1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een TEAMHOOFD COMMUNICATIE Statutair Niveau: B Rang: B2 Graad: Hoofddeskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Voor de Stafdiensten van het Agentschap Facilitair Bedrijf zijn wij op zoek naar een teamhoofd communicatie. In deze functie combineer je leiding geven met het uitbouwen van een dienstverlening en het adviseren van diverse klanten. Het takenpakket van een teamhoofd communicatie omvat het vormgeven en uitbouwen van het communicatiebeleid in lijn met de visie, missie en cultuur van Het Facilitair Bedrijf. Jouw coachende vaardigheden dragen bij tot het efficiënt inzetten van een vijftal teamleden, maar tevens zorg je voor polyvalentie. Vanuit jouw expertise werk je mee aan diverse strategische projecten waaronder het VAC Brussel. Als teamhoofd communicatie ben je vertrouwt met communicatiebeleid en strategie. Je hebt voeling met de structuur, werking en organisatie van de Vlaamse overheid en meer specifiek van Het Facilitair Bedrijf. Je bent zowel een denker als een doener. Je haalt resultaten en werkt vlot samen met anderen. Bovendien slaag je erin om met weerstand om te gaan en deins je niet terug om jouw eigen idee te presenteren. Ben je een veelzijdig communicatie-expert, maar ook een leiderstype? Heb je een olifantengeheugen en - huid? Heb je met jouw oog voor detail de dt-fout in de vorige alinea opgemerkt? Dan ben jij onze nieuwe communicatieverantwoordelijke, woordvoerder, teamhoofd

2 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht op de Stafdiensten bij Het Facilitair Bedrijf in Brussel, nabij het Noordstation, Je maakt deel uit van het team Communicatie dat in de eerste plaats verantwoordelijk is voor alle interne communicatie binnen Het Facilitair Bedrijf en de communicatie van de entiteiten van Het Facilitair Bedrijf naar de rest van de Vlaamse overheid. Ook externe communicatie, zij het in mindere mate, nemen zij voor hun rekening. Het team Communicatie bestaat uit 5 medewerkers, namelijk de communicatieverantwoordelijke, 3 communicatieadviseurs en een communicatiemedewerker. Binnen het team worden de binnenkomende opdrachten besproken en ingedeeld volgens de talenten van de medewerkers. Het Facilitair Bedrijf behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid. De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en eenvoudig. Meer weten? U ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken. De Vlaamse overheid is een moderne en dynamische werkgever die zich onderscheidt door een combinatie van voordelen en troeven: - Goede afstemming werk en privé - Aantrekkelijke werkomgeving volgens Het Nieuwe Werken-principe - Smartphone en gsmabonnement 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Het lijnmanagement bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van een communicatiebeleid om de algemene interne en externe communicatie te begeleiden in lijn met de beleidsrichtlijnen, visie, missie en cultuur van de organisatie teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. pagina 2 van 11

3 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis vh beleid en de behoefteanalyse vh agentschap definiëren, implementeren en bijsturen vd dienstverlening betreffende communicatie teneinde de verschillende afdelingen en het agentschap in het algemeen op de best mogelijke manier te ondersteunen Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Voorbeelden van activiteiten - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen het agentschap - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen op het vlak van communicatie en communicatiemiddelen - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen m.b.t. communicatie - Evalueren van het huidig communicatiebeleid - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening van de communicatieverantwoordelijke - Akkoord bereiken rond de dienstverlening - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren - Definiëren van langere termijnplanning - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, etc - Coördineren en begeleiden van communicatieinitiatieven - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen rond communicatiebeleid - Uitwerken van procedures en richtlijnen op het vlak communicatie - Ontwikkelen van opleidingen,...voor communicatiegerelateerde onderwerpen - Instaan voor de algemene coördinatie van het intranet en de website voor HFB - Antwoorden op vragen van klanten - Fungeren als aanspreekpunt communicatie - Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen - Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving - Management adviseren over thema's die te maken hebben met het functionele domein pagina 3 van 11

