1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt Selectieverantwoordelijke Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Wil je graag de juiste persoon op de juiste plaats zetten in de organisatie? Heb je talent in het doorgronden van mensen? Weet je van aanpakken en heb je graag een divers takenpakket? Ben jij iemand met een ja, we gaan ervoor -attitude? Heb je zin in een job waarbij je met en voor mensen werkt? Wil je in een innoverende organisatie werken waar je ruime kansen krijgt om jezelf verder te ontplooien? Dan zijn wij op zoek naar jou als nieuwe collega! Als selectieverantwoordelijke worden je werkdagen erg gevarieerd ingevuld: intake- of selectiegesprekken voeren, cv-screenings doen, terugkoppelen aan de klanten en kandidaten, Je staat in voor het rekruterings- en selectieproces van A tot Z en garandeert een efficiënt en kwaliteitsvol proces. Wil je meer weten over de job van selectieverantwoordelijke? Lees dan zeker verder! 2 FUNCTIECONTEXT Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit 5 clusters: - Kennis en Beleid - Subsidiëren en erkennen

2 - Waarborgen en beheren - Promotie en communicatie - Interne organisatie Als selectieverantwoordelijke werk je binnen de cluster Interne organisatie, team personeel en financiën dat instaat voor personeel en organisatie en financieel beleid. Vanuit deze functie ondersteun je het management van het Departement Cultuur, Jeugd en Media op vlak van een dienstverlening rond werving en selectie. 3 TAKENPAKKET 1.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als selectieverantwoordelijke ben je de verantwoordelijke voor het rekruterings- en selectieproces van A tot Z: Je doet de intake met het afdelingshoofd of teamverantwoordelijke, je bepaalt de selectiematrix, je maakt een insteek en finaliseert de functiebeschrijving en het selectiereglement, je voert de selectiegesprekken, je verzorgt de verslaggeving, Je garandeert een efficiënt en kwaliteitsvol selectieproces. Bijkomend wordt er van jou verwacht dat je projecten opneemt binnen het team Organisatie en beheer (bv. instroom nieuwe collega s vanuit provincies, loopbaanbegeleiding in het kader van de nieuwe organisatiestructuur, monitoring en rapportering rekrutering en selectie, ). 1.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening 2. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening wat betreft rekrutering en selectie definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Je doet dit in overleg en samenwerking met het lijnmanagement. pagina 2 van 10

3 Afspraken maken met het afdelingshoofd/teamverantwoordelijke over inhoud, aanpak en timing van de wervingsprocedure Afspraken maken met het afdelingshoofd/teamverantwoordelijke over de selectiematrix en de in te zetten communicatiekanalen Opmaak en finaliseren van de functiebeschrijving en het selectiereglement Selecteren van personeelsleden via verschillende methodieken: cv-screening, selectiegesprekken, cases, Soms in samenwerking met externe selectiekantoren Opstellen van motiveringen en verslagen Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort 3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Uitwerken van procedures en richtlijnen 4. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten en fungeren als aanspreekpunt wat betreft rekrutering en selectie Adviesverlening over rekrutering en selectie (rekruteringskanalen, selectieproces, regelgeving, ) Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren Adviezen delen met collega s via kennisdeling of intervisie 5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van de voortgang van de wervingsprocedure Bewaken van correcte toepassing van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid en de effectiviteit Voorstellen doen voor verbetering 6. Communicatie en contacten pagina 3 van 10

4 Communiceren over de dienstverlening teneinde de interne klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt voor het lijnmanagement Feedback vragen aan klanten 7. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring met betrekking tot het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten in het vakgebied 8. Projectdeelname Leiden of deelnemen van of aan (deel)projecten of werkgroepen teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Meewerken aan projecten binnen het Departement Cultuur, Jeugd en Media 4 PROFIEL 1.3 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum 8 januari voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je hebt een masterdiploma. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij inschrijving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. Ervaring pagina 4 van 10

5 Een eerste ervaring in het rekruteren en selecteren van personeel is een troef. Ook een schoolstage geldt als ervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de Els Caes, of Machteld Aelbrecht, 1.4 COMPETENTIES Technische competenties Je beschikt over de volgende vaktechnische competenties: Je kent bij voorkeur de gangbare technieken op vlak van het voeren van selectiegesprekken Je kent bij voorkeur een aantal HR-trends Je hebt bij voorkeur kennis van het rekruteringsproces van A tot Z Je hebt een goede kennis van MS Office (Word, Outlook, ) Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Je draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Je overweegt de gevolgen van je voorstellen en acties voor de organisatie Je blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Je zegt wat je doet, bent open over de door hem gehanteerde waarden en normen Je wekt vertrouwen in je objectiviteit en integriteit Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen je takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Je doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Je onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Je gaat uit jezelf achter informatie aan Je ziet werk liggen en gaat over tot actie Je grijpt de kansen die zich aandienen Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Verzorgt de interactie pagina 5 van 10

6 Je kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden, of eigenheden van het doelpubliek Je hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) Je richt je tot het publiek en neemt het in je gedachtegang mee Je zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of je boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Je stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken. Niveau 1 Plant en organiseert je werk effectief Je brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Je legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Je houdt in je planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Je gaat systematisch en stapsgewijs te werk Je controleert de voortgang van je werk en stuurt bij wanneer nodig Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Je helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Je neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Je onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Je zet je in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Je gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Je benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Je legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Je benoemt de oorzaken van problemen Je detecteert onderliggende problemen Je integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie pagina 6 van 10

7 Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Je komt tot een synthese van de verzamelde informatie Je evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Je weegt alternatieven tegen elkaar af Je redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Je formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van bepaalde duur (tot eind 2018) aangeboden. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. pagina 7 van 10

8 Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3080,23 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 1.6 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Je beschikt over een masterdiploma Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 1.7 VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld op basis van het sollicitatieformulier: Je motivatie, inzicht in de functie, de relevantie van je eventuele ervaring en technische competenties. Deze selectiefase wordt uitgevoerd door afgevaardigde (n) van het Departement Cultuur, Jeugd en Media en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in de week van 12 januari. De 10 hoogst gerangschikte kandidaten gaan door naar de volgende fase. pagina 8 van 10

9 1.8 JURYGESPREK MET ZELFBESCHRIJVING Het jurygesprek met zelfbeschrijving wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van het Departement Cultuur, Jeugd en Media en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Jouw visie op en inzicht in de functie Je motivatie voor deze functie Je verwachtingen Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Je persoonsgebonden en vaktechnische competenties Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats op 19 januari (onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 8 januari Je stuurt het ingevuld (verplicht) sollicitatieformulier en een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de functietitel. of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenberg 9, 1000 Brussel. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur (incl. kopie diploma) uiterlijk op 8 januari naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Je ons een kopie van je diploma bezorgt Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op pagina 9 van 10

10 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud en selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Machteld Aelbrecht, P&O-medewerker Els Caes P&O-medewerker Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. Indien er een concrete vacature vacant is, zal deze bekendgemaakt worden aan de mensen in de werfreserve. Geïnteresseerde kandidaten kunnen optioneel uitgenodigd worden voor bijkomende gesprekken met de wervende entiteit. De motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie kunnen hierbij aan bod komen. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. Het Departement Cultuur, Jeugd en Media kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als selectieverantwoordelijke. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10