DESKUNDIGE EVENEMENTEN EN PLECHTIGHEDEN

Transcriptie

1 FUNCTIEKAART DESKUNDIGE EVENEMENTEN EN PLECHTIGHEDEN 1. Organisatiegegevens FUNCTIENIVEAU: B1-B2-B3 FUNCTIEFAMILIE: experten 2 CLUSTER: cultuur en vrije tijd AFDELING: vrije tijd DIENST: evenementen, jeugd en vrijetijdsparticipatie TEAM: evenementen en plechtigheden 2. Plaats in de organisatie De deskundige rapporteert aan de teamcoördinator en het diensthoofd. 3. Doel van de functie De deskundige helpt bij de ontwikkeling van een evenementenbeleid door analyse en onderzoek, is verantwoordelijk voor producties van evenementen en ontwikkelt operationeel beleid. Op die manier ondersteunt hij zo de efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsdoelstellingen van de stad. Hij/zij vormt een team met een tweede deskundige evenementen. Dit team staat in voor de coördinatie van het evenementenbeheer (= de ondersteuning van private organisatoren en de administratieve afhandeling van aanvragen), de productie en promotie van eigen evenementen en ondersteuning van het evenementenbeleid. 4. Resultaatsgebieden I. Vakspecialisme Vanuit het eigen vakgebied gespecialiseerde werkzaamheden uitoefenen en zo de beleidsuitvoering ondersteunen. - Toewijzingsprocedures voor podia, geluid en licht, tribunes, begeleiden - Budgetten van evenementen bewaken - Teksten voor websites, collegenota s, persberichten, schrijven - Facebookpagina s en websites beheren - Draaiboeken opstellen - Inplantingsplannen voor evenementen opstellen - Organisatoren informeren en begeleiden m.b.t. veiligheid, toelatingen, bestrijding van overlast, - Aanvragen van evenementen, toelagen, beoordelen - Permanentie tijdens evenementen, ook s avonds en tijdens weekends - Vergaderingen bijwonen, ook s avonds II. Producties projecten - evenementen Leiden van of deelnemen aan projecten om zo bij te dragen tot de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Mogelijke producties omvatten o.a. de Dag van de Sint, de kerstmarkt op de Grote Markt, programmaonderdelen binnen de Vredefeesten, kinderdorp, maar ook producties in samenwerking met externe partners zoals bvb. het Na-Tourcriterium.

2 - levert een productionele bijdrage aan projecten: inplanting, inhuren logistiek zoals podia, geluid en licht - plant, coördineert en leidt projecten, evenementen - zorgt voor een goede communicatie naar de projectleider en de eigen leidinggevende - samenwerking met de technische diensten en externe leveranciers III. Adviesverlening Vanuit het eigen vakgebied zowel op vraag van als proactief collega s en het college van burgemeester en schepenen informeren en adviseren zodat zij een deskundige oplossing aangeboden krijgen voor vragen of problemen m.b.t. evenementen(beleid). - geeft uitleg over procedures en regelgeving (veiligheid, vuurwerk - verspreidt documentatie naar interne (en externe) klanten - beantwoordt vragen en verstrekt advies - fungeert als aanspreekpunt - signaleert pro-actief knelpunten IV. Kennisnetwerk Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring met betrekking tot het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. - wisselt informatie uit met vakgenoten - bezoekt beurzen, studiedagen en vormingsdagen - houdt de vakliteratuur bij - blijft op de hoogte van nieuwe methodes, theorieën en technieken - volgt nieuwe ontwikkelingen V. Kwaliteitscontrole Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. - bewaakt de correcte toepassing van reglementen, procedures en normen (bv. Reglement werken met derden, aanbestedingen, ) - ziet erop toe dat de regelgeving wordt gerespecteerd - doet voorstellen voor verbetering - bewaakt de correcte toepassing van de huisstijl binnen de externe communicatie en promotie van evenementen VI. Behoefteanalyse Analyseren en onderzoeken van de behoeften van de organisatie en de interne klanten en op een gestructureerde wijze gegevens aanreiken om zo de beleidsvoorbereiding te ondersteunen.

