Departement Kanselarij en Bestuur zoekt straffe medewerker administratief beleidsmedewerker

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Kanselarij en Bestuur zoekt straffe medewerker administratief beleidsmedewerker Contractueel Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT De vacature situeert zich binnen het Departement Kanselarij en Bestuur van de Vlaamse overheid. Als centre of government willen wij een verbindende rol opnemen, zowel bij de Vlaamse overheid zelf als tussen andere overheidsactoren, organisaties, bedrijven en individuele burgers. We zijn een dynamische en lerende organisatie, die oog heeft voor de maatschappelijke ontwikkelingen en die zich open en wendbaar opstelt. Als zelfsturende netwerkorganisatie zijn we op zoek naar medewerkers die graag samenwerken op basis van vertrouwen. In onze zelfsturende teams komt het talent en de expertise van elke collega tot zijn recht. Samen werken we betrokken en gefocust aan de teamdoelstellingen. Creativiteit, innovatie en initiatief worden geapprecieerd en gestimuleerd. Als administratief beleidsmedewerker kom je terecht in het team secretarie van de Vlaamse Regering. De secretarie van de Vlaamse Regering is in hoofdzaak verantwoordelijk voor het secretariaat van de Vlaamse Regering. Zij ondersteunt de secretaris van de Vlaamse Regering, archiveert en verspreidt de documenten van de Vlaamse Regering en het Overlegcomité tussen de Federale Regering en de gemeenschaps- en gewestregeringen, en beheert hun databank. De secretarie is eveneens verantwoordelijk voor het beheer van en de invoer van bepaalde gegevens in de mandatendatabank van de Vlaamse overheid (VLIOM-databank). Door de specifieke positie van de secretarie binnen de Vlaamse overheid is het belangrijk dat het team flexibel kan inspelen op wijzigende omstandigheden (voorbeelden hiervan zijn de permanentieregeling er wordt afgeweken van de standaarduurregeling, het onmiddellijk aanpassen van de dagindeling indien omstandigheden dit vereisen, het aanpassen van de taakinhoud indien gewijzigde omstandigheden dit vereisen) en moet speciale aandacht geschonken worden aan de relatie met het politiek niveau.

2 Door de strakke deadlines in het kader van de wekelijkse ministerraden dient het team perfect op elkaar ingespeeld te zijn. 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne (*) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. (*) Intern moet opgevat worden als de hele Vlaamse overheid en daaraan verbonden organisaties zoals scholen, ziekenhuizen. Interne processen sluiten niet uit dat er externe gevolgen zijn, externe input of externe doelgroepen zijn. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. - Invoeren van gegevens en metadata in de databanken in beheer van de secretarie van de Vlaamse Regering (DORIS, VLIOM) - Bijhouden van (verplichte) overzichten: openbaarheid van bestuur, gegevens contactpersonen diensten Vlaamse overheid, gegevens contactpersonen kabinetten, gegevens contactpersonen federale overheid - Relevante gegevens uit het Belgisch Staatsblad opzoeken en verwerken - Opmaken en actualiseren sjablonen - Zelf inlichtingen inwinnen bij diverse klanten, stakeholders via diverse kanalen Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. - Controleren van de kwaliteit en de volledigheid van de gegevens in de databanken in beheer van de secretarie van de Vlaamse Regering (DORIS, VLIOM) - Controleren van de opgemaakte agenda, beslissingen, notulen en persagenda van de ministerraad en andere relevante documenten en communicatie pagina 2 van 10

3 Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. - Opmaken obv de aangeleverde informatie van de agenda, de beslissingen, de notulen en de persagenda van de ministerraad - Opmaken obv de aangeleverde informatie van de communicatie naar de betrokken stakeholders - Toekennen van documentnummers aan de ingediende documenten - Vervolledigen dossiers van de ministerraad met aanvullende documenten - Eerste inschatting van de volledigheid en specifieke kenmerken (bv. vertrouwelijkheid) van ingediende dossiers - Uitvoeren zoekopdrachten in de databanken in het beheer van de secretarie van de Vlaamse Regering - Fysiek archiveren van de documenten van de Vlaamse Regering - Digitalisering van het archief van de Vlaamse Regering mho de invoer in de DORIS-databank Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. - Tijdig en correct ter beschikking stellen van de documenten waarvoor de secretarie van de Vlaamse Regering verantwoordelijk is (documenten ministerraad, documenten Overlegcomité, enz.) - Interne en externe klanten informeren waar relevante gegevens ter beschikking zijn Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. - Continue gegevensuitwisseling mbt de uit te voeren taken met de andere teamleden - In overleg met de andere teamleden de permanentieregeling uitwerken - Vervanging van afwezige teamleden - Actieve deelname aan het maandelijkse teamoverleg Optimalisatie van de werking Signaleert problemen vanuit de praktijk over de werking. Suggereert mogelijke verbeteringen van processen en algemene werking. - Signaleren van problemen met de databanken in beheer van de secretarie van de Vlaamse Regering - Meedenken over de verdere ontwikkeling van de databanken in beheer van de secretarie van de Vlaamse Regering en testen van de voorgestelde verbeteringen pagina 3 van 10

