1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure naar een hoger niveau Het Facilitair Bedrijf zoekt zes HOSPITALITY MEDEWERKERS Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij iemand die goed kan omgaan met klanten? Iemand die graag zijn of haar handen uit de mouwen steekt en initiatief neemt? Ben jij op zoek naar een afwisselende job waarin je goed moet kunnen organiseren? Dan is deze vacature iets voor jou! Als hospitality medewerker ben je verantwoordelijk voor het onthaal en de begeleiding van interne en externe klanten die gebruik willen maken van de vergaderzalen. Je hebt een actieve functie en geeft de klanten uitleg over de moderne mogelijkheden (o.a. clickshare, roomies, een idea-wall) die deze zalen bezitten. Als dynamische werknemer zorg je er ook voor dat deze vergaderzalen tiptop in orde zijn, al het materieel werkt en de gevraagde catering aanwezig is. Je controleert of alle gevraagde dienstverlening correct en tijdig wordt geleverd. Je ondersteunt ook je collega s bij het servicen van de vergaderzalen (catering, ).Als hospitality medewerker moet je out of the box - denken om zo goed mogelijk in te spelen op de wensen en behoeftes van klanten, zij staan centraal in jouw dienstverlening. De hospitality medewerkers hebben werkuren van 8u tot 18u, eveneens werken ze met permanenties en werkschema s zodat een normaal urenpakket voltijds 7u36 bedraagt.uiteraard vragen we flexibiliteit in het kader van bepaalde events.

2 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT-, informatiediensten, - producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Uitvoeren van operationele taken teneinde de dienstverlening mee te realiseren. Het doel van deze functie is een warm onthaal voor bezoekers te verzekeren, op te treden als gastvrouw/gastheer van het gebouw door het ontvangen van bezoekers en medewerkers en het coördineren van de vergaderzalen. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Kennis nemen van de opdracht Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Uitvoering Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften Voorbeelden van activiteiten - Raadplegen van de instructies, dag of weekplanning - Respecteren van de opgegeven prioriteiten - Regelmatig met de leidinggevende en/of collega s praten over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren - Onthaal van klanten: Klanten wegwijs maken (zalen tonen, koffieautomaten, richtlijnen evacuatie, informatie over de satellietwerkplekken, ). - Uitleg geven over en ondersteuning bieden bij gebruik van roomies, wifi, beamers, (slimme) schermen, conferencecalls, mobiel printen, - Aanmaken van wificodes voor externen indien nodig //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 10

3 Informeren (zoals bij gespecialiseerd uitvoerend niveau 2) Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: vanuit de vakinhoudelijke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. Ad-hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen - Informeren van klanten omtrent gebruik en boeken van vergaderzalen inclusief cateringopties. - Vergaderzalen boeken in FMIS op vraag van de klant, waar nodig ondersteund door de facility manager/gebouwcoördinator (voor boekingen door externen) en chef catering (offerteaanvragen, ). - Voorbereiding van de administratieve afwerking voor betalende klanten (aanmaak offerte, ) in overleg met de facility manager/gebouwcoördinator - Reageren bij problemen en een klantvriendelijke oplossing suggereren (bijv. klanten die in foutieve zaal zitten, vergaderingen die uitlopen waardoor de volgende klant in de problemen komt, ). - Diplomatisch vrijmaken van zalen tijdens BCM situaties waarbij zalen opgevorderd worden voor tijdelijke huisvesting - Reageren op minder optimaal gebruik van de vergaderzalen (bijv. gewone vergadering in leslokaal, te grote of kleine groep cfr de capaciteit van de zaal) - Metingen uitvoeren bij HVAC-problemen en bij defecten (koffieautomaat, beamer, verlichting, ) en trachten een oplossing te voorzien bij onverwachte defecten, eventueel samen met de gebouwcoördinator - Mondeling signaleren van dringende technische defecten en problemen aan de gebouwcoördinator/technisch beheerder. - Als EHBO- en zonevrijwilliger fungeren van de vergaderverdieping; evacuatie leiden van de vergaderverdieping - Bestelde catering en dranken naar de vergaderzalen brengen, al dan niet met ondersteuning van een keukenmedewerker, rekening houdend met HACCP-regelgeving (bijv. broodjes pas brengen op het gewenste moment zodat de temperatuur van de voedingswaren correct blijft). - De cateringnoden voordien bekijken en afstemmen met de chef catering over de aanpak en nodige ondersteuning (cateringmedewerkers) 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 3 van 10

