SENIOR ADVISEUR ORGANISATIE EN BEHEER

Transcriptie

1 Het managementcomité van het agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen wenst volgende functie door middel van een bevorderingsprocedure binnen het niveau in te vullen: SENIOR ADVISEUR ORGANISATIE EN BEHEER Beleidsdomein: CJSM Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen Diensten van de Administrateur-generaal Rang: A2E Graad: senior adviseur Standplaats: Brussel Selectienummer FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen (ASCW) heeft als missie het stimuleren van een rijk en gedifferentieerd aanbod aan sociaal-culturele activiteiten die op nietcommerciële basis worden georganiseerd, ter bevordering van de algemene ontwikkeling van alle burgers - kinderen, jongeren en volwassenen - en ter verhoging van de maatschappelijke en culturele participatie. Het agentschap bestaat uit drie entiteiten: de afdeling Jeugd, de afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid en de Diensten van de Administrateur-generaal (DAG). De stafmedewerkers van de DAG staan in voor de advisering van de lijnmanager en de coördinatie van voorbereiding en uitvoering van horizontale dossiers inzake personeelsbeleid, facility, IT en communicatie, kwaliteitsbewaking, organisatiebeheersing, beleid van de Vlaamse overheid. Naast de coördinerende bevoegdheden over voorgaande aspecten heeft de senior adviseur organisatie en beheer een specifieke opdracht op het vlak van financiën en begroting Doel functie: De lijnmanager en het managementcomité van het agentschap bijstaan 1.via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met financiën en begroting, facility, organisatieontwikkeling, personeel of andere horizontale beleidsaspecten binnen de Vlaamse overheid teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden; 2.door vertegenwoordigingen in VO-brede werkgroepen en overlegorganen inhoudelijk mee voor te bereiden of zelf op te nemen,. 3. om de visie op organisatieontwikkeling die binnen het agentschap ontwikkeld werd, mee te nemen en vorm te geven in de transitiebesprekingen 1

2 DE RESULTAATGEBIEDEN Resultaatsgebied 1: behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. - Behoeften en opportuniteiten binnen het beleid van de Vlaamse Overheid en het agentschap bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen VO breed - Analyseren van ad hoc vragen en problemen Resultaatsgebied 2: dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. In overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening - De continue werking van de organisatie mee verzekeren - Ondernemingsplan, beheersovereenkomst, opstellen en opvolgen - Definiëren van langere termijnplanning en meerjarenbegroting Resultaatsgebied 3: werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. - Opvolginstrumenten ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Uitwerken van procedures en richtlijnen - Ontwikkelen van rekenmodellen, databanken, concepten voor financieel beheer Resultaatsgebied 4: adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen - Adviseren over interpretatie van regelgeving - Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein - Inspelen op specifieke vragen van het management 2

3 - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Pro-actief knelpunten signaleren Resultaatsgebied 5: kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspaken, richtlijnen en regelgeving. - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, - Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Voorstellen doen voor verbetering - Processen afstemmen met andere processen binnen de organisatie Resultaatsgebied 6: communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Feedback vragen aan klanten Resultaatsgebied 7: kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Resultaatsgebied 8: projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden 3

4 - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden - Het opvolgen van de werkzaamheden Resultaatsgebied 9: vanuit het vakgebied mee bepalen van het (deel)gebied voor het eigen functioneel domein teneinde ervoor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie. - Coördineren van de afstemming tussen verschillende rapporteringen - Optimaal linken van beleidsdoelstellingen en organisatie-ontwikkeling Resultaatsgebied 10: begeleidt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. - Uitwerking en implementatie nieuwe regelgeving - Organiseren intervisie en overleg toepassing reglementering Resultaatsgebied 11: coördineert en stuurt de medewerkers van de Diensten van de Administrateur-generaal aan. Organiseert overleg en neemt beslissingen over de dienstverlening teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is. - Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de diensten van de administrateurgeneraal - Bewaken van eenvormige uitvoering - Verantwoordelijkheid voor het opzetten en uitbouwen van de dienstverlening - Goede werksfeer binnen het team bewaken - Plannings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Resultaatgebied 12: staat in voor de opmaak, het beheer en de opvolging van het budget, toegewezen aan het functionele domein, teneinde het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening - Opmaken en opvolgen middelenbudget (m.i.v. perosneelskredieten) - Voorzien in tussentijdse opvolgingsrapporten - Proactief adviseren over begrotingsuitvoering - Coördinatie meerjarenbegroting UW PROFIEL FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN (ART. VI 40 4 VAN HET VLAAMS PERSONEELSSTATUUT) U bent: - ofwel een ambtenaar op proef - ofwel een vastbenoemd ambtenaar 4

