1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt straffe medewerker Werfverantwoordelijke Schoonmaak Contractueel onbepaalde duur Niveau: D Rang: hoofdassistent Graad: D211 Met standplaats: Brussel centrum Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Facilitair Bedrijf zoekt voor haar gebouwen in Brussel (standplaats Arenberggebouw, Martelaarsplein) een werfverantwoordelijke schoonmaak. Ben jij een geboren people manager en organisator en combineer je dit met een grote interesse voor of een eerste ervaring ring in schoonmaak? Dan is onderstaande vacature zeker iets voor jou. 2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Facilitair Bedrijf ondersteunt de agentschappen binnen de Vlaamse overheid bij hun huisvesting, schoonmaak, catering, drukwerk, transport en facilitaire contracten. De functie van werfverantwoordelijke schoonmaak situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening dat onder andere een ruime waaier aan schoonmaakdiensten aanbiedt, waarop klanten beroep kunnen doen om te verzekeren dat hun gebouwen er steeds netjes bij liggen. Momenteel is er een vacature voor een werfverantwoordelijke schoonmaak voor de gebouwen in Brussel centrum, je standplaats wordt het Arenberggebouw aan het Martelaarsplein in Brussel. We leggen echter ook een werfreserve aan voor toekomstige vacatures;

2 Je werkt 38 uren per week (8 uur per dag) en start elke dag tussen 6 uur en 6.30 uur en eindigt tussen 14 uur en uur. Als werfverantwoordelijke schoonmaak help je dagdagelijks tot 9u mee om de gebouwen schoon te maken volgens de werkplanning. Vervolgens stuur je de rest van de dag het schoonmaakpersoneel aan dat verspreid zit over een 7-tal gebouwen in Brussel centrum. Je neemt leidinggevende taken op zoals het opvolgen van de werkplanning en afwezigheden, het aansturen van medewerkers en superviseren van de dagelijkse werkzaamheden, administratieve taken enz. Je fungeert als een eerste aanspreekpunt voor het management en het team. Op die manier zorg je ervoor dat de personeelsleden steeds kunnen werken in een propere werkomgeving en draag je bij tot het imago van de diensten die er gehuisvest zijn. In deze functie is ervaring met schoonmaak mooi meegenomen maar niet noodzakelijk. We zijn vooral op zoek naar iemand die vlot verschillende schoonmaakactiviteiten kan coördineren en als leidinggevende het team van schoonmakers kan aansturen. Je bent in staat om na een korte inloopperiode zelfstandig te functioneren, je kunt de nodige beslissingen nemen en juiste prioriteiten leggen. Je bent proactief en neemt initiatief, je vindt het belangrijk een uitstekende dienstverlening te leveren. Je beschikt over de nodige assertiviteit en kunt diplomatisch omgaan met de klanten in je werkomgeving. Je bent bereid je verder in te werken in schoonmaaktechnieken; Je direct leidinggevende is de facility manager van Arenberg, Martelaarsplein, Grasmarkt en Ferraris. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Aansturen van medewerkers en organiseren en superviseren van hun dagelijkse werkzaamheden teneinde een efficiënte en continue werking van het eigen team te garanderen en zodoende de gegeven operationele doelstellingen te behalen. Context: de functies waaraan leiding gegeven wordt, zijn meestal uitvoerend van aard. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Dagelijkse planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het team en hierover rapporteren teneinde deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. Voorbeelden van activiteiten - Opmaken van een planning in functie van de prioriteiten, stuurt werkprogramma s bij - Opdrachten evenwichtig verdelen tussen de medewerkers (schoonmaakplanningen en kleurenplanningen evenwichtig opstellen) - Overleggen met medewerkers aangaande planning en timing pagina 2 van 9

3 Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Superviseren van de werkzaamheden De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen teneinde ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. - Administreren en opvolgen van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven, - Werken volgens de procedures vastgelegd in het ISO 9001 kwaliteitssysteem, zoals deze werden vertaald in de interne procedures en de afspraken in het afsprakenboek - Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten - Niet alleen planning medewerkers verzorgen, maar ook eigen taken bewaken en efficiënt plannen (verschillende gebouwen) zodoende o.a. tijdsverlies wegens verplaatsen beperken. - Opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers - Organiseren van on-the-job training - Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren - Begeleiden en coachen van medewerkers ( incluis externe vervangingen en uitbestede schoonmaak) - Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden - Personeel bijsturen indien blijkt dat er tekorten zijn van de schoonmaakkwaliteiten - Controleren van de schoonmaakkwaliteit, conform de afspraken en opgelegde frequentie in het afsprakenboek - Toezien op de toepassing van de reglementering en de veiligheidsvoorschriften - Regelmatig controleren van de prestaties van de ploeg, ook in functie van de timing, en zo nodig bijsturen - Onderzoeken van klachten, deze correct registreren, indien mogelijk deze rechtzetten en goed opvolgen - Realistische maar strenge deadlines afspreken met schoonmaakpersoneel of firma s en deze strikt naleven bij her controle. Indien nodig klachten opstellen naar externe firma s. - Bewaken van gelijkvormige uitvoering, zorgt ervoor dat de schoonmaaktechnieken en schoonmaakproducten correct gebruikt worden - Erop toezien dat de werkzaamheden correct worden uitgevoerd en dat de nodige documenten door de firma en door de gebouwcoördinator worden opgemaakt en tijdig worden doorgestuurd (Inspectieverslag, controlebewijzen, PV van oplevering en/of prestatiestaat ) - Regelmatig nakijken of er geen verlenging moet gebeuren van opdrachten met een repetitief karakter (opdrachten voor glaswas, antivuilmatten, uitbestede pagina 3 van 9

