1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Facilitair Bedrijf zoekt een Gebouwcoördinator Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Gent Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als gebouwcoördinator ben je verantwoordelijk voor de technische uitbating van het VAC in Gent, samen goed voor 1500 klanten. Je hebt een zeer divers takenpakket en bent een beetje van alle markten thuis. Zo ben je onder andere bezig met onthaal, brandveiligheid, verzending, afvalbeheer, evacuatieoefeningen en ben jij het eerste aanspreekpunt bij technische mankementen. Je bent iemand die uitvoert wat er beloofd en afgesproken wordt. Je laat je niet kennen door onverwachte problemen en neemt zelf de nodige initiatieven. 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor de diensten: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer, logistiek transport. Daarnaast wil het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal ondersteunen door het aanbieden van ICT- en informatiediensten, - producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies.

2 Deze functie situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening, Deze afdeling staat in voor alles wat met het beheer en de uitbating van (onze dienstverlening in) gebouwen te maken heeft. De uit te baten gebouwen zijn operationeel opgedeeld tussen 6 facility managers, die elk 1 of meerdere gebouwen aansturen. De verantwoordelijke van een groot gebouw of groepering van kleinere gebouwen is de gebouwcoördinator. Verder heeft de afdeling ook nog 2 horizontale teams die enerzijds zorgen voor de financiële ondersteuning van de facility managers en hun teams en anderzijds verantwoordelijk zijn voor het ganse productmanagement van de te leveren dienstverlening aan de interne klanten. Aanvullend zijn er nog 2 kleinere teams. Een eerste team is verantwoordelijk voor de schoonmaak in de meer dan 100 kleinere buitendiensten verspreid over gans Vlaanderen. Het tweede team verzorgt een aantal logistieke opdrachten rond vervoer: wagenparkbeheer, expertise bij ongevallen, estafette, goederenvervoer en verhuizingen. Als gebouwcoördinator van het VAC in Gent stuur je een team van 2 personen aan, bestaande uit een technisch assistent en een technisch beheerder (die ook fungeert als jouw back-up) en geef je ook leiding aan 6 medewerkers verzending en onthaal. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE De gebouwcoördinator is het aanspreekpunt voor alle materies in verband met het technisch beheer van het gebouw. Je bespreekt met het onthaal of er speciale verzoeken of noden zijn, controleert de verzending, meld technische mankementen en probeert deze zo snel mogelijk op te lossen, houdt evacuatieoefeningen en volgt die ook op, regelt mee interne verhuizen, vraagt offertes op, enzovoort. Je bent een coach voor je team en het aanspreekpunt voor klanten. Je werkt ook mee aan projecten zoals rond genderneutrale toiletten en fietsstallingen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: - Behoefteanalyse: Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. o Oor en oog hebben voor de behoefte van de klant o Voorstellen van de klant bespreken met FM o Proactief verbetervoorstellen doen (hoe ruim ook, innovatief!) en knelpunten tijdig signaleren en aanpakken pagina 2 van 11

3 o Evalueren van de huidige dienstverlening en optimaliseren - Dienstverlening uitbouwen: Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. o Opvolgen van de dagelijkse werking van het gebouw o Behandelen en opvolgen van technische problemen o Behandelen en opvolgen van werkaanvragen van klanten, bv. een storing/en wijzigingsverzoek o Grondige kennis van onderhoudscontracten, raamcontracten, offerteaanvragen en voorstellen doen aan de FM, via aparte prijsvraag aan onderhoudsfirma. opgevraagde kostprijzen boeken in FMIS, voorleggen aan FM ter goedkeuring. o Prijsbewust beheer o Werken opvolgen o Bij technische moeilijke werken, doorgeven aan FM en TB (ev. BP) en daarin de nodige zelfstandigheid bezitten. o Bij zaken die niet duidelijk zijn of impact hebben (budget/organisatie/ ) steeds bespreken met de FM o Ondersteuning en voorbereiding van de welzijnsvergadering i.v.m. operationele zaken van het gebouw (en aanwezig zijn op deze werkgroepen) o Leveringen opvolgen o Brandveiligheid, toegangsveiligheid en andere zaken i.v.m. veiligheid garanderen: beheer badges, interflex, evacuatiedossier up to date houden, evacuatieoefeningen inplannen samen met FM, organiseren bewaking (extra aanvragen afstemmen met FM), sleutelplan beheren o Evacuatieplannen en organisatie doorlopen met onthaal en verzending en TB o Organiseren van kleine verhuizen en kleine projecten o Afvalbeheer o Beheer werkmateriaal - Werkinstrumenten: Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. o Interne klanten bijstaan bij het realiseren van DVL die wij aanbieden. o Bieden we die DVL niet aan, de vraag escaleren naar FM en belang/noodzaak van die vraag aantonen o Organisatorische problemen oplossen/bespreken en eventueel voorstellen doen tot verbetering aan de FM - Adviesverlening: Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. pagina 3 van 11