5 - ofwel een contractueel personeelslid buiten proeftijd én aangeworven met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking Binnen het agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen Ofwel bent u werkzaam in de rang A1 en beschikt u over 12 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling. Ofwel bent u werkzaam in de rang A2 of A2M en beschikt u over 8 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling Licht de relevantie en de duur van uw ervaring duidelijk toe in uw sollicitatieformulier. U kunt niet solliciteren indien u een functioneringsevaluatie heeft die besloten werd met een "onvoldoende". TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1 U hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2 U geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3 U voldoet aan de dienstplichtwetten; 4 U bent medisch geschikt voor deze functie; 5 U slaagt in de selectieprocedure 6 U voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden 7 U bent burger van een lidstaat van de Europese Unie (EU) of van Zwitserland, Noorwegen, Ijsland, Liechtenstein, Cyprus of Malta. FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES Technische competenties Kennis van overheidsfinanciën en begroting. Kennis van plannings- en sturingsinstrumenten binnen de Vlaamse overheid (ondernemingsplan, meerjarenbegroting, beheersovereenkomst, ). Inzicht in de strategische en operationele beleids- en overlegstructuren van de Vlaamse Overheid. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: handelt in het belang van de organisatie (niveau II) - Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie - Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie - Blijft consequent handelen, ook in lastige en onzekere situaties - Zegt dat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen - Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Samenwerken: stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen (niveau II) - Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang 5

6 - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af - Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken - Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft Innoveren: werkt actief mee aan het vernieuwen van de werking van de entiteit (niveau II) - Zoekt actief naar mogelijke vernieuwingen die zijn functie en takenpakket overstijgen - Denkt buiten bestaande kaders en durft experimenteren en improviseren - Komt met ideeën voor nieuwe producten, processen, diensten, - Ziet toepassingsmogelijkheden van nieuwe processen, technieken en methodes en introduceert die - Zoekt verbinding met anderen die vernieuwing aanbrengen en bouwt mee aan oplossingen voor de toekomst Visie: betrekt brede (maatschappelijke, technische, ) factoren bij zijn aanpak (niveau II) - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de brede organisatiecontext of beleidscontext - Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen zijn beroep of domein - Wijst op evoluties die voor anderen nog onbekend zijn - Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden - Levert een bijdrage aan het ontwikkelen van het beleid voor zijn werkveld Klantgerichtheid: optimaliseert de dienstverlening van de organisatie aan belanghebbenden via structurele acties (niveau III) - Legt voor zijn entiteit meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid - Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen - Past diensten, procedures en structuren aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van belanghebbenden te beantwoorden - Onderneemt extra acties om de relatie met belanghebbenden op te bouwen en/of te bestendigen - Stimuleert en faciliteert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren. Oordeelsvorming: vormt een geïntegreerd oordeel (niveau III) - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk - Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in overweging - Benoemt zowel de positieve als de negatieve kanten van zijn standpunt of voorstel - Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie - Vertaalt een synthese naar een vraagstelling of advies en geeft zo een inhoudelijke meerwaarde aan de thema s die hij naar voren brengt KANDIDAATSTELLING EN TIMING Uw sollicitatieformulier en een managementvisie dient u uiterlijk op maandag 25 augustus 2014 om 9.00u aangetekend of bij ontvangstbewijs in bij mevrouw An Vrancken, administrateur-generaal. 6

