef in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. o Je signaleert problemen en voorvallen en bespreekt dit met de werfverantwoordelijke. o Je registreert nauwkeurig de uitgevoerde werkzaamheden. o Je vult de gevraagde formulieren correct en tijdig in. o Je houdt de tijdsregistratie correct bij. o Bij afwezigheid van de verantwoordelijke voer je administratieve taken uit. o Bij grote administratieve projecten (bvb. opmaak nieuwe schoonmaakplanningen) ondersteun je de verantwoordelijke. o Je doet aanvullingen in het gebouwrapport. Inspringen bij werkoverlast: Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. o Je helpt collega s om alle taken rond te krijgen wanneer er erg veel werk is, bij afwezigheid of bij extra werkzaamheden. o Je springt in op (on)regelmatige diensttijden bij onvoorziene situaties. o Je maakt met het team en/of de werfverantwoordelijke afspraken over de taakverdeling. o Je volgt de werkplanning maar kan inschatten wanneer er veranderingen moeten aangebracht worden aan de eigen planning of aan die van de anderen. o Je respecteert opgegeven prioriteiten en kan zelf ook prioriteiten leggen voor jezelf en voor teamleden. Voorraadbeheer: Mee instaan voor het voorraadbeheer van werkmiddelen en producten teneinde de beschikbaarheid van deze middelen te verzekeren. o Je gebruikt de juiste dosering van de producten en ziet er op toe dat de teamleden de juiste dosering kennen en toepassen. o Je volgt de voorraad op. o Je brengt de verantwoordelijke op de hoogte van de noodzakelijke bestellingen of voert deze zelf uit. o Je zorgt voor orde en netheid in de bergruimte. o Je controleert leveringen en sluit de aanvraag op correcte wijze af. pagina 4 van 11

5 Coördineren/kennisoverdracht: Binnen het gegeven kader opstellen van een (week) planning en geven van instructies aan teamleden. Controleren op voortgang van taken om het vlotte verloop van de werkzaamheden te garanderen. Instaan voor de praktische opleiding van (minder ervaren) collega s op de werkplek o Je maakt een planning op in afwezigheid van de werfverantwoordelijke naargelang de prioriteiten. o Je overlegt met de teamleden over de planning. o Bij afwezigheid van de werfverantwoordelijke volg je werkuren, overuren, afwezigheden en verloven op. Bij langdurige afwezigheid van de werfverantwoordelijke neem je tevens alle dagelijks en niet-dagelijkse leidinggevende taken op (bvb. evaluaties, functioneringsgesprekken, aanwervingen..). o Je bewaakt dat de teamleden werken volgens de afgesproken werkprocedures waaronder ISO. o Je geeft aan waar er zich problemen voordoen en geeft suggesties om tot een oplossing te komen of lost deze zelf op. o Je vangt nieuwe personeelsleden op en zorgt voor een goede begeleiding en opleiding op de werkvloer. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als die van de vacante functie binnen Het Facilitair Bedrijf. 2) Je hebt minimaal 1 jaar relevante ervaring in de professionele schoonmaaksector in bedrijven. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Jonas De Keersmaecker, jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be, ). pagina 5 van 11

6 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt grondige kennis van de schoonmaaktechnieken, producten, materialen en machines die gebruikt worden Je hebt een goede kennis van de veiligheidsinstructies, relevante reglementering en procedures Je bent vertrouwd met ISO-procedures of kan je hierin snel inwerken Je bent vertrouwd met Word, Excel en Outlook of wil hier in bijleren Je hebt ervaring met bestellen van goederen Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen - Als je al leidinggevende of administratieve ervaring hebt, is dit zeker een meerwaarde pagina 6 van 11

7 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. 6. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een deeltijds contract van onbepaalde duur. Het contract is minstens 30u maar, we houden hierbij ook rekening met het huidige contract. - De functie is aantrekkelijk wegens het diverse takenpakket en samenwerken in een gemotiveerd team. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van van back-up werf- en sectorverantwoordelijke - Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode. - De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 11

8 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: 1) Je bent tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als die van de vacante functie binnen Het Facilitair Bedrijf. 2) Je hebt minimaal 1 jaar relevante ervaring in de professionele schoonmaaksector in bedrijven. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 24 april Voorselectie op basis van standaardvragenlijst per locatie Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Vragenlijst in het sollicitatieformulier over onder andere motivatie en inzicht in de functie. Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke en en de kandidaten worden verdeeld volgesn de locatie waar ze voor gesolliciteerd hebben. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50% behaalt op het geheel van de verschillende criteria én wie behoort tot de 7 hoogst scorenden per locatie, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 7 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 24 april 2017 (datum onder voorbehoud). pagina 8 van 11

9 6.3. JURYGESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST, SCHRIFTELIJK WERK EN PRAKTIJKOEFENING De weerhouden kandidaten krijgen een online persoonlijkheidsvragenlijst toegezonden. Deze dient ingevuld te worden ten laatste enkele dagen voor het jurygesprek. De deadline wordt afgesproken via mail. Indien de kandidaat niet over een mailadres beschikt, kan de test ook op de dag van het jurygesprek in Brussel worden afgelegd. Er wordt hiervoor dan een halfuur extra tijd voorzien. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Antwerpen op 2 mei 2017 en te Hasselt op 5 mei 2017 (data onder voorbehoud) Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve pet locatie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 9 van 11

10 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 19 april Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 19 april 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Gelieve op het sollicitatieformulier ook duidelijk aan te duiden voor welke locatie je geïnteresseerd bent. Indien je voor beide locaties wil deelnemen gelieve dan het vakje beiden aan te duiden en de locatie waar je voorkeur nar uit gaat. Indien je weerhouden wordt na de voorselectie word je uitgenodigd voor het jurygesprek op deze locatie. Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Nancy Herwegh Facility manager VAC Hasselt en VAC Antwerpen nancy.herwegh@bz.vlaanderen.be pagina 10 van 11

11 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Jonas De Keersmaecker selectieverantwoordelijke Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 22 mei Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er worden naar aanleiding van deze selecties twee wervingsreserves aangelegd die bestaan uit de lijst van geschikten met rangschikking per locatie. Indien je hebt aangegeven in aanmerking te willen komen voor beide locaties wordt je op basis van je scores tijdens de selectiefases opgenomen in beide werfreserves. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als back-up werfverantwoordelijke. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11