4 Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Inspelen op specifieke vragen van het management - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Pro-actief knelpunten signaleren - Coördineren van antwoorden op parlementaire vragen (back-up) - Vragen vanuit het kabinet beantwoorden - Helpen aan de ontwikkeling en de uitbouw van transparante interne rapportering en werkinstrumenten - Mee begeleiden bij het invoeren van een BCM-systeem en het testen hiervan - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, etc. - Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Evalueren van klanttevredenheid - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Voorstellen doen voor verbetering - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie - Waken over de optimale benutting van de beschikbare communicatiekanalen en-processen - Waken over de gebruikskwaliteit van de website - De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - De interne communicatie in opdracht van de waarnemend administrateur-generaal, de afdelingshoofden of op eigen initiatief - De externe communicatie buiten de Vlaamse overheid in samenwerking met of in overleg met het kabinet - Fungeren als aanspreekpunt - Fungeren als woordvoerder van HFB - Feedback vragen aan klanten - Opmaken en verspreiden van het jaarverslag HFB - Nieuwsbrieven opstellen en verspreiden - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten m.b.t. het vakgebied - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en pagina 4 van 11

5 Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Beleidsvoorbereiding Vanuit het vakgebied meewerken aan het (deel)beleid voor het eigen functioneel domein teneinde er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie. Optimalisatie van de dienstverlening Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is. Coördineren Helpt collega's vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau binnen HFB op peil te houden standaarden - Het opvolgen van de werkzaamheden - Coördineren en begeleiden van informatie- en communicatie-initiatieven - Opmaken van projectplan - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied - Adviseren van de administrateur-generaal over het te voeren communicatiebeleid - Opmaken, implementeren, uitvoeren en evalueren van het communicatiebeleid - Aanreiken van suggesties voor een nieuw of gewijzigd communicatiebeleid - Extern communiceren van beleidsvoorstellen bij beleidsmakers en derden - Intern communiceren van weerhouden beleidsvoorstellen - Stelt overlegstructuren voor die afdelingsoverschrijdend zijn - Waakt over uniforme communicatie binnen HFB - begeleiden van de implementatie van archiefbeheersplan - coachen naar aanleiding van concrete communicatieopdrachten - kennisoverdracht op basis van concrete communicatieprojecten of communicatieaspecten bij projecten van andere pagina 5 van 11

6 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum, 7 april 2017, voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen Het Facilitair Bedrijf. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen Het Facilitair Bedrijf in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen Het Facilitair Bedrijf en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22).. 2) Je hebt een bachelordiploma. 3) Je hebt minimaal 1 jaar relevante ervaring in interne en externe communicatie en beschikt over minstens 1 jaar leidinggevende ervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Basiskennis Drupal - Basiskennis van de meest gebruikte traditionele en nieuwe media 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 6 van 11

7 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 3) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 3) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 7 van 11

8 5 AANBOD - Je wordt aangeworven in de graad van hoofddeskundige (rang B2) met de bijbehorende salarisschaal B211. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2907,96 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. - De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 17 april 2017 (timing onder voorbehoud). pagina 8 van 11

9 6.2 VOORSELECTIE Op basis van de antwoorden in het sollicitatieformulier worden tijdens deze selectiefase volgende punten beoordeeld: Motivatie Visie/inzicht in de functie Ervaring in interne en externe communicatie Leidinggevende ervaring Deze fase is eliminerend. Enkel kandidaten met een score van minstens 60% mogen deelnemen aan de volgende selectiefase. Wie in deze fase zijn kandidatuur intrekt, wordt vervangen door de volgende best scorende kandidaat.. De voorselectie zal worden afgerond in de week van 17 april 2017 (timing onder voorbehoud). 6.3 JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie en verwachtingen Visie op en inzicht in de functie Technische competenties Persoonsgebonden competenties Inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 25 april 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Indien er slechts 1 kandidaat is na de cv-screening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek georganiseerd. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? pagina 9 van 11

10 Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 7 april Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 7 april 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij kathy.tas@bz.vlaanderen.be pagina 10 van 11

11 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Sofie Lekens HR-consulent Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Elisa Vanderveken Selectieverantwoordelijke Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind april Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt voor deze procedure geen werfreserve aangelegd. pagina 11 van 11