1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een enthousiaste hospitalitymedewerker contractueel Niveau: D Rang: D1 Graad: Assistent Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Help je graag bezoekers en personeelsleden op een efficiënte, warme en vriendelijke manier? Ben je communicatief en klantgericht? Iemand die graag de handen uit de mouwen steekt? Ben jij op zoek naar een afwisselende job met ruimte voor eigen initiatief? Dan is deze vacature misschien iets voor jou! Als hospitalitymedewerker verwelkom je bezoekers en personeelsleden met een warme glimlach. Als eerste aanspreekpunt maak je hen wegwijs doorheen het gebouw. Je suggereert klantvriendelijke oplossingen bij onverwachte defecten of problemen, meldt deze en volgt ze op. Je staat klanten bij en adviseert hen bij het reserveren van vergaderzalen. Je zorgt ervoor dat deze optimaal gebruikt worden. Verder geef je de klanten uitleg over de moderne mogelijkheden (oa roomies, schermen, ) die de zalen bezitten. Je fungeert als EHBO- en zonevrijwilliger en treedt op bij evacuaties. Indien nodig voer je bijkomende taken uit aan het onthaal ter ondersteuning van je collega s. 2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor de diensten: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en

2 contractbeheer, logistiek transport. Daarnaast wil het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal ondersteunen door het aanbieden van ICT- en informatiediensten, -producten en - advies. De functie van hospitalitymedewerker situeert zich binnen het team Uitbating Arenberg, afdeling Facilitair Management. Samen met de gebouwcoördinator, de technisch beheerder, de onthaalbewaker en enkele logistieke assistenten vorm je één team met één heldere focus: een gezamenlijke gastvrije beleving voor medewerkers en bezoekers realiseren en zorgen voor maximale ontzorging in facilitaire dienstverlening (schoonmaak, catering, logistieke en technische uitbating, grondstofbeheer en naleven maatregelen veiligheid- en milieuwetgeving). De hospitalitymedewerker staat in voor het persoonlijk en telefonisch onthaal van interne en externe klanten. Hij verschaft uitleg over de mogelijkheden van de vergaderinfrastructuur en leent het materiaal uit. Hij reageert op minder optimaal gebruik van de vergaderzalen (te grote of te kleine groep cfr de capaciteit van de zaal) en zorgt ervoor dat deze er verzorgd en netjes bij liggen. Ondersteund door de collega s van catering, wordt de gevraagde dienstverlening aangeboden. Technische (beamer defect, toilet verstopt, kapotte lamp, ) of andere problemen (foute boeking, uitgelopen vergadering, ) worden snel aangepakt en indien nodig gesignaleerd en opgevolgd, zodat de klanten er geen hinder van ondervinden. In het geval van een evacuatie, neemt de hospitalitymedewerker het voortouw om ervoor te zorgen dat het gebouw efficiënt ontruimd wordt en biedt hij de nodige ondersteuning. Tijdens rustige momenten kan hij ingezet worden voor bijkomende taken aan het onthaal ter ondersteuning van de onthaalbewaker. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je voert operationele taken uit, teneinde de dienstverlening mee te realiseren. Het doel van deze functie is een warm onthaal voor bezoekers te verzekeren, op te treden als gastvrouw/gastheer van het gebouw door het ontvangen van bezoekers en medewerkers en het coördineren van de vergaderzalen. pagina 2 van 11

3 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Kennis nemen van de opdracht Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Uitvoering Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: vanuit de vakinhoudelijke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. Ad-hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen Voorbeelden van activiteiten - Je raadpleegt de instructies, dag of weekplanning. - Je respecteert de opgegeven prioriteiten. - Je stemt regelmatig af met de leidinggevende en/of collega s over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren. - - Je onthaalt klanten: maakt hen wegwijs (zalen tonen, koffieautomaten, richtlijnen evacuatie, informatie over de satellietwerkplekken, ). - Je geeft uitleg over en biedt ondersteuning bij gebruik van roomies, wifi, beamers, (slimme) schermen, conferencecalls, mobiel printen, - Je maakt, indien nodig, wificodes voor externen aan. - Je informeert klanten omtrent gebruik en boeken van vergaderzalen, inclusief cateringopties. - Je boekt vergaderzalen in FMIS op vraag van de klant, waar nodig ondersteund door de facility manager/gebouwcoördinator (voor boekingen door externen) en chef catering (offerteaanvragen, ). - Je bereidt de administratieve afwerking voor betalende klanten (aanmaak offerte, ) voor, in overleg met de facility manager/gebouwcoördinator. - Je reageert bij problemen en suggereert een klantvriendelijke oplossing (bv. klanten die in foutieve zaal zitten, vergaderingen die uitlopen waardoor de volgende klant in de problemen komt, ). - Je maakt zalen diplomatisch vrij, tijdens BCM (business continuity management) situaties, waarbij zalen opgevorderd worden voor tijdelijke huisvesting. - Je reageert op minder optimaal gebruik van de vergaderzalen (bv. gewone vergadering in leslokaal, te grote of kleine groep cfr de capaciteit van de zaal). - Je voert meting uit bij HVAC-problemen en bij defecten (koffieautomaat, beamer, verlichting, ) en tracht een oplossing te voorzien bij onverwachte pagina 3 van 11

