Functiebeschrijving: (provinciale) stafmedewerker databeheer

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: (provinciale) stafmedewerker databeheer Functiefamilie organisatie ondersteunende functies Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van Kind en Gezin Jouw inzet draagt bij tot de realisatie van de missie van Kind en Gezin, namelijk voor elk kind waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren samen met de partners van Kind en Gezin. Wat je bijdrage hiertoe concreet kan betekenen, vind je terug in de functiebeschrijving. In de dienstverlening stelt Kind en Gezin een aantal waarden centraal: respect voor de rechten van het kind en respect voor diversiteit. We verwachten dat je bewust rekening houdt met de diversiteit van onze klanten en je collega s omdat Kind en Gezin gelooft in de kwaliteiten van elkeen, ongeacht hun geslacht, leeftijd, afkomst, geaardheid, levensvisie, levensstandaard, gezondheidstoestand, scholingsniveau. In het bijzonder verwachten we dat je kinderen beschouwt als volwaardige personen, hoe klein en onmondig ook. Daarnaast verwachten we dat je op een open, positieve, deskundige en gedreven manier onze klanten verder helpt. Om een functie succesvol te kunnen uitvoeren bij Kind en Gezin vragen wij eveneens van al onze medewerkers een zekere kennis over de werking van Kind en Gezin en een aantal basisvaardigheden inzake informaticatoepassingen. We noemen ze generiek omdat ze gelden voor al onze medewerkers, ongeacht de functie die ze vervullen Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Provinciaal afdelingshoofd Provinciaal team databeheerders 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt 3 medewerkers databeheer leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / 2. Doel van de functie Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van een efficiënt databeheer en genereren van beleidsinformatie die verband houdt met de preventieve gezinsondersteuning of kinderopvang om zo ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein (beleid geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met de collega s (ook van andere afdelingen) en het lijnmanagement. 2

3 3. Resultaatgebieden Behoefteanalyse Resultaat Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten om zo een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten Behoeften en opportuniteiten bespreken met collega s en het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening Dienstverlening: genereren en interpreteren van data tot beleidsinformatie Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van het databeheer om zo de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met collega s (ook van andere afdelingen) en het lijnmanagement. Genereren van zinvolle beleidsdata met behulp van datawarehouse of andere ter beschikking gestelde instrumenten ter ondersteuning van zowel continue (cyclisch terugkerende) als ad hoc rapporten Beantwoorden van vragen en hypothese door het koppelen en verwerken van beleidsdata Onderbouwen van adviezen en nota s met beleidsdata Uitvoeren van courante query s voor de regionale teamverantwoordelijken over de activiteiten van de regioteamleden, doelgroepen, In kaart brengen van provinciale jaargegevens (activiteiten, noden, ) in functie van het uitstippelen van een provinciaal beleid Ondersteunen van de provinciale stafleden bij het genereren en verwerken van beleidsdata Ondersteunen van diverse klanten bij het genereren van de geleverde rapporten, tabellen, data, 3

4 Correct gebruik van het databeheersysteem Ontwikkelen of aanpassen van het databeheersysteem in nauw overleg met de interne klant met het oog op het aanleveren van betrouwbare beleidsinformatie door een correct gebruik van het databeheersysteem. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Uitwerken van procedures en richtlijnen, superviseren van registraties in MIRAGE, opvolgen van het kuisen en uitzuiveren van de registraties door de regio s en de cel databeheer Afspraken maken rond registratie, feedback geven over de wijze van registreren Meewerken aan projecten van productontwikkeling Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren om zo deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen m.b.t. databeheer. Antwoorden op vragen van klanten Provinciale medewerkers wegwijs maken wat betreft databeheer en registraties Fungeren als aanspreekpunt voor het databeheer Adviseren over toepassing en gebruik van databeheer Management adviseren over thema s die te maken hebben met databeheer Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening om zo een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van procedures, normen, Aanleveren van betrouwbare beleidsinformatie Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren, presentaties van cijfermateriaal Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 4

