1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure naar een hoger niveau Het Facilitair Bedrijf zoekt een TECHNISCH BEHEERDER Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Heb je interesse in techniek en logistiek en steek je ook zelf graag eens de handen uit de mouwen? Werk je graag klant- en oplossingsgericht? Lees dan zeker deze vacature van technisch beheerder bij Het Facilitair Bedrijf! Je ondersteunt de gebouwcoördinator in het technisch beheer van het Boudewijn- en Herman Teirlinckgebouw. Je wordt voornamelijk opgeroepen bij technische mankementen, maar daarnaast wordt er ook op jou beroep gedaan voor allerhande operationele, logistieke en administratieve taken en klusjes. Een greep uit het gevarieerde takenpakket van een technisch beheerder : uitvoeren van kleine herstellingen aan apparaten, machines, infrastructuur, meubilair,, opstarten en opvolgen van werven, uitvoeren van kleine verhuizingen, leiden van evacuatieoefeningen, opvolgen van het energieverbruik, ondersteuning van het onthaal, bewakingstaken Je werkt zelfstandig, maar komt terecht in een team van gemotiveerde collega s. 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor de diensten: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij,

2 goederen- en contractbeheer, logistiek transport. Daarnaast wil het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal ondersteunen door het aanbieden van ICT- en informatiediensten, - producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. Deze functie situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening, Deze afdeling staat in voor alles wat met het beheer en de uitbating van (onze dienstverlening in) gebouwen te maken heeft. De uit te baten gebouwen zijn operationeel opgedeeld tussen 6 facility managers, die elk 1 of meerdere gebouwen aansturen. De verantwoordelijke van een groot gebouw of groepering van kleinere gebouwen is de gebouwcoördinator. Verder heeft de afdeling ook nog 2 horizontale teams die enerzijds zorgen voor de financiële ondersteuning van de facility managers en hun teams en anderzijds verantwoordelijk zijn voor het ganse productmanagement van de te leveren dienstverlening aan de interne klanten. Aanvullend zijn er nog 2 kleinere teams. Een eerste team is verantwoordelijk voor de schoonmaak in de meer dan 100 kleinere buitendiensten verspreid over gans Vlaanderen. Het tweede team verzorgt een aantal logistieke opdrachten rond vervoer: wagenparkbeheer, expertise bij ongevallen, estafette, goederenvervoer en verhuizingen. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verantwoordelijk voor een goed technisch beheer van de aangegeven gebouwen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Kennis nemen van de opdracht Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Uitvoering Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te Voorbeelden van activiteiten - Raadplegen van de instructies, dag- of weekplanning - Respecteren van de opgegeven prioriteiten - Regelmatig met de chef en/of collega's praten over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren - Dagelijks checken van aanvragen en klachten van klanten voor behandeling en/of opvolging - Uitvoering (operationele taken in het kader van gebouwenbeheer) - Registreren, opvolgen en afsluiten werkbonnen FMIS *Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31).

3 dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. - Dagelijkse opvolging onderhoudscontract (wettelijke keuringen, attesten, herkeuringen,...) - Bijwonen (maandelijkse) vergaderingen met onderhoudsfirma - Inroepen van anderen bij defecten of indien onderhoud nodig is, erop toezien dat actie ondernomen wordt - Uitvoeren kleine herstellingen aan apparaten, machines, meubilair, infrastructuur, lampen.. (Indien niet in onderhoudscontract) - Uitvoeren gebouwgebonden klusjes - Installeren van goederen (zeepdispensers,...) - Ondersteuning bieden bij het beheer van interventies m.b.t. de schoonmaak, catering,... - Uitvoeren kleine technische interventies (lamp, deurklink,..) - Ondersteuning bieden bij de opstart van de nutsvoorzieningen (nieuw of aanpassingen) - Rondgangen leveranciers (logistiek & technisch) - Opstarten, opvolgen werven - Uitvoeren kleine verhuizingen - Magazijnbeheer (indien van toepassing) - Bevlagging gebouw voorzien - Ophalen van glas op de verdiepingen - Ophalen van papier op de verdiepingen - Uitvoeren van opdrachten < 1500 mits geen impact op technieken - Opvolgen regionale regelgeving (legionella, milieuvergunning ) - Organiseren EIP, evacuatie-oefening - uitreiken werkvergunningen/vuurvergunningen - Toezien op het up-to-date houden van de as-builts - Opvolging leveringen mazout (noodroep) - Opvolging black-building testen - Opvolging energieverbruiken (via GBS) + sensibilisering gebruikers - Opvolging binnenklimaat (GBS, metingen, klachten, ) - verzekeren van de werking en beschikbaarheid van de audiovisuele uitrusting - Fungeren als contactpersoon telefonie/ict/netwerken - Communiceren naar gebruikers betreffende onderhoudswerken met impact op de werking - Onderhoudprogramma's voor machines, apparaten, voertuigen,... nauwgezet volgen - Defecten en problemen signaleren aan de verantwoordelijke - Kleine herstellingen uitvoeren aan de fietsen van de Vlaamse Overheid pagina 3 van 9