4 defecten, eventueel samen met de gebouwcoördinator - Je signaleert mondeling dringende technische defecten en problemen aan de gebouwcoördinator/technisch beheerder. - Je fungeert als EHBO- en zonevrijwilliger; je leidt evacuaties. - Je brengt de bestelde catering en dranken naar de vergaderzalen, al dan niet met ondersteuning van een keukenmedewerker, rekening houdend met HACCP-regelgeving (bv. broodjes pas brengen op het gewenste moment zodat de temperatuur van de voedingswaren correct blijft). - Je bekijkt de cateringnoden en stemt af met de chef catering over de aanpak en de nodige ondersteuning (cateringmedewerkers). - Je kijkt de vergaderzalen na en ruimt op waar nodig, zodat de vergaderzaal in orde is voor de volgende klant (opstelling zaal cfr basisopstelling, gebruikte glazen/borden en resterende broodjes verwijderen, tafel schoon vegen, ). - Je houdt het gebouw schoon en ruimt gedurende de dag op (bv. stofzuigen of opruimen van gemorste drank of eten; controleren van de toiletten, aanvullen van toiletpapier en eventueel tissues; volle vuilbakken wegvoeren, ). Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de chef in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. - Je kijkt de flipovers, stiften, materiaal voor de slimme schermen, na en vult indien nodig aan. - Je meldt defecten (bv. roomies, koffieautomaten, waterchillers, beamers, conferencetoestel, verlichting, HVAC, ) en volgt deze op. - Je houdt het schoonmaakmateriaal proper. - Je onderhoudt een vlotte interactie met de facility manager/gebouwcoördinatoren, de chef catering, logistiek medewerker, werfverantwoordelijke, onthaalbewaker, bewaking en de collega s van Facilipunt en Technisch Beheer om een vlotte dienstverlening te kunnen bieden. - Je springt, indien nodig, bij aan het onthaal om de onthaalbewaker te ondersteunen. pagina 4 van 11

5 Voorraadbeheer Mee instaan voor het voorraadbeheer van werkmiddelen en producten teneinde de beschikbaarheid van deze middelen te verzekeren. - Je geeft tijdig noden door voor bestelling van flipovers, stiften, materiaal voor slimme schermen, vaatwastabletten, servies, Je vult lege koffieautomaten aan 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: 1) Je hebt minimaal 1 jaar beroepservaring 1 in het onthalen of ontvangen van klanten binnen een host- of onthaalfunctie. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste relevante werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Lynn Van Goethem (lynn.vangoethem@kb.vlaanderen.be, tel ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een goede kennis van het Nederlands. Een basiskennis van het Frans en het Engels is een pluspunt. Je bent vertrouwd met de Microsoft Office programma s Word, Excel en Outlook. Je hebt kennis van EHBO of bent bereid een opleiding hiervoor te volgen en toe te passen. Je hebt kennis van de geboden faciliteiten in het gebouw (beamers, roomies, wifi, schermen, mobiel printen, etc.) of bent bereid deze te verwerven. Kennis van de Vlaamse overheid, Het Facilitair bedrijf en zijn structuren strekt tot aanbeveling. 1 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de beroepservaring. Onbetaalde stages beantwoorden hier niet aan. pagina 5 van 11

6 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Je hebt een verzorgd persoonlijk voorkomen. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 11

7 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van assistent (rang D1, salarisschaal D111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1807,27 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 11

8 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 23 april VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld op basis van de vragenlijst, opgenomen in het sollicitatieformulier: Motivatie Inzicht in de functie Inzetbaarheid in de functie Relevantie van de gevraagde ervaring Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigde van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel kandidaten met een score van minstens 50% en die behoren tot de 12 hoogst scorenden, mogen deelnemen aan de volgende selectiefase. Wie in deze fase zijn kandidatuur intrekt, wordt vervangen door de volgende best scorende kandidaat. De selectiefase vindt plaats in Brussel op 26 april 2018 (datum onder voorbehoud). 6.3 EINDSELECTIE MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST De kandidaten krijgen een online persoonlijkheidsvragenlijst toegezonden. Deze moet ingevuld worden ten laatste enkele dagen voor het eindgesprek. De deadline wordt afgesproken via mail. Indien de kandidaat niet over een adres beschikt, kan de test ook op de dag van het jurygesprek in Brussel worden afgelegd. Er wordt hiervoor dan een half uur extra tijd voorzien. Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. pagina 8 van 11

9 Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie en verwachtingen Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 4 en 7 mei 2018 (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 20 april Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel pagina 9 van 11

10 Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt. je je kandidatuur uiterlijk op 20 april 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Anne-Sophie Dierickx Facility Manager Martelaarsplein, Arenberg en Grasmarkt Annesophie.dierickx@bz.vlaanderen.be Tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Lynn Van Goethem Selectieverantwoordelijke Lynn.vangoethem@kb.vlaanderen.be tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar lynn.vangoethem@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer pagina 10 van 11

11 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van hospitalitymedewerker bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als hospitalitymedewerker. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van hospitalitymedewerker bij Het Facilitair Bedrijf. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11