1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een Verantwoordelijke vergaderverdieping Contractueel Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij iemand die goed kan omgaan met klanten? Iemand die graag zijn of haar handen uit de mouwen steekt en initiatief neemt? Ben jij op zoek naar een afwisselende job waarin je goed moet kunnen organiseren? Dan is deze vacature iets voor jou! Als verantwoordelijke vergaderverdieping ben je verantwoordelijk voor het onthaal en de begeleiding van interne en externe klanten die gebruik willen maken van de vergaderzalen. Je geeft de klanten uitleg over de moderne mogelijkheden (oa clickshare, een idea-wall) die deze zalen bezitten. Je zorgt er ook voor dat deze vergaderzalen tiptop in orde zijn en dat al het materieel werkt. 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouw gebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. De afdeling Regionale Dienstverlening staat in voor het algemeen beheer van de gebouwen, de schoonmaak en de catering.

2 In twee gebouwen van de Vlaamse Overheid ( het Conscience en het Herman Teirlinck) wordt een volledige vergaderverdieping gecreëerd, uitgerust met een moderne infrastructuur (beamers, clickshare, ideawalls, ). Wij zijn op zoek naar 6 medewerkers om deze verdiepingen te runnen. Per gebouw worden er drie medewerkers voorzien, die in twee shiften zullen werken. De eerste shift valt van 8u tot 16u, de tweede van 10u en 18u. De medewerkers onthalen de interne en externe klanten, verschaffen uitleg over de mogelijkheden van de vergaderinfrastructuur en lenen het materiaal uit. Ze zorgen er voor dat de volledige verdieping er verzorgd en netjes bij ligt. Ondersteund door de collega s van catering wordt de gevraagde dienstverlening aangeboden. Technische (beamer stuk, toilet verstopt, kapotte lamp, ) of andere problemen (foute boeking, uitgelopen vergadering, BCM-situatie waardoor een vergaderzaal dient te worden vrij gemaakt, ) worden snel aangepakt, zodat de klanten er geen hinder van ondervinden. In het geval van een evacuatie, neemt de verantwoordelijke vergaderverdieping het voortouw om ervoor te zorgen dat de verdieping ontruimd wordt. De medewerkers krijgen ook een opleiding EHBO. Tijdens rustige momenten op de vergaderverdieping kan één van de verantwoordelijke vergaderverdieping ingezet worden voor andere taken zoals het onthaal op het gelijkvloers, de postverzendingen enz. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Uitvoeren van operationele taken teneinde de dienstverlening mee te realiseren. Het doel van deze functie is de vergaderverdieping te runnen : de medewerker zorgt er voor dat de dienstverlening op de vergaderverdieping correct en vlot verloopt. Het is een combinatie van onthaal-, catering- en schoonmaakopdrachten. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Kennis nemen van de opdracht Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Uitvoering Voorbeelden van activiteiten - Raadplegen van de instructies, dag of weekplanning - Respecteren van de opgegeven prioriteiten - Regelmatig met de leidinggevende en/of collega s praten over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren - De planning van de vergaderzalen bekijken - De klanten onthalen pagina 2 van 11

3 Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften - Bestelde catering en dranken naar de vergaderzalen brengen, al dan niet met ondersteuning van een keukenmedewerker, rekening houdend met HACCPregelgeving (bijv. broodjes pas brengen op het gewenste moment zodat de temperatuur van de voedingswaren correct blijft). De cateringnoden voordien bekijken en afstemmen met de chef catering over de aanpak en nodige ondersteuning vanuit catering. - Nakijken van de vergaderzalen en opruimen waar nodig zodat de vergaderzaal in orde is voor de volgende klant (opstelling zaal cfr basisopstelling, gebruikte glazen/borden en resterende broodjes verwijderen, tafel schoon vegen, ). - Vergaderverdieping opruimen en schoon houden gedurende de dag, al dan niet met ondersteuning van een medewerk schoonmaak (bijv. stofzuigen of opruimen van gemorste drank of eten; controleren van de toiletten, aanvullen van toiletpapier en eventueel tissues; volle vuilbakken wegvoeren, ). - Meldingen in FMIS plaatsen bij HVAC-problemen en bij defecten (koffieautomaat, beamer, verlichting, ) en trachten een oplossing te voorzien bij onverwachte defecten - Mondeling signaleren van dringende technische defecten en problemen aan de gebouwcoördinator/technisch beheerder. Informeren (zoals bij gespecialiseerd uitvoerend niveau 2) Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: vanuit de vakinhoudelijke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. - Klanten wegwijs maken (zalen tonen, toelichting geven over gebruik van koffieautomaten en waterchillers, richtlijnen evacuatie, informatie over de satellietwerkplekken, ). - Informeren van klanten omtrent gebruik en boeken van vergaderzalen inclusief cateringopties. - Uitleg geven over roomies, wifi, beamers, clickshare, (slimme) schermen, printen, - Reageren bij problemen en een klantvriendelijke oplossing suggereren (bijv. klanten die in foutieve zaal zitten, vergaderingen die uitlopen waardoor de volgende klant in de problemen komt, BCM-situaties waardoor klanten een vergaderzaal dienen vrij te maken, ). - Reageren op minder optimaal gebruik van de vergaderzalen (bijv. gewone vergadering in leslokaal, te grote of kleine groep cfr de capaciteit van de zaal) Ad-hoc taken - Als EHBO- en zonevrijwilliger fungeren van de vergaderverdieping; evacuatie leiden van de vergaderverdieping pagina 3 van 11

