Doel van de functie :

Transcriptie

1 Beleidsdomein: Onderwijs en Vorming Entiteit: Departement Onderwijs en Vorming Afdeling: Stafdiensten Onderwijs en Vorming Graad: A2E Functiefamilie : Organisatie-ondersteunend Aantal vacante betrekkingen:1 Vacaturenummer: Doel van de functie : Collega s en management binnen de afdeling, het departement of het beleidsdomein bijstaan via ontwikkelen en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met organisatiebeheer en organisatieontwikkeling in de ruime betekenis van het woord teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. De senior adviseur zal ten dienste staan van het departement in het ondersteunen van het departement bij de verdere uitbouw en optimalisatie van de organisatiebeheersing en ontwikkeling. Daarnaast zal de senior adviseur ook ten dienste staan van het managementcomité O&V door het beleidsdomein te vertegenwoordigen op fora waarin dossiers met betrekking tot organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling aan bod komen en of dossiers met betrekking tot deze onderwerpen voor het MC O&V voor te bereiden. Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein, zoals geformuleerd door de Vlaamse overheid en of het departement en of het MC O&V, en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Resultaatgebieden 1. BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie (afdeling, departement, beleidsdomein) en collega s teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden binnen organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling in ruime betekenis van het woord. Behoeften en opportuniteiten bespreken Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening Constructieve feedback geven aan lijnmanagement over vaststellingen, mogelijke opportuniteiten, 2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN 1

2 Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de secretaris-generaal en of het managementcomité O&V op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Definiëren van langere termijnplanning inzake de dienstverlening m.b.t. organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling in ruime betekenis van het woord. Optimalisatie inzake de dienstverlening m.b.t. organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling in ruime betekenis van het woord. Actieplan opstellen en werkmethode definiëren Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Collega s ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, Deze dienstverlening dient uitgebouwd te worden voor zowel de interne klanten als voor externe klanten (binnen het KC, andere beleidsdomeinen, internationale organisaties, ) 3. WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de secretaris-generaal teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. De secretaris-generaal kennis laten maken met voorbeelden van mogelijke instrumenten of procedures die inpasbaar zijn in het departement zodat het lijnmanagement een duidelijk beeld krijgt van de verschillende mogelijke werkinstrumenten in kader van organisatiebeheersing in brede zin van het woord Werkinstrumenten en hulpmiddelen aanreiken/ ontwikkelen of helpen ontwikkelen die tegemoet komen aan de verwachtingen van de secretaris-generaal. Voorstellen formuleren inzake aanpak, ontwikkeling, invulling en of gebruik van risicoraamwerken Opmaken, beheren en rapporteren van/ over het entiteitsbudget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle organisatiebeheersing 4. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief de secretaris- generaal of het MC O&V adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Aanspreekpunt mbt organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling zijn Vragen beantwoorden op een duidelijke en onderbouwde wijze Adviseren over het gebruik en de toepassingsmogelijkheden van instrumenten en diensten die nuttig kunnen zijn Het lijnmanagement adviseren over de interpretatie van de inhoud en draagwijdte van beslissingen van de Vlaamse regering Actief deelnemen aan beleidsdomeinoverschrijdende werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren aan het lijnmanagement Voorbereiden van dossiers voor het lijnmanagement inclusief een ontwerp van standpunt 5. KWALITEITSBORGING 2

3 Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van het correct gebruik van instrumenten en systemen Opmaken van overzichten en rapporteren over geboekte resultaten en ondernomen acties aan de secretaris-generaal Managementrapportering verzorgen Voorstellen formuleren om de organisatiebeheersingsprocessen naadloos te laten aansluiten bij de andere bedrijfsprocessen zodat zij er integraal deel van uitmaken. 6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De aangeboden diensten inzake organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling in ruime betekenis van het woord op een pro-actieve wijze kenbaar maken aan het lijnmanagement Organiseren van informatiesessies voor de klanten en inhoud afstemmen op doelpubliek Actief deelnemen aan werkgroepen, vergaderingen en infosessies al dan niet georganiseerd binnen de Vlaamse overheid Het aanspreek punt zijn inzake organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling in ruime betekenis van het woord Het reeds bestaande netwerk nog verder uitbouwen van contactpersonen inzake organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling 7. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden en opvolgen van vakliteratuur en de nieuwste ontwikkelingen inzake organisatiebeheersing in ruime betekenis in van het woord Deelnemen aan vorming georganiseerd binnen en buiten de Vlaamse overheid inzake organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling in ruime betekenis van het woord Uitbouwen van de kennis van het vakgebied en deze ter beschikking stellen aan de collega s organisatiebeheersing van de verschillende entiteiten van het beleidsdomein Onderwijs en Vorming 8. PROJECTDEELNAME Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein Projecten plannen, coördineren en leiden 3