4 - Meedenken over de werkflow, aangeven waar verbeteringen mogelijk zijn en aanwijzen van deze verbeteringen - Zoeken naar mogelijkheid tot samenwerking en hergebruik van informatie Coördineren/Kennisdelen Helpt collega s waar nodig bij het uitvoeren van de taken - Continue gegevensdeling met andere teamleden - Opmerken van drukke periodes bij andere teamleden en meehelpen van collega s - Opmerken van problemen bij andere teamleden meedenken/helpen aan oplossing 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Algemene voorwaarden Op de uiterste inschrijvingsdatum 18 mei 2016 voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je hebt een diploma van het algemeen secundair onderwijs of van het technisch secundair onderwijs afstudeerrichtingen handel, secretariaat-talen, boekhouden-informatica of informaticabeheer. Je kunt ook deelnemen aan de selectieprocedure als je laatstejaarsstudent bent. Je kan de functie enkel opnemen indien je op het moment van indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij inschrijving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (An Piot, an.piot@kb.vlaanderen.be). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties - Basiskennis van de werking van de Vlaamse overheid of bereidheid om dit op korte termijn te verwerven - Het correct kunnen inschatten van de verwachtingen van het politieke niveau naar het team toe pagina 4 van 10

5 - Bij voorkeur algemene kennis van het politieke bestel van Vlaanderen en de relatie met de andere regeringen en parlementen - Zeer goede kennis van de meest courante informaticatoepassingen, in het bijzonder de officetoepassingen (Outlook, Word) - Bereidheid om op korte termijn uitvoeringsgerichte kennis van de databanken in beheer van de secretarie van de Vlaamse Regering te verwerven Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen - De eigenheid van de werkzaamheden maakt het noodzakelijk dat een permanentieregeling uitgewerkt wordt. Regelmatige prestaties buiten de gewone kantooruren (zeker bij drukke regeringsperiodes) zijn noodzakelijk. 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; pagina 5 van 10

6 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams Ambtenaar in de graad van de vacature werkt. - Deze procedure geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 10

7 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit gaat om het volgende criterium: Je hebt een diploma van het algemeen secundair onderwijs of van het technisch secundair onderwijs afstudeerrichtingen handel, secretariaat-talen, boekhouden-informatica of informaticabeheer. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Timing: in de week van 16 mei VOORSELECTIE: BEOORDELING STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Motivatie - Inzicht in de functie - Kennis van/ervaring met o Het werken met databanken o Klantgericht werken o Het werken in team Deze selectiefase wordt uitgevoerd door afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel kandidaten met een score van minstens 60% die behoren tot de 20 beste kandidaten kunnen deelnemen aan de volgende selectiefase. Timing: in de week van 23 mei 2016 (onder voorbehoud) 5.3 JURYGESPREK MET CASE EN COMPUTERGESTUURDE OEFENINGEN Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: pagina 7 van 10

8 Motivatie en verwachtingen Visie op en inzicht in de functie Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Vaktechnische competenties Persoonsgebonden competenties Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op woensdag 18 mei Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 18 mei 2016 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). - Je ons de in het sollicitatieformulier gevraagde documenten bezorgt Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, pagina 8 van 10

9 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Leen De Sadeleer Directeur team Secretarie tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: An Piot selectieverantwoordelijke tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind juni. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar an.piot@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van administratief beleidsmedewerker bij Departement Kanselarij en Bestuur, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als administratief beleidsmedewerker. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 9 van 10

10 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. Uit deze werfreserve kan geput worden voor statutaire en contractuele vacatures. pagina 10 van 10