4 - Nakijken van de vergaderzalen en opruimen waar nodig zodat de vergaderzaal in orde is voor de volgende klant (opstelling zaal cfr basisopstelling, gebruikte glazen/borden en resterende broodjes verwijderen, tafel schoon vegen, ). - Vergaderverdieping opruimen en schoon houden gedurende de dag (bijv. stofzuigen of opruimen van gemorste drank of eten; controleren van de toiletten, aanvullen van toiletpapier en eventueel tissues; volle vuilbakken wegvoeren, ). Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde - een goede dienstverlening aan te bieden - de leidinggevende in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. - Checken en aanvullen van flipovers, stiften, materiaal voor de slimme schermen, - Melden en opvolgen van defecten (bijv. roomies, koffieautomaten, waterchillers, beamers, conferencetoestel, verlichting, HVAC, ) - Schoonmaakmateriaal net houden - Vlotte interactie met de facility manager/gebouwcoördinatoren, de chef catering, logistiek medewerker, werfverantwoordelijke, onthaalbewaker, bewaking en de collega s van Facilipunt en Technisch Beheer om een vlotte dienstverlening te kunnen bieden - Dagrapport invullen met melding van defecten met grotere impact (bv.waterlek, ), discussies met klanten/ev. agressieve bezoekers, foutief gebruik vergaderinfrastructuur, - Springt bij aan het onthaal om indien nodig de onthaalbewaker te ondersteunen. - Helpt collega s van bv catering en schoonmaak bij het servicen van de zalen (gemorst drankje, rondbrengen van catering, ) Voorraadbeheer Mee instaan voor het voorraadbeheer van werkmiddelen en producten teneinde de beschikbaarheid van deze middelen te verzekeren. - Tijdig noden doorgeven voor bestelling van flipovers, stiften, materiaal voor slimme schermen, vaatwastabletten, servies, aanvullen van lege koffieautomaten //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 10

5 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum, 15 februari 2019, voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1. Of je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in niveau D; Of je bent een contractueel personeelslid al dan niet in proeftijd én geslaagd voort een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking én tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid, in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau D is gekoppeld. 2. Je bent gedurende minstens twee jaar tewerkgesteld in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau D gekoppeld is. 3. Je hebt ervaring in algemeen onthaal van een gebouw (onder algemeen onthaal wordt het onthaal voor een geheel gebouw bedoeld, en niet het onthaal voor één of meerdere verdiepingen) én je hebt ervaring met evacuatie instructies van een geheel gebouw. 4. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (gitte.collier@vlaanderen.be, tel ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Kennis van de onthaalprocedures Kennis van de geboden faciliteiten in het gebouw (beamers, roomies, wifi, schermen, mobiel printen, etc.) Kennis van veiligheidsvoorschriften Basiskennis van de reglementering rond brandveiligheid Kennis van het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) Kennis van het Nederlands én Basiskennis van het Frans en het Engels Basiskennis van Word, Excel en Outlook. Basiskennis van HACCP in context van hospitality medewerker Kennis van de Vlaamse overheid en Het Facilitair Bedrijf 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 5 van 10

6 Pluspunten Kennis van het huishoudelijk reglement of bereid om dit te verwerven Basiskennis van EHBO of bereid om te verwerven Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 10

7 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Je aanvangssalaris is minimaal 1.988,54 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen. De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 20 februari FASE: VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie Eerste toetsing van je inzicht in de functie Eerste toesing van je technische competenties Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. (Alleen wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de 2 criteria én wie behoort tot de 25 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 7 van 10

8 van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 25 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.) De voorselectie vindt plaats op 21 februari EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE, ROLLENSPEL EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op volgende data: 28 februari 2019, 1 maart 2019, 19 maart 2019 en 25 maart 2019 (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, maar niet als eerste wordt gekozen, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 10

9 daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 15 februari Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 15 februari 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt hiervoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij selectiecentrum, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Nancy Herwegh Annemie Van Uytven Afdelingshoofd HR-consulent Nancy.herwegh@vlaanderen.be annemie.vanuytven@vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Gitte Collier selectieverantwoordelijke gitte.collier@vlaanderen.be tel Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 9 van 10

10 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen half april Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar gitte.collier@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer (28571). 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van hospitality medewerker bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als hospitality medewerker, en dit voor alle standplaatsen. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van contractuele vacatures voor de functie van hospitality medewerker. Wie zo contractueel in dienst komt, blijft evenwel wel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 10