1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust Afdeling DAB Loodswezen zoekt straffe medewerker Financieel Deskundige Statutair niveau B, rang B1 Graad: deskundige Beleidsdomein: Mobiliteit en Openbare Werken Met standplaats: Tavernierkaai 3, 2000 Antwerpen Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij iemand die graag boekhoudkundige verrichtingen doet en uitkijkt naar een allround functie in een financiële dienst? Ben je sterk op administratief vlak en maak je vlot gebruik van Excel voor het verwerken en ontsluiten van gegevens en rapportering? Kun je goed zelfstandig werken en schrik s je er bovendien niet van terug om ook repetitieve taken op te nemen? Dan is de volgende vacature v misschien iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust draagt zorg voor een veilig en vlot scheepvaartverkeer van en naar de Vlaamse havens. Het agentschap is ook verantwoordelijk voor de beveiliging van de Vlaamse Kust tegen overstromingen en ijvert voor een geïntegreerd en duurzaam beheer van de kustzone. De functie van deskundige financiën situeert zich binnen de DAB Loodswezen binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust.

2 De DAB Loodswezen (LW) heeft als hoofdopdracht het vlot en veilig loodsen van zeeschepen van en naar de Vlaamse havens. De afdeling omvat 455 personeelsleden, waarvan 359 varende loodsen die zijn ingedeeld in vier korpsen: rivierloodsen, kanaalloodsen, Scheldemondenloodsen en kustloodsen. Ter ondersteuning zijn er operationele chefloodsen, loodsdienstcoördinatoren, rededienstcoördinatoren en administratief personeel. Je komt terecht in het team financiën en logistiek dat instaat voor het financieel en logistiek management van het Loodswezen onder leiding van een financieel directeur. Bijkomende informatie over de DAB Loodswezen vind je op 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Diverse vakinhoudelijke taken inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren teneinde aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne. Concreet sta je in voor de boekhoudkundige opvolging van de uitgaven van de DAB Loodswezen en voor het beheer van de uitgaven op de financiële rekening. Daarnaast word je allround ingeschakeld in de boekhouding en financiële dienst van de DAB Loodswezen. Je volgt mee de financiële en budgettaire situatie op en rapporteert hierover door aanwending van interne tools. Je werkt mee aan de uitbouw van een performant intern controlesysteem. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 10

3 Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Meer concreet werk je binnen de financiële dienst mee aan de volgende taken Boekhouding Opvolgen van de economische boekhouding, opstellen jaarrekeningen, balansen en resultaatsrekeningen Beheren van leveranciers- en betalingsopvolging (wijziging, betaaltermijnen, aanmaningen, ) Verkoopsregistratie Verzorgen van de ontvangstrekenplichtigheid om de ontvangsten van DAB loodswezen te bewaken Coördineren van ontvangsten en de betalingsopvolging Verzorgen van de thesaurieverrichtingen tussen hulp- en hoofdrekening Boeken van financiële verrichtingen inzake ontvangsten Aankoopregistratie Instandhouding van een continue, volledige en correcte aankoopfacturen- en loonfacturenflow Verzorgen van de thesaurieverrichtingen tussen hulp- en hoofdrekening Verzorgen van de uitgavensrekenplichtigheid Boeken van financiële verrichtingen inzake uitgaven Facility Beheer van goederen en diensten 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum 31/7/2016 voldoe je aan de onderstaande voorwaarden: Diploma Je hebt een bachelorsdiploma in een financiële richting. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij inschrijving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 3 van 10

4 Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. Kandidaten die binnen de Vlaamse overheid werken en kunnen deelnemen via interne mobiliteit, hoeven niet te voldoen aan deze diplomavoorwaarde. Ervaring Je hebt een grondige kennis van en ervaring met Excel Een eerste ervaring binnen het financieel management is een troef en strekt tot aanbeveling Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Nancy Lataire, 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een grondige kennis van economische boekhouding (jaarrekening, balansen, afsluiting) Je bent bereid je op korte termijn in te werken in overheidsboekhouding Je hebt kennis van financieel management (balansanalyse, ratio s, ) Je kan vlot overweg met MS Office Je kan uitstekend werken met Excel in het bijzonder voor databases, query s, Kennis van systemen voor databanken (bijv. Cognos), personeelsadministratie (Vlimpers) en boekhoudkundige software zijn een extra troef. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 10

5 Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 1 Ziet de essentie van het probleem Verzamelt relevante informatie Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen Bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 5 van 10

6 Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 1 Levert met oog voor detail correct werk af Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6. Je slaagt in de selectieprocedure. 7. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 10

7 - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je ontvangt vakantiegeld en een eindejaarstoelage. - Je wordt mits een positieve proefperiode statutair tewerkgesteld in de graad van deskundige B1 met de bijhorende salarisschaal B111. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. - Je eerste 12 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in de graad van de vacature werkt. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, namelijk: Je hebt een bachelorsdiploma in een financiële richting. Je hebt een grondige kennis van en ervaring met Excel Een eerste ervaring binnen het financieel management is een troef en strekt tot aanbeveling Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in de week van 1/8/2016 (timing onder voorbehoud). Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 6.2 VOORSELECTIE INDIEN MEER DAN 12 KANDIDATEN NA CV-SCREENING Indien er meer dan 12 kandidaten geschikt bevonden worden na CV-screening, zal er een preselectie plaatsvinden waarbij motivatie en je reeds aanwezige relevante werkervaring (zowel kwantiteit als kwaliteit van de ervaring) en technische kennis worden beoordeeld. Deze criteria zullen worden beoordeeld op basis van de informatie die je hebt opgegeven in het ingevulde sollicitatieformulier. Zorg er dus voor dat je deze elementen voldoende beschrijft. De 12 hoogst scorende kandidaten worden verder in aanmerking genomen en worden uitgenodigd voor de volgende selectiefase. De preselectie zal worden afgerond tegen 14/8/2016 (timing onder voorbehoud). ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 7 van 10

8 6.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET TECHNISCHE CASE, GEDRAGSGERICHT INTERVIEW, PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN COMPUTERGESTUURDE TESTEN Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan dit gesprek bereid je een technische case voor. Na afloop van het jurygesprek, leg je ook computergestuurde testen af. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen voor deze functie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 6/9/2016 en 8/9/2016 (timing onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De andere kandidaten worden opgenomen in een werfreserve zonder rangschikking met een geldigheidsduur van 2 jaar. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer dan ten laatste op 31/7/2016. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier en een kopie van je diploma bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, t.a.v. Nancy Lataire, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 10

9 Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 31 juli 2016 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). - Je een kopie van je diploma meestuurt Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Re Luypaers, Financieel directeur Tel: 03/ re.luypaers@mow.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Nancy Lataire, Selectieverantwoordelijke nancy.lataire@kb.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind september Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar de selectieverantwoordelijke nancy.lataire@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van financieel deskundige bij het agentschap Maritieme Toegang en Kust, DAB Loodswezen, die bestaat uit de lijst van geschikten. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 9 van 10

10 Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als financieel deskundige. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 10