4 Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde - een goede dienstverlening aan te bieden - de leidinggevende in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. - Checken en aanvullen van flipovers, stiften, materiaal voor de slimme schermen, - Melden en opvolgen van defecten (bijv. roomies, koffieautomaten, waterchillers, beamers, verlichting, HVAC, ) - Schoonmaakmateriaal net houden - Vlotte interactie met de gebouwcoördinatoren, de chef catering, werfverantwoordelijke en de collega s van Facilipunt om een vlotte dienstverlening te kunnen bieden - Dagrapport invullen met melding van defecten met grotere impact (bijv.waterlek, ), discussies met klanten/ev. agressieve bezoekers, foutief gebruik vergaderinfrastructuur, Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. - Als er meerdere verantwoordelijken voor de vergaderverdieping aanwezig zijn, springt deze medewerker bij aan het onthaal en de verzending. Voorraadbeheer Mee instaan voor het voorraadbeheer van werkmiddelen en producten teneinde de beschikbaarheid van deze middelen te verzekeren. - Tijdig noden doorgeven voor bestelling van flipovers, stiften, materiaal voor slimme schermen, 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: pagina 4 van 11

5 1) Je hebt minstens een diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal 1 jaar professionele ervaring met directe klantencontacten. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Jurgen Brems, jurgen.brems@kb.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt een goede kennis van het Nederlands. Een basiskennis van het Frans en het Engels is een pluspunt. - Je kunt goed overweg met Word, Excel en Outlook. - Je hebt kennis van EHBO of bent bereid een opleiding hiervoor te volgen en toe te passen. - Kennis van evacuatietechnieken is een pluspunt. - Kennis van de Vlaamse overheid, Het Facilitair bedrijf en zijn structuren zijn pluspunten Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) pagina 5 van 11

6 Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag: 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. pagina 6 van 11

7 - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris bij een voltijdse tewerkstelling is minimaal 1911,3 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode. - Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en het kopie van je diploma, gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: - Je hebt een diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: en - Je hebt minimaal 1 jaar professionele ervaring met directe klantencontacten. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 3 april FASE 2 voorselectie op basis van vragenlijst Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Relevantie van je werkervaring - Je motivatie voor de functie - Je technische competenties pagina 7 van 11

8 - Je beeld van de functie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 35 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 35 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende geslaagde kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase gebeurt aansluitend op de cv-screening in de week van 3 april (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET EEN CASE EN EEN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 12 april, 14 april, 19 april, 21 april en 24 april (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? pagina 8 van 11

9 Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 26 maart Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt - je je kandidatuur uiterlijk op 26 maart 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 02/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Paul Van Vossel Facility manager Conscience paul.vanvossel@kb.vlaanderen.be pagina 9 van 11

10 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Jurgen Brems selectieverantwoordelijke Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond in de eerste helft van mei 2017 (datum onder voorbehoud). Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar jurgen.brems@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van verantwoordelijke vergaderverdieping bij entiteit Het Facilitair bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als verantwoordelijke vergaderverdieping. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van verantwoordelijke vergaderverdieping bij Het Facilitair Bedrijf. pagina 10 van 11

11 Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11