1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een gedreven: Aankoper Contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als aankoper ben je verantwoordelijk voor de bestellingen van uiteenlopende facilitaire goederen zoals bureelbenodigdheden, klein materieel en meubilair. Zo garandeer jij dat de Vlaamse overheid beschikt over kwaliteitsvolle, prijsgunstige en duurzame goederen. Aanvragen van jouw klanten komen toe in een modern IT-systeem, waarna je de markt verkent en prijsvragen organiseert. Geregeld heb je telefonisch of persoonlijk contact met klanten, zodat je kan nagaan welke precieze nood zij hebben en je hierop kan inspelen. In het financiële systeem maak je kredietreservaties en zorgt je er voor dat de elektronische facturatie vlot kan verlopen. De Vlaamse overheid is al een tijdje bezig om haar aankoopbeleid te versterken en te centraliseren. Vanuit deze functie bouw je rechtstreeks mee aan een centrale aankoopcentrale die als kenniscentrum efficiëntie, innovatie en duurzaamheid garandeert. Zo druk jij je stempel op de werking en uitstraling van de Vlaamse overheid. 2 FUNCTIECONTEXT Het Facilitair Bedrijf verzorgt tal van ondersteunende taken voor de entiteiten van de Vlaamse overheid: het inrichten en uitbaten van gebouwen, schoonmaak, catering, drukkerij, contractbeheer, transport, ICTdiensten en informatiebeheer. Je komt terecht binnen het team Facilitaire Aankopen, dat bestaat uit een tiental medewerkers.

2 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van aankoopdossiers voor interne klanten, zodat zij hun medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen inzetten voor hun kerntaken. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Verzamelen van gegevens: Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. - Ontvangen en verwerken van aanvragen van klanten - Verzamelen van bijkomende informatie rond aanvragen die onvoldoende duidelijk zijn - Verzamelen van product- en prijsinformatie via catalogi, telefonisch of via persoonlijke contacten - Selectie van producten uit de markt voor opname in het assortiment - Opmaak van prijsoffertes voor de invulling van specifieke behoeften 2. Controle van gegevens: Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. - Onderzoek en beoordeling van ingediende offertes - Vergelijken van prijsvoorstellen van leveranciers op hun conformiteit in de markt - Beoordeling of voorstellen conform de reglementering op de overheidsopdrachten 3. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers: Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. - Opmaak van bestelbonnen in het boekhoudsysteem - Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten - Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden - Opmaken van overzichten en rapporten 4. Informatie-uitwisseling: Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. - Antwoorden op vragen van klanten - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied pagina 2 van 9

3 - Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen - Rapporteren aan klanten rond budgetgebruik en doorstroomtijden - Inspelen op specifieke vragen van het management - Proactief knelpunten signaleren 5. Werkrelaties: Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. - Functionele contacten met klanten onderhouden - Professionele relaties met leveranciers opbouwen - Werkzame en doelgerichte contacten met de contractbeheerders in het agentschap - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Zoeken naar de geschikte aanspreekpunten - Relevante informatie delen met collega s - Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten - Samenwerken aan verbeterprojecten 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Algemene voorwaarden Op de uiterste inschrijvingsdatum 11 juli 2016 voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): Je behaalde een professioneel bachelor diploma bij voorkeur in de richting Bedrijfsmanagement, Office Management of Facilitair Management. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij inschrijving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. Kandidaten die binnen de Vlaamse overheid werken en kunnen deelnemen via interne mobiliteit, hoeven niet te voldoen aan deze diplomavoorwaarde. Ervaring Ervaring opgedaan als aankoper in de facilitaire sector is een troef, maar niet verplicht. Je komt terecht in een team en krijgt de nodige begeleiding en ruimte om je in te werken in ons aankoopproces. pagina 3 van 9

4 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt een goede kennis van MS Excel - Je bent vlot met cijfers en gevoelig voor financiële gegevens Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk o Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar o Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen o Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na o Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) o Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist o Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden o Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften o Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen o Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is o Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Informeert, pleegt overleg en werkt mee o Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep o Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening o Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht pagina 4 van 9

5 o o Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Legt verbanden en ziet oorzaken o Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten o Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie o Benoemt de oorzaken van problemen o Detecteert onderliggende problemen o Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden o Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort o Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op o Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen o Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen o Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren o Blijft onder tijdsdruk op details letten o Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit o Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid o Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren o Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: pagina 5 van 9

6 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 2235,68 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerst zes maanden vormen een inwerkperiode met een individueel vormingsprogramma. - Deze procedure geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. pagina 6 van 9

7 Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING : WEEK VAN 11 JULI 2016 (ONDER VOORBEHOUD) Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, beschreven onder 3.1. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 6.2 PRESELECTIE: WEEK VAN 11 JULI 2016 (ONDER VOORBEHOUD) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld op basis van het sollicitatieformulier: Je motivatie, inzicht in de functie en relevantie van je werkervaring Deze selectiefase is eliminerend. De 8 hoogst gerangschikte kandidaten gaan door naar de volgende fase. 6.3 JURYGESPREK, VOORAFGAAND DOOR EEN CASE, EEN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN PSYCHOTECHNISCHE TEST: OP 19/7, 20/7 OF 2/8 (ONDER VOORBEHOUD) De schriftelijke proef neemt een uur tijd in beslag en wordt besproken tijdens het daaropvolgend eindgesprek. Indien u weerhouden bent voor het jurygesprek, ontvangt u via mail een link voor het invullen van een online persoonlijkheidsvragenlijst en psychotechnische test. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van Het Facilitair Bedrijf en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de persoonsgebonden en vaktechnische competenties bevraagd en volgende punten beoordeeld: - Jouw visie op en inzicht in de functie - Je motivatie voor deze functie - Je verwachtingen pagina 7 van 9

8 - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve zonder rangschikking. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 11 juli 2016 Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt; - je je kandidatuur uiterlijk op 11 juli 2016 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs); - Je een kopie van je bachelor diploma bezorgt. Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 02/ pagina 8 van 9

9 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Carl Vranken afdelingshoofd adres: Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Sanne Rigo Selectieverantwoordelijke Dienst Rekrutering en Selectie adres: Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin mei. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar sanne.rigo@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van aankoper bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als kwaliteitsondersteuner aankopen. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9