4 Communicatie en contacten Informatie uitwisselen over de werkzaamheden teneinde alle betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen. Beheer van middelen Instaan voor de beschikbaarheid van de middelen teneinde de werkzaamheden te kunnen uitvoeren op een kwaliteitsvolle manier. Opnemen van taken Zelf opnemen van activiteiten teneinde het team te ondersteunen bij het tijdig en correct afwerken van de geplande werkzaamheden. Administratie Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. schoonmaak ) en indien nodig tijdig een signaal geven aan de dossierbehandelaar van de administratie van de DABS - Informatie verstrekken aan interne en externe klanten - Adviseren en bijstaan van de hiërarchische meerdere - Bijwonen van werkgroepen, vergaderingen, commissies, - Informatie uitwisselen met collega s en medewerkers - Contacten met het werkveld onderhouden - Werkzaamheden afstemmen op de behoeften van de klant - Aanvragen technische interventies bij defecten of indien onderhoud nodig is, erop toezien dat actie ondernomen wordt en erop toezien dat de status van de interventie correct geregistreerd staat in de opvolgingstabel van technische interventies - Waken over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspillingen te voorkomen - Vraagt de nodige producten en materialen tijdig aan - Opvolgen en controleren van leveringen - Zorgt ervoor dat de materialen en machines goed onderhouden worden opdat een langere levensduur gewaarborgd wordt - Meewerken aan of zelf opnemen van activiteiten waar bijzondere kennis voor vereist is - Assisteren bij technische problemen - Inspringen in piektijden - Indien de omstandigheden dit vereisen, zelf een deel van de taken voor eigen rekening nemen. - Actualiseert de werfdossiers en zorgt voor een indeling zoals beschreven in het afsprakenboek - Doet alle aanvragen - administratie zoals de procedures en afspraken dit voorschrijven - Nagaan of gegevens correct en volledig zijn - Kritisch nakijken van nieuwe voorstellen voor documenten - Informatie verzamelen en doorgeven 4 PROFIEL 4.1 DIPLOMA Er zijn geen diplomavereisten pagina 4 van 9

5 4.2 ERVARING Werkervaring is niet vereist, maar kan worden gecompenseerd met een oprechte motivatie m.b.t. schoonmaak Ervaring in schoonmaak is een troef Enige leidinggevende ervaring is eveneens een troef 4.3 COMPETENTIES Technische competenties Vereiste technische competenties - goede kennis van Microsoft Office (Word, Outlook, Excel) - goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands Gewenste technische competenties, te verwerven op termijn - grondige kennis van professionele, moderne schoonmaaktechnieken, producten, materialen en machines - grondige kennis van veiligheidsinstructies - kennis van relevante reglementering en procedures - kennis van de organisatie is een pluspunt Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 1) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) pagina 5 van 9

6 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende verwachtingen Je bent bereid om de nodige opleidingen te volgen met betrekking tot schoonmaaktechnieken. 4.4 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je voldoet op de uiterste inschrijvingsdatum 8/3/2016 aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6. Je slaagt in de selectieprocedure; Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. pagina 6 van 9

7 Je wordt tewerkgesteld in de graad van hoofdassistent (D211) met de bijbehorende salarisschaal. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING: Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je voldoet aan het gevraagde profiel. De CV-screening is voorzien in de week van 11 juli 2016 (timing onder voorbehoud). 6.2 VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase wordt je motivatie en de relevantie van je werkervaring beoordeeld op basis van het door jou ingevulde sollicitatieformulier. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in de week van 11 juli De 12 hoogst scorende kandidaten worden toegelaten tot de volgende fase van de selectie, het jurygesprek. 6.3 JURYGESPREK MET TECHNISCHE PROEF EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het jurygesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende dienst en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan het jurygesprek vul je ook een persoonlijkheidsvragenlijst in. Ter plaatse leg je ook een technische proef aan, waar je de nodige voorbereidingstijd voor krijgt. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen voor deze functie Jouw visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 9 en 12 augustus 2016 (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De andere kandidaten worden opgenomen in een werfreserve met rangschikking met een geldigheid van 2 jaar en mogelijkheid tot verlenging. Deze reserve kan tijdens de geldigheidsperiode aangesproken worden voor gelijkaardige functies binnen Het Facilitair Bedrijf. pagina 7 van 9

8 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op zondag 10 juli Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Let op! Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 10 juli 2016 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op.. Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas (tel: ). 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Anne-Sophie Dierickx, Facility Manager Arenberg, Martelaarsplein, Grasmarkt en Ferraris Gsm of annesophie.dierickx@bz.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Nancy Lataire, selectieverantwoordelijke (nancy.lataire@kb.vlaanderen.be) Tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 8 van 9

9 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind augustus Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. De lijnmanager beslist welke kandidaat als eerste de kans krijgt om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als werfverantwoordelijke schoonmaak. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9