Functiebeschrijving: Budgethouder Personeel, Communicatie en Academie (PCA)

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Budgethouder Personeel, Communicatie en Academie (PCA) Functiefamilie organisatie ondersteunende functies Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van Kind en Gezin Jouw inzet draagt bij tot de realisatie van de missie van Kind en Gezin, namelijk voor elk kind waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren samen met de partners van Kind en Gezin. Wat je bijdrage hiertoe concreet kan betekenen, vind je terug in de functiebeschrijving. In de dienstverlening stelt Kind en Gezin een aantal waarden centraal: respect voor de rechten van het kind en respect voor diversiteit. We verwachten dat je bewust rekening houdt met de diversiteit van onze klanten en je collega s omdat Kind en Gezin gelooft in de kwaliteiten van elkeen, ongeacht hun geslacht, leeftijd, afkomst, geaardheid, levensvisie, levensstandaard, gezondheidstoestand, scholingsniveau. In het bijzonder verwachten we dat je kinderen beschouwt als volwaardige personen, hoe klein en onmondig ook. Daarnaast verwachten we dat je op een open, positieve, deskundige en gedreven manier onze klanten verder helpt. Om een functie succesvol te kunnen uitvoeren bij Kind en Gezin vragen wij eveneens van al onze medewerkers een zekere kennis over de werking van Kind en Gezin en een aantal basisvaardigheden inzake informaticatoepassingen. We noemen ze generiek omdat ze gelden voor al onze medewerkers, ongeacht de functie die ze vervullen Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Algemeen directeur / / Personeelskredieten: +/ euro Werkingskredieten: +/ euro Eindverantwoordelijke Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Beheren van de personeelskredieten en de personeelsbegroting en optreden als financieel expert van de afdeling om bij te dragen tot een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening. Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein (beleid geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. 2

3 3. Resultaatgebieden Behoefteanalyse Resultaat Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Beheer van het afdelingsbudget Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de afdelingsbegroting binnen de afdeling PCA met als doel de afdeling en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met collega s (ook van andere afdelingen) en het lijnmanagement. Voorbeelden van activiteiten - Behoeften en opportuniteiten bespreken met collega s en het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Evalueren van de huidige dienstverlening - Staat in voor de opmaak, het beheer en de opvolging van het budget, toegewezen aan de afdeling PCA in overleg met de algemeen directeur, met collega s budgethouders van AM Financiële cel - Opmaak en opvolging van de afdelingsbegroting - Opmaken van begrotingscontroles - Akkoord bereiken rond de begroting van de afdeling - De continue werking van de afdeling en de organisatie meehelpen verzekeren - Opmaken van rapporten, ramingen en kengetallen, loonkost, reiskosten, Werkinstrumenten - Werkinstrumenten en hulpmiddelen m.b.t. het afdelingsbudget en -begroting ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Ontwikkelen of aanpassen van systemen, methoden en technieken in nauw overleg teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en - Invoeren van systemen van zelfcontrole om de taken correct af te leveren, te evalueren en bij te sturen diensten het beheer van het afdelingsbudget te kunnen uitvoeren. - Meetbaar maken van de input, processen en output met het oog op bijsturen en verbetering - Uitdenken van nieuwe aanpak/opmaak van de personeelsbegroting die aansluit bij de wijzigende behoeften binnen de organisatie - Interne betalingsprocedures vastleggen en optimaliseren - Uitwerken van procedures en richtlijnen Adviesverlening - Antwoorden op inhoudelijke vragen van bedrijfsrevisor en het Rekenhof 3

4 Zowel op vraag als pro-actief de afdeling en de organisatie advies verlenen m.b.t. het afdelingsbudget met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van financiële processen en budgetbeheer met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie Communiceren over het afdelingsbudget en -begroting met als doel collega s en het lijnmanagement van de afdeling en organisatie te informeren Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van het budgetbeheer te optimaliseren. - Ondersteunen van de medewerkers uit de afdeling rond financiële onderwerpen, onder meer door het geven van advies bij nota s met financiële onderwerpen of advies bij nota s met een financiële weerslag, opmaken van simulaties over financiële gevolgen,.. - Adviseren van algemeen directeur en lijnverantwoordelijken inzake budget en begroting - Verstrekken van advies over de afdelingsbegroting - Actief deelnemen aan werkgroepen met budgettaire/hr impact - Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd - Controleren van facturen waarvoor zelf inhoudelijk verantwoordelijk binnen vastgestelde procedures - Uitvoeren van controle op de aanwending van de middelen - Goedkeuren van bestellingen - Uitvoeren van ad hoc betalingen (vb. voorschotten aan personeel, ) - Organiseren van controles op de betalingen - Bewaken van de correctheid van subsidie en kostenberekeningen - Nakijken van facturen, voor akkoord tekenen en, indien het bedrag 2500 overschrijdt, voorleggen aan lijnverantwoordelijke volgens het delegatiebesluit - Pro-actief verbeterpunten en doelstellingen aanbrengen m.b.t. de kwaliteit - Voorstellen doen voor verbetering om zo foutieve (onlogische) invoer te vermijden - Input leveren voor managementrapportering. - Geven van richtlijnen en aanwijzingen aan de inhoudelijke verantwoordelijken m.b.t. de uit te voeren taken - Opbouwen en onderhouden van netwerken o.a. deelnemen aan het comité van budgethouders - Onderhouden van contacten en systematisch overleg plegen met de financiële cel en boekhouding - Communiceren over de budgettaire stand van zaken - Fungeren als aanspreekpunt - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 4

5 Kennisdelen Begeleidt collega s vakinhoudelijk Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen. Niveau 2 - Verzorgt de interactie (voor alle niveaus) Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, - Zichzelf continu verder specialiseren in de verschillende aspecten van de functie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 2 - Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 - Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) (voor alle niveaus) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan 5

6 Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Niveau 2 - legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 - Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is 4.2. Vaktechnische competenties Kennis hebben van: De missie, waarden, kernactiviteiten van Kind en Gezin De plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse overheid Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Innoveren Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen. Niveau 2 -Werkt actief mee aan het vernieuwen van de werking van de entiteit Zoekt actief naar mogelijke vernieuwingen die zijn functie en takenpakket overstijgen Denkt buiten bestaande kaders en durft experimenteren en improviseren Komt met ideeën voor nieuwe producten, processen, diensten Ziet toepassingsmogelijkheden van nieuwe processen, technieken en methodes en introduceert die Zoekt verbinding met anderen die vernieuwing aanbrengen en bouwt mee aan oplossingen voor de toekomst 6

7 De organisatiestructuur van de eigen afdeling en de instelling Gevorderde kennis in financiële weddesimulaties en prognoses Boekhouden in de overheidssector Financiële materie rond budgetten in de overheidssector Rechtspositieregeling Wetgeving RSZ, pensioen, Inzicht hebben in: De samenwerkingsmechanismen van een grote organisatie Overheidsstructuren en administratieve procedures Het kunnen hanteren van: Basisinformatica toepassingen (tekstverwerking, rekenbladen, ) internet en SAP Databeheerssystemen (query s, draaitabellen, statistische verwerking en rapportering gegevens, grafieken maken, ) Concepten rond begroting en budgetopvolging (ontwikkelen en gebruiken) Overlegprocessen en vergadertechnieken 5. Andere functierelevante informatie 7