4 o Antwoorden op vragen van klanten o Advies geven aan de FM over gedane werken, noodzaak van sommige werken, communicatie en contacten in het gebouw (gezien FM niet steeds ter plaatste is, wordt aan de GC gevraagd personeelsproblematieken te signaleren). o Actief deelnemen aan vergaderingen en/of werkgroepen, opleidingen etc. - Kwaliteitsborging: Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. o Eerste aanspreekpunt van het gebouw o Continuïteit garanderen o Fysieke aanwezigheid in het gebouw! (zelf of technisch beheerder) o Inspringen bij werkoverlast van andere collega s o Beschikbaarheid bij calamiteiten o KPI s van de DVL garanderen naar de klant o Registratie van de nodige aanvragen van klanten/actief gebruik Facilipunt o VKC S tijdig beantwoorden conform de opgelegde - Communicatie en contacten: Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. o Leiding geven aan onthaal en verzending en TB o Zorgen voor een optimale en efficiënte werking van het onthaal o (Administratieve) ondersteuning van de FM o Ondersteuning bij organisatie events en beheer vergaderzalen o Verzorgen van tijdige communicatie naar de klanten o Communiceren naar gebruikers betreffende onderhoudswerken met impact op de werking van het gebouw o Feedback vragen aan klanten, peilen naar hun tevredenheid over gedane werken en eventueel klachten meteen oplossen of doorgeven aan FM. o Zorgen voor correcte signalisatie o Ophangen van affiches - Projectdeelname: Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. o Deelnemen aan of leiden van projecten die zich in zijn of haar gebouw dat jaar zullen aanbieden o Technische coördinatie opnemen, tenzij met de FM afgesproken wordt een meer overkoepelende rol op te nemen pagina 4 van 11

5 - Kennis met betrekking tot het vakgebied: Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. o Het volgen van opleidingen (technische gebouwverantwoordelijkheid, FMIS, opvragen van offertes) o Advies vragen aan TB o Zelf de kennis uitbouwen om technische opvolging en het gebouwenbeheer te kunnen garanderen - Coördineren: Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen EN bouwt de kennis verder uit en stelt methodes voor kennisdeling ter beschikking om de kennis te verspreiden in de organisatie. o Het aansturen van onthaal en verzending om de werking optimaal en efficiënt te laten verlopen o Het aansturen van de technisch beheerder zodat deze de eigen functie alsook deze van backup GC op een optimale manier kan vervullen pagina 5 van 11

6 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum, 14 maart 2017, voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een vastbenoemd ambtenaar binnen Het Facilitair Bedrijf in de graad van medewerker ofwel een contractueel personeelslid buiten proeftijd binnen Het Facilitair Bedrijf en geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal C111. Je beschikt op datum van 14 maart 2017 over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot facilitair management, zowel op operationeel als administratief niveau, en over minstens 6 maanden relevante beroepservaring met leidinggeven binnen gebouwcoördinatie. Je bevindt je in een administratieve toestand waarin je je aanspraken op bevordering kan doen gelden. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt kennis van technisch beheer van een gebouw - Je hebt kennis van onderhoudscontracten - Je hebt kennis van evacuatieprocedures - Je hebt kennis van voorschriften en procedures rond veiligheid - Je hebt kennis van van de verschillende IT-programma s (Facilipunt, ) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 6 van 11

7 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6. Je slaagt in de selectieprocedure. 7. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 7 van 11

8 5 AANBOD - Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). - De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 20 maart (timing onder voorbehoud). 6.2 ASSESSMENT CENTER Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van een gedragsgericht interview en een simulatieoefening volgende punten beoordeeld: - Je leidinggevende competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met een extern kantoor. Deze selectiefase is adviserend. De selectiefase vindt plaats in de week van 27 maart 2017 (timing onder voorbehoud). pagina 8 van 11

9 6.3 JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het jurygesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit waar de vacature zich situeert en een selectieverantwoordelijke. Dit gesprek zal worden aangevuld met een een case waarvoor er de nodige voorbereidingstijd wordt voorzien en een persoonlijkheidsvragenlijst die de kandidaten vooraf online kunnen invullen. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Motivatie en verwachtingen - Visie op en inzicht in de functie - Technische competenties - Persoonsgebonden competenties - Inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 18 april 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 9 van 11

10 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 14 maart Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 14 maart 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij kathy.tas@bz.vlaanderen.be. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Pepijn Ryckeboer Facility Manager VAC Gent en VAC Brugge pepijn.ryckeboer@bz.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Elisa Vanderveken Selectieverantwoordelijke elisa.vanderveken@kb.vlaanderen Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 10 van 11

11 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind april Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Voor deze vacature wordt er geen werfreserve aangelegd. pagina 11 van 11