4 - Onderhouden (afwassen, oliën, oppoetsen) van de gebruikte werkmiddelen - Ordelijk en net houden van de werkplaats, zoals ondermeer het uitkuisen van de vuilnisbakken met de hoge reiniger - Materiaal op de juiste plaats opbergen Ad-hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de chef in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. - Telefoons beantwoorden - Firma's, leveranciers ontvangen en doorverwijzen - Mee helpen organiseren en ondersteuning bieden bij vergaderingen/ events - Problemen en voorvallen signaleren en bespreken met de leidinggevende - Nauwkeurig registreren van uitgevoerde werkzaamheden (bv. in een logboek) - Gevraagde formulieren correct en tijdig invullen - Tijdsregistratie bijhouden - Meldingen behandelen en afmelden in FMIS systeem - Telefoon opnemen bij afwezigheid - Inspringen bij grote of uitzonderlijke opdrachten - Collega's helpen om alle taken rond te krijgen - Inspringen op onregelmatige diensttijden tgv calamiteiten - Eenvoudige zaken opzoeken 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Of je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in niveau D; Of je bent een contractueel personeelslid al dan niet in proeftijd én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking* én tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid, in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau D is gekoppeld. Je bent gedurende minstens twee jaar tewerkgesteld in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau D gekoppeld is. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Je beschikt over een BA4-attest. *Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31).

5 Je beschikt over minstens 2 jaar relevante beroepservaring met het technisch beheer van een groot gebouw (> 500 mensen). Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Beschikken over voldoende technische kennis voor het beheren van gebouwen Degelijke kennis over de gangbare PC-pakketten Voldoende kennis van het FMIS-systeem Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: pagina 5 van 9

6 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: Voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde Geslaagd zijn in de selectieprocedure Ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn Je in dienstactiviteit bevinden Medisch geschikt zijn voor deze functie Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen. De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 14 november 2017 (datum onder voorbehoud). *Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31).

7 6.2 VOORSELECTIE Op basis van de antwoorden in het sollicitatieformulier worden tijdens deze selectiefase volgende punten beoordeeld: Motivatie Visie/inzicht in de functie Relevantie van de gevraagde ervaring Deze fase is eliminerend. Enkel kandidaten met een score van minstens 60%, en die behoren tot de 3 hoogst scorenden, mogen deelnemen aan de volgende selectiefase. Wie in deze fase zijn kandidatuur intrekt, wordt vervangen door de volgende best scorende kandidaat. De voorselectie vindt plaats op 14 november 2017 (datum onder voorbehoud). 6.3 JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie en verwachtingen Visie op en inzicht in de functie Technische competenties Persoonsgebonden competenties Inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 24 november 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 7 van 9

8 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 13 november Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 13 november naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij kathy.tas@bz.vlaanderen.be. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Dominique Vereecke Facility Manager Boudewijn, Phoenix en Herman Teirlinck dominique.vereecke@kb.vlaanderen.be *Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31).

9 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Elisa Vanderveken Selectieverantwoordelijke Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden december Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt voor de selectieprocedure geen wervingsreserve aangelegd. pagina 9 van 9