5 Communicatie en contacten Communiceren over databeheer om zo de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten om zo bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Het opvolgen van de werkzaamheden Kennis m.b.t. databeheer en uitbouwen van netwerken Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. databeheer om zo de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Beleidsvoorbereiding Vanuit het vakgebied meewerken aan het (deel)beleid op vlak van databeheer en zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie. Optimalisatie van de dienstverlening Faciliteren van de implementatie en optimalisatie van (nieuwe) databeheerssystemen om een vlot en correct databeheer en accurate verwerking te garanderen en om de eindgebruikers hierbij te ondersteunen Mee opvolgen en integreren van beleidsbeslissingen op vlak van databeheer en zorgen voor een vlotte informatiedoorstroom naar de provinciale werking (van boven naar onder, van onder naar boven en horizontaal) Toelichten van nieuw ontwikkelde of aangepaste systemen/procedures e.a. aan de provinciale medewerkers Testen en geven van feedback hierop; begeleiden, opvolgen en bijsturen van de eindgebruikers 5

6 Coachen Coachen van het provinciaal team databeheerders opdat zij hun taken op een deskundige en efficiënte manier kunnen uitvoeren Provinciaal vaccinbeheer Instaan voor het provinciaal vaccinbeheer om ervoor te zorgen dat er op elk moment en op elke plaats voldoende en bruikbare vaccins aanwezig zijn Inventariseren van noden, hiaten en knelpunten in databeheer en vertalen naar ICT Leiden van het MIRAGE-overleg met de MIRAGE-verantwoordelijke van elke regio Opvolgen van de vaccinatiegegevens Coördineren van de activiteiten van het team Begeleiden en ondersteunen van het team in haar opdrachten Evalueren van de individuele medewerkers en hen coachen in hun professionele ontwikkeling Opvolgen van verbruik van vaccins in de regio s en het verzamelen van gegevens over stockbeheer Organiseren van bijeenkomsten met vaccinverantwoordelijken Bestellen van vaccins (op niveau van het Ministerie van Volksgezondheid en de provinciale gezondheidsinspectie) Bestellen van vaccins en bijhouden van het provinciaal overzicht bij vaccinproblemen (manipulatiefouten, kwaliteitsproblemen, vervallen vaccins, koude keten incidenten, vaccinatievergissing) Herverdelen en begrenzen van vaccinvoorraden Rapporteren naar het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1 - Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 - Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen 6

7 Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen. Niveau 2 - Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Niveau 1 - Ziet de essentie van het probleem Verzamelt relevante informatie Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Coachen Anderen ondersteunen en begeleiden zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt. Niveau 2 - Ondersteunt anderen bij de ontwikkeling van vaardigheden en gewenst gedrag Richt zich naast de taak of het doel dat gerealiseerd moet worden, ook op de persoon die de taak uitvoert (en diens ontwikkeling) Fungeert als klankbord en versterkt het inzicht van anderen in hun functioneren (geeft opbouwende feedback aan de hand van concrete voorbeelden, stelt vragen ter bewustwording, ) Stemt zijn advies en stijl af op het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van anderen Heeft vertrouwen in de zelfsturing en groei van anderen, waardeert en stimuleert die Stimuleert kennisoverdracht in het team, de entiteit, 7

8 4.2. Vaktechnische competenties Kennis hebben van: De missie en de waarden van Kind en Gezin De plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse overheid Algemeen maatschappelijke gegevens die relevant zijn voor het werkdomein databeheer Methodologie en technieken inzake bevragingen/registraties, externe beleidsdatabanken in de provincie, SAP Begeleiden van groepsdynamische processen Inzicht hebben in: De kernactiviteiten en strategische doelstellingen van Kind en Gezin De organisatiestructuur van Kind en Gezin De dienstverlening van de eigen provinciale afdeling en relevante centrale afdelingen van K&G naar klanten toe De samenwerkingsmechanismen van een grote organisatie Het kunnen hanteren van: Basisvaardigheden informatica MIRAGE, OSIRIS en verwerkingsprogramma s zoals discoverer, datawarehouse, Basistechnieken van statistische verwerking en archivering 5. Andere functierelevante informatie Glijdende werkuren, mogelijkheid tot alternatie werken 8