4 Adviseren, controleren, bijsturen en coördineren van (deel)projecten Deelname aan beleidsdomeinoverschrijdende werkgroepen Opstellen en introduceren van standaarden en normen (deel) projecten opvolgen en resultaten kaderen en gebruiken om doelstellingen te verwezenlijken Vaktechnische competenties Uitstekende kennis over het concept en gebruik van de organisatiebeheersingsmodellen die worden gebruikt binnen de Vlaamse overheid. Uitstekende kennis over de leidraad Organisatiebeheersing (2008) en de actualisatie ervan (2014) Kennis over de werking (en geplogenheden) van beleidsdomeinoverschrijdende werkgroepen inzake organisatiebeheersing binnen de VO én hun onderlinge verhouding tot elkaar. Gedragscompetenties Voortdurend Verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen - Vergaart pro-actief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen - Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan - Leert anderen alert te zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze voor de eigen werking kunnen betekenen - Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen tot verbetering te formuleren Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren - Legt voor de eigen entiteit meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid - Past binnen de entiteit de diensten, procedures, doelstellingen aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden - Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen - Voorziet voor de eigen entiteit in een systematische enquête rond klantentevredenheid (procedures) 4

5 - Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, de afdeling of het departement, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Stimuleert de samenwerking binnen de eigen afdeling, werkgroepen of projectgroepen - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen - Geeft opbouwende kritiek en feedback - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit - Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit - Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het ontwerp regelmatig en systematisch ter sprake) - Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. Probleemanalyse (analytisch denken) = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Maakt eenvoudige analyses van complexe dossiers - Analyseert complexe dossierproblemen en herformuleert die naar hanteerbare vragen - Houdt bij zijn analyse rekening met verschillende aanknopingspunten - Is in staat inzicht te verwerven in een complexe problematiek - Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten - Kan tegengestelde oordelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse Oordeelsvorming (synthetisch denken) = Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel 5

6 - Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk - Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie - Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten - Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema s die hij naar voren brengt Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Neemt initiatieven die aantonen dat hij anticipeert op gebeurtenissen (proactief) - Speelt spontaan in op kansen die zich aandienen - Anticipeert middels actie op diverse situaties - Neemt initiatief om te vernieuwen - Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures Organisatiesensitiviteit = Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie Getuigt van realiteitszin bij het ondernemen van acties die verscheidene entiteiten aanbelangen - Houdt rekening met de (politieke) invloeden binnen een organisatie - Onderkent de invloed en gevolgen van de eigen beslissing op andere entiteiten binnen de organisatie - Reageert op (onuitgesproken) behoeften, belangen en/of verwachtingen van andere entiteiten - Creëert een draagvlak door inzicht te tonen in en rekening te houden met informele netwerken die de eigen entiteit kunnen overschrijden - Is op de hoogte van gebeurtenissen in andere entiteiten van de organisatie en houdt daar op voorhand rekening mee Overtuigingskracht = Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen Hanteert aangepaste beïnvloedingstechnieken - Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details - Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen opsnuiven en om tot afspraken te komen - Vergroot de impact van zijn/haar boodschap door het gebruiken van de gepaste communicatiemix - Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in zijn/haar eigen argumentatie - Denkt (vooraf) aan de impact die zijn/haar argumentatie zal hebben op anderen; durft hiervoor een speciale, ongewone actie gebruiken 6

7 Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen Visie (conceptueel denken) = De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen Betrekt bredere (maatschappelijke, technische.) factoren bij zijn aanpak - Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein - Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn - Denkt kritisch en zelfstandig - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext - Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden 7