7 Agentschap Sociaal-Cultureel werk voor Jeugd en Volwassenen Arenberggebouw, 4 de verdieping Arenbergstraat Brussel Er wordt u de mogelijkheid geboden om met uw afdelingshoofd of administrateur-generaal een perspectiefgesprek aan te vragen. In de managementvisie werkt u uw visie uit omtrent volgend onderwerp: Het opgaan van het ASCW in een grotere entiteit cultuur, opportuniteiten en valkuilen. De visie wordt neergeschreven in een nota van maximum 10 bladzijden en wordt samen met uw sollicitatieformulier ingediend. Tijdens het selectiegesprek wordt u gevraagd een mondelinge toelichting/presentatie te geven van uw nota gedurende maximum 30 minuten. Indien u hierbij ondersteunend materiaal of technieken wenst te gebruiken, kan dit afgesproken met Lieve Roelandt, directiesecretaresse DAG. SELECTIEPROCEDURE 1. Cv-screening Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of u al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de bevorderingsprocedure. De CV-screening zal afgerond worden in de week van 25 augustus (onder voorbehoud). 2. Interne potentieelinschatting Voor de kandidaten die aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen wordt nagegaan in welke mate het profiel van de kandidaat overeenstemt met de functiebeschrijving, meer bepaald met de functiespecifieke (technische en persoonsgebonden) competenties. Dit gebeurt d.m.v. een interne potentieelinschatting die opgemaakt wordt door de lijnmanager. Deze selectiefase vindt plaats in de week van 1 september (onder voorbehoud). 3. Extrene potentieelinschatting De externe potentieelinschatting bestaat uit een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst en een presentatieoefening. In dit gedeelte worden volgende competenties afgetoetst: - Verantwoordelijkheid nemen - Samenwerken - Innoveren - Visie - Klantgerichtheid - Oordeelsvorming Dit gedeelte is adviserend en resulteert in een gunstig, gunstig met aandachtspunten of ongunstig advies. Deze selectiefase vindt plaats in de week van 1 september (onder voorbehoud). 4. Jurygesprek met toelichting managementvisie Het gesprek wordt gevoerd met de leden van het MACODO en de selectieverantwoordelijke van Jobpunt Vlaanderen. Tijdens het selectiegesprek wordt u gevraagd een mondelinge toelichting/presentatie te geven van uw managementvisie gedurende maximum 30 minuten. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: 7

8 - Motivatie, ervaring, verwachtingen van de kandidaat - Vaktechnische vaardigheden - Inzetbaarheid in de functie en organisatie - Managementvisie Deze fase is eliminerend. U kan geschikt of niet geschikt bevonden worden voor de functie. Deze selectiefase zal plaatsvinden op 9 september (datum onder voorbehoud). De jury adviseert de lijnmanager wie van de kandidaten voldoet aan de vereiste functie-specifieke competenties. De kandidaten worden schriftelijk in kennis gesteld van het advies van de jury. Vanaf de kennisgeving krijgen de kandidaten 15 kalenderdagen de tijd om een bezwaarschrift in te dienen of te vragen om gehoord te worden. 5. Eindbeslissing De lijnmanager kiest de meest geschikte kandidaat en kent de bevordering toe met een benoeming in de graad van senior adviseur met rang A2E met functionele loopbaan A213 (art. VII 12 1, VPS). AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP Indien u ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet u dit bij uw kandidatuurstelling aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kunt u contact opnemen met: An Vrancken, administrateur-generaal IVA Sociaal Cultureel werk voor Jeugd en Volwassenen Arenbergstraat Brussel 02/ an.vrancken@cjsm.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure kunt u contact opnemen met: Machteld Aelbrecht, stafmedewerker personeel IVA Sociaal Cultureel werk voor Jeugd en Volwassenen Arenbergstraat Brussel 02/ machteld.aelbrecht@cjsm.vlaanderen.be 8