1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een gedreven Projectcoördinator Informatiebeheer Statutair Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Facilitair Bedrijf is op zoek naar een projectcoördinator informatiebeheer. Heb jij zin om projecten te leiden en begeleiden waarin informatiebeheer een belangrijke rol speelt? Lees hieronder dan meer over het functieprofiel. 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies.

2 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je staat interne klanten bij via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met informatiebeheer teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. De functie van projectcoördinator informatiebeheer omvat een brede waaier van taken, die er finaal op gericht zijn om entiteiten van de Vlaamse overheid te stimuleren, coachen en ondersteunen om hun informatiehuishouding te optimaliseren. Hierbij waakt hij over de synergie met de doelstellingen van andere stakeholders binnen de Vlaamse overheid, zoals het informatie- en vastgoedbeleid, het Nieuwe Werken, De projectcoördinator leidt en begeleidt projecten waarin informatiebeheer een belangrijke rol speelt, detecteert hun noden en knelpunten, zoekt praktijkgerichte oplossingen, verspreidt gericht informatie naar klanten en levert de nodige expertise. Voorbeeldprojecten hierbij zijn: het ontwikkelen van een instrument voor zelfevaluatie voor informatiemanagement, het participeren in een project rond papierarme kantoorgebouwen, het leiden van werkgroep informatiebeheer bij herhuisvestingsprojecten, het behandelen van complexe adviesvragen, het uitfaseren van archiefloodsen, 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen - Voorbeelden van activiteiten Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen op het vlak van informatie- en archiefbeheer en aanverwante thema s voor klanten Analyseren van ad hoc vragen en problemen, het uitwerken van strategieën, het verlenen van advies, en het formuleren van gefundeerde adviezen en verbetertrajecten Afbakenen, bewaken en evalueren van de huidige dienstverlening, in overleg met het lijnmanagement Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening rond informatie- en archiefbeheer naar de entiteiten van de Vlaamse overheid en het Facilitair Bedrijf Akkoord bereiken rond de dienstverlening tussen de dienstverlener en de klanten op basis van de beschikbare middelen pagina 2 van 10

3 in samenwerking met het lijnmanagement Het ondersteunen van het teamhoofd en de collega s zodat, de continue werking van het team, met inbegrip van het Depot, en het agentschap wordt verzekerd Definiëren van langere termijnplanning, zowel voor de specifieke projecten als voor de continue werking van de dienst Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten en methodologieën rond informatie, archief-en documentbeheer. Het meedenken bij het ontwerp, de optimalisatie en implementatie van de dienstverlening van het Depot. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken, zoals het actief bijdragen aan het vertalen van goede praktijken en ervaringen naar de website omtrent informatiemanagement, het uitwerken van sjablonen voor behoeftenbevraging, Innovatieve ideeën ontwikkelen Meewerken aan projecten van productontwikkeling, zoals het uitbreiden van het Depot te Vilvoorde, het uitschrijven van raamcontracten Uitwerken van procedures en richtlijnen(bv. vernietigen van archiefdocumenten, bewaargeving naar het Depot, beheer van metadata in een DMS) Antwoorden op vragen van klanten omtrent Informatie- en archiefbeheer, en over de dienstverlening van het Facilitair Bedrijf Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, (bv. Archiefdecreet, informatiebeleid, vastgoedbeleid, ) Erop toezien dat wet- en regelgeving worden pagina 3 van 10

4 teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen gerespecteerd (bv. het Archiefdecreet, decreet openbaarheid van bestuur, van hergebruik, ) Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren (bv. rapportering werking Vilvoorde, optimalisering herhuisvestingsprojecten, ) Input leveren voor management rapportering (bv. rapportering Depot Vilvoorde) Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant door gerichte communicatie door middel van nieuwsbrieven, website, yammer, Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies (bv. in het kader van herhuisvestingsprojecten, ) Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten Het plannen, leiden en coördineren van projecten rond informatiemanagement onder meer op basis van de noden en behoeften van klanten, op basis van de opgestelde behoefte- en probleemanalyses, bv. bij herhuisvestingsprojecten Het analyseren van behoeften op het vlak van informatie- en archiefbeheer, rekening houdende met alle betrokken belanghebbenden en het bespreken van optimalisatietrajecten met het lijnmanagement en de klant. Het actief deelnemen en aanleveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten binnen de Vlaamse overheid Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Opstellen en bewaken van normen en standaarden, zoals het Archiefdecreet, decreet openbaarheid van bestuur, hergebruik van overheidsinformatie, Het detecteren van risico s op het vlak van informatiemanagement zowel voor de Vlaamse overheid en het pro-actief opstarten van optimalisatieprojecten Het opstellen van actie- en projectplannen voor de pagina 4 van 10

5 diverse projecten volgens een vooraf gedefinieerd en afgebakende methodologie. Het opvolgen van de werkzaamheden die lopen in het kader van de projecten Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen Het Facilitair Bedrijf. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen Het Facilitair Bedrijf in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen Het Facilitair Bedrijf en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je hebt minimaal 2 jaar functierelevante ervaring in informatie- en archiefbeheer binnen Het Facilitair Bedrijf 3) Je hebt minimaal 2 ervaring met het begeleiden van herhuisvestingsprojecten 4) Je hebt 2 ervaring met het opstellen van informatiebeheersplannen 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 5 van 10

6 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Sanne Rigo, 0492/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Dieptekennis met betrekking tot informatie, document- en archiefbeheer Dieptekennis van de wetgeving omtrent informatie- en archiefbeheer Goede kennis van de Vlaamse overheid Goede kennis omtrent kwaliteitszorg, projectwerking, organisatieontwikkeling, communicatie, Je hebt aantoonbare ervaring in projectwerking Je hebt dieptekennis van het ontwerpen, inrichten en beheren van archiefbewaarplaatsen en de nodige klimatologische voorwaarden voor het bewaren van archiefdocumenten Je hebt aantoonbare kennis over monitoring en evaluatie Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 3) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: pagina 6 van 10

7 4.2.3 Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Deze projectcoördinator komt in contact met zowel de digitale als analoge bedrijfsinformatie van de Vlaamse overheid, zowel bij de entiteiten als in het Depot te Vilvoorde. Dit omvat ook archiefdocumenten die gevoelige persoonsgegevens of bedrijfskritische informatie bevatten. Betrouwbaarheid en integriteit zijn dan ook belangrijke waarden voor deze functie. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van overplaatsing dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3 141,81 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 10

8 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Indien meer dan 3 kandidaten voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden, kan een voorselectie gevoerd worden op basis van de vragenlijst in het sollicitatieformulier. Alleen wie minstens 50% behaalt én behoort tot de 3 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij de voorselectie worden volgende punten beoordeeld: De relevantie van je werkervaring Je motivatie en verwachtingen Je inzicht in de functie De cv-screening en voorselectie vindt plaats in de week van 12 februari EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel eind februari (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. pagina 8 van 10

9 Indien slechts 1 kandidaat weerhouden wordt na de cv-screening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek georganiseerd. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 9 februari Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 9 februari 2018 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op pagina 9 van 10

10 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Dries Vandaele Teamhoofd Archief & Informatie Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Sanne Rigo selectieverantwoordelijke tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin maart. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar sanne.rigo@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer pagina 10 van 10