3 - analyseert vragen en problemen - evalueert de bestaande dienstverlening (bvb. Ontlening van feestmateriaal, begeleiding van organisatoren, aanvragen evenementen, ) - bekijkt oplossingen voor problemen bij andere organisaties (benchmarking) - volgt ontwikkelingen en tendensen - bespreekt behoeften en opportuniteiten met de adviseur en/ of leidinggevende - maakt rapporten op - verzamelt cijfermateriaal en geeft dit weer via overzichtstabellen en grafieken VII. Diversen De aanstellende overheid kan andere taken opleggen afhankelijk van de vereisten van de diensten om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren. De medewerker draagt zo bij tot de verwezenlijking van de beleidsdoelstellingen. Hij of zij levert op deze manier een bijdrage aan een optimale dienstverlening aan interne en externe klanten en aan een vlotte en efficiënte werking van de dienst. 5. Vaktechnische vaardigheden - Kennis van regelgeving m.b.t. evenementen, procedures en richtlijnen - Kennis van technische producties (podia, geluid en licht, theater, materialen, ) - Voldoende kennis van MS Office toepassingen: Word, Excel, Outlook, Access - Kennis van traditionele en nieuwe media i.k.v. promotiecampagnes voor evenementen Deze vaardigheden worden verdeeld met de tweede deskundige evenementen. 6. Competentieprofiel 1. KERNCOMPETENTIES SAMENWERKINGSGERICHT ZIJN Een actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat of aan het oplossen van problemen of conflicten, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van eigen belang is. Niveau 2: Heeft een actieve inbreng, levert een eigen persoonlijke bijdrage in de samenwerking. ACTIEGERICHT ZIJN Zich telkens opnieuw aangesproken voelen om met een open geest en uit eigen beweging zaken aan te pakken. Niveau 2: Gaat uit eigen beweging voortdurend op zoek naar de beste oplossing voor een probleem.

4 KLANTGERICHT ZIJN Zich open en luisterbereid opstellen ten aanzien van interne en externe klanten en inspelen op hun gevoeligheden, behoeften en wensen. Niveau 2: Zoekt in overleg met de klant een goede oplossing voor zijn vraag of probleem 2. FUNCTIEFAMILIE COMPETENTIES KENNIS DELEN Vaktechnische en andere werkgerelateerde kennis delen met anderen; Niveau 2: Instrueert anderen. PROBLEMEN ANALYSEREN Een probleem duiden in zijn verbanden en op een systematische wijze op zoek gaan naar bijkomende informatie om het op te kunnen lossen. Niveau 2: Brengt een geheel aan informatie op een inzichtelijke manier samen, ziet de onderlinge samenhang en oorzakelijke verbanden. PLANNEN EN ORGANISEREN Structuur aanbrengen in tijd en ruimte en prioriteiten stellen bij het aanpakken van problemen. Niveau 2: Plant en organiseert taken, opdrachten, oplossingen op korte termijn die concrete repercussies hebben voor anderen. 3. FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES OORDELEN VORMEN Degelijk onderbouwde meningen en standpunten uiten en zicht hebben op de consequenties ervan. Niveau 3: Vormt zich een oordeel waarin verschillende informatiebronnen en invalshoeken geïntegreerd zijn.

5 VERANDERINGSGERICHTHEID TONEN Zich openstellen voor (organisatie-) verandering en het zich effectief aanpassen aan nieuwe werkwijzen en denkkaders. Niveau 2: Speelt soepel in op verandering binnen de organisatie. ORGANISATIEBEWUST ZIJN Handelen met oog voor de invloeden en gevolgen van eigen beslissingen of acties op andere onderdelen van de organisatie. Niveau 1: Heeft inzicht in de structuur van de organisatie en hoe ze te gebruiken. RESULTAATGERICHT HANDELEN Gericht zijn op het concretiseren van doelen en het realiseren van resultaten conform het tijdspad en de afspraken. Niveau 1: Is gericht op het gestelde doel en blijft op schema.