Functiebeschrijving: Communicatieverantwoordelijke

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Communicatieverantwoordelijke Functiefamilie organisatie ondersteunende functies Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Administrateur-generaal 2 stafmedewerkers communicatie 1 Informatieverstrekker - coördinatie jaarverslag 1 Verantwoordelijke bib - aanspreekpunt St*rk informatieverstrekker 1 informatieverstrekker - databasebeheerder St*rk - Verantwoordelijke offertes en beurzen 5 2. Doel van de functie Coördineren en beheren van het communicatieproces vanuit de organisatie in overleg met de verschillende afdelingen en zo de Interne klanten van het VAPH bijstaan door een kwaliteitsvolle communicatie vanuit het VAPH aan de verschillende doelgroepen (personen met een handicap, hun familie, voorzieningen, multidisciplinaire teams enz) en intern aan de eigen VAPH personeelsleden te verzekeren. 3. Resultaatgebieden Behoefteanalyse Resultaat Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Opvolgen van de transitie binnen de VAPH-sector en onderzoeken hoe de communicatie moet ingezet worden op strategisch niveau. 2

3 - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Evalueren van de huidige dienstverlening - Analyse van de behoeften op basis van de belevingen van de woordvoerder - Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening op vlak van communcatie teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening m.b.t. communicatie - Akkoord bereiken rond de dienstverlening - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren - Communicatieplan opstellen, werkmethode definiëren - Definiëren van langere termijnplanning in functie van imago building van het VAPH - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, - Deel uitmaken van het crisisteam dat in crisissituaties de leidend ambtenaar bijstaat. Input geven aan de woordvoerder. - Informatie verstrekken aan externe klanten. - Algemene presentaties verzorgen over het VAPH. - Je bent aanspreekpunt voor openbaarheid van bestuur - - Uitwerken en actualiseren van het communicatieplan van de organisatie: rekening houdend met 1. actuele evoluties inzake communicatiemiddelen en kanalen en met de evolutie in het communicatiegebruik voor onze doelgroepen en partners en 2. de evoluties op beleidsvlak - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Uitwerken en actualiseren van de interne communicatiestrategie en in te zetten kanalen naar de eigen medewerkers van VAPH zowel voor de dagdagelijkse interne communicatie als de communicatie in het kader van veranderingstrajecten. - Uitwerken van een externe communicatiestrategie. - Bewaken van het imago van het VAPH door o.a. het vastleggen van een gepaste huisstijl, communicatiestandaarden en procedures; - Meewerken aan projecten van productontwikkeling - Uitwerken van procedures en richtlijnen 3

4 - Jaarlijks communicatiebudget begroten, opvolgen. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - Antwoorden op vragen van klanten - Fungeren als aanspreekpunt op vlak van communicatie - Adviseren over toepassing en gebruik van communicatieproducten - Management op strategisch niveau adviseren over thema s die te maken hebben met communicatie - Inspelen op specifieke vragen van het management - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Pro-actief knelpunten signaleren - Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen van kantvriendelijke en toegankelijke communicatie. Hoewel de specifieke vereisten van de communicatie in de sector gehandicaptenzorg belangrijk zijn, dien je toch eveneens de globale kwaliteitsvereisten van de overheidscommunicatie niet uit het oog te verliezen. - Je maakt communicatietools (website, elektronische magazines, folders en brochures, ) doelgroepspecifiek en toegankelijk voor de specifieke vereisten van de doelgroep. - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, - Evalueren en bewaken van de samenhang tussen verschillende communicatietrajecten; - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Evalueren van klanttevredenheid - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Voorstellen doen voor verbetering - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie - De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant - Verzekeren van een vlotte doorstroom van relevante informatie binnen het VAPH. - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt voor communicatie - Feedback vragen aan klanten 4

5 Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Beleidsvoorbereiding Vanuit het vakgebied meewerken aan het (deel)beleid voor het eigen functioneel domein teneinde er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie. Optimalisatie van de dienstverlening Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is. Coördineren Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten op vlak van communicatie - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden - Het opvolgen van de werkzaamheden - - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied - Input geven aan het VAPH beleid vanuit de communicatie ervaringen binnen het VAPH - Op strategisch niveau nadenken over de dienstverlening die het VAPH op vlak van communicatie moet leveren. Op die manier zorg je er mee voor dat het beleid - Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren - Begeleiden en coachen van medewerkers - Richting geven aan de medewerkers, door hun eigen taak te schetsen en zo hun rol binnen het geheel te duiden - De goede werksfeer bewaken binnen de dienst - Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers Kennisdelen Begeleidt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. 5

6 Beschikbare middelen Staat in voor de opmaak, het beheer en de opvolging van het budget, toegewezen aan communicatie, teneinde het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening - Begroten van het budget - Inzetten van het budget in functie van de communicatiestrategie 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Visie niveau 1 Samenwerken niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 Analyseren niveau 3 Oordeelvorming niveau 2 Communiceren niveau 2 Richting geven niveau 2 Coachen niveau 1 Resultaatgerichtheid niveau 2 Plannen en organiseren - niveau Vaktechnische competenties Kennis hebben van: - de plaats van VAPH als entiteit binnen de Vlaamse Overheid - de missie, de waarden en de kernactiviteiten van VAPH - evoluties binnen de sector gehandicaptenzorg Inzicht hebben in: - de organisatie- en beslissingsstructuur van VAPH - strategische communicatie naar doelgroepen en eigen medewerkers - actuele evoluties in communicatiemiddelen en kanalen - evoluties in het communicatiegebruik van onze verschillende doelgroepen - de verschillende processen bij het maken van communicatiedragers 6

7 5. Andere functierelevante informatie 7