1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf (HFB) zoekt een gebouwcoördinator Contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je een peoplemanager en technisch ingesteld? Zoek jij een veelzijdige functie met verantwoordelijkheid en afwisseling? Dan is deze vacature iets voor jou. Als gebouwcoördinator voorzie je, samen met uw team, in facilitaire ondersteuning aan de entiteiten van de Vlaamse Overheid gehuisvest in uw gebouw(en). Deze dienstverlening betreft technische uitbating gebouw(en) en installaties, organisatie logistieke dienstverlening (beheer afval, beheer parking en gemeenschappelijke vergaderzalen, organisatie onthaal en verzending), verzorgen van veiligheid in het gebouw en voorzien van voorzorgen in geval van calamiteiten (bewaking, evacuatieplanning en procedures, toegangscontrole), opnemen energieverantwoordelijkheid en naleven van de (stedelijke) voorwaarden aangaande milieuvergunning en brandveiligheid. Je bent verantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen het gebouw dat onder jouw bevoegdheid valt. Je organiseert de dagelijkse uitbating van het gebouw en je stuurt de personeelsleden aan die de operationele uitbating uitvoeren (team onthaal en verzending, technisch beheerder en assistent). 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf. Zij staan in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en zijn verantwoordelijk voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle

2 entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. Deze functie situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening. De afdeling Regionale Dienstverlening staat in voor alles wat met het beheer en de uitbating van de dienstverlening in gebouwen te maken heeft. De dienstverlening van deze afdeling gaat van schoonmaak, catering, technisch onderhoud, onthaal, verzending en afvalverwijdering tot dagdagelijks operationeel gebouwbeheer. Als gebouwcoördinator neem je een leidinggevende en operationele rol op en fungeer je als tussenpersoon bij eventuele (technische) problemen en verbouwingen. Daarnaast ben je het aanspreekpunt in verband met de veiligheid van het gebouw en treed je op als vertegenwoordiger van HFB voor gebouwgebonden aangelegenheden. Je rapporteert aan de facility manager en werkt nauw samen met de onderhoudsfirma s, technisch beheerder/assistent, de collega s uit de afdelingen bouwprojecten, bouwtechnisch beheer en uit je eigen afdeling regionale dienstverlening. Als gebouwcoördinator werk je graag met klanten. Je bent vlot in zowel mondelinge als geschreven communicatie. Je vraagt, in samenwerking met de afdeling technisch beheer, offertes op bij onderhoudsfirma s en volgt de werken van onderhouds- en keuringsfirma s op. Het motiveren en aansturen van medewerkers zit je in het bloed en je neemt graag het initiatief bij problemen. In deze gevarieerde functie krijg je de mogelijkheid om zelf beslissingen te nemen. Je stemt, indien nodig, af met de facility manager en zoekt gepaste oplossingen voor elke klant. Je bent tussenpersoon in de behandeling van korte (snelle) processen waardoor het resultaat van je werk zichtbaar wordt. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als gebouwcoördinator sta je interne klanten bij door het ontwikkelen en uitbouwen van facilitaire dienstverlening teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden met voorbeeldactiviteiten bestaan: Resultaat Voorbeelden van activiteiten pagina 2 van 11

3 Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. - Oor en oog hebben voor de behoefte van de klant - Voorstellen van de klant bespreken met facility manager (FM) - Proactief verbetervoorstellen doen (hoe ruim ook, innovatief!) en knelpunten tijdig signaleren en aanpakken - Evalueren van de huidige dienstverlening en optimaliseren - Opvolgen van de dagelijkse werking van het gebouw - Behandelen en opvolgen van technische problemen - Behandelen en opvolgen van werkaanvragen van klanten, bv. een storing/en wijzigingsverzoek - Registratie in Facilipunt garanderen - Grondige kennis van de raamcontracten, offerteaanvragen doen en voorstellen doen naar de FM, via aparte prijsvraag aan onderhoudsfirma. opgevraagde kostprijzen boeken in het systeem FMIS, voorleggen aan FM ter goedkeuring. - Prijsbewust beheer - Werken opvolgen - Bij technische moeilijke werken, doorgeven aan FM en technisch beheerder (ev. Bouwprojecten) - Daarin de nodige zelfstandigheid bezitten. - Bij zaken die niet duidelijk zijn of impact hebben (budget/organisatie/ ) steeds bespreken met de FM - Ondersteuning en voorbereiding van de welzijnsvergadering i.v.m. operationele zaken van het gebouw (en aanwezig zijn op deze werkgroepen) - Leveringen opvolgen - Brandveiligheid, toegangsveiligheid en andere zaken i.v.m. veiligheid garanderen: Beheer badges, interflex, evacuatiedossier up to date houden, evacuatieoefeningen inplannen samen met FM, organiseren bewaking (extra aanvragen afstemmen met FM), sleutelplan beheren - Organiseren van kleine verhuizen en kleine projecten - Afvalbeheer pagina 3 van 11

4 Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - Beheer werkmateriaal - Kortom: een goede operationele werking van het gebouw garanderen! - Interne klanten bijstaan bij het realiseren van dienstverlening die wij aanbieden. - Bieden we die DVL niet aan, de vraag escaleren naar FM en belang/noodzaak van die vraag aantonen - Organisatorische problemen oplossen/bespreken en eventueel voorstellen doen tot verbetering aan de FM - Antwoorden op vragen van klanten, eerste aanspreekpunt - Advies geven aan de FM over gedane werken, noodzaak van sommige werken, communicatie en contacten in het gebouw (gezien FM niet steeds ter plaatste is, wordt aan de GC gevraagd personeelsproblematieken te signaleren). - Actief deelnemen aan vergaderingen en/of werkgroepen, opleidingen etc. - Eerste aanspreekpunt van het gebouw - Continuïteit garanderen - Fysieke aanwezigheid in het gebouw! (zelf of technisch beheerder) - inspringen bij werkoverlast van andere collega s (bv. technische beheerder, catering, ) - beschikbaarheid bij calamiteiten - KPI s van de dienstverlening garanderen naar de klant - Registratie van de nodige aanvragen van klanten/actief gebruik Facilipunt - VKC S (vraag, klacht, compliment) tijdig beantwoorden conform de opgelegde doelstellingen - Leiding geven aan onthaal en verzending en TB - Zorgen voor een optimale en efficiënte werking van het onthaal - (Administratieve) ondersteuning van de FM - Ondersteuning bij organisatie events en beheer vergaderzalen - Verzorgen van tijdige communicatie naar de klanten en fungeren als eerste aanspreekpunt in het gebouw. pagina 4 van 11

5 Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Feedback vragen aan klanten, peilen naar hun tevredenheid over gedane werken en eventueel klachten meteen oplossen of doorgeven aan FM. - Signalisatie en affiches - Technische coördinatie opnemen, tenzij met de FM afgesproken wordt een meer overkoepelende rol op te nemen. - Het opvolgen b.t. projecten die zich in zijn of haar gebouw dat jaar zullen aanbieden. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Coördineren Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. - Het volgen van opleidingen (technische gebouwverantwoordelijkheid, FMIS, opvragen van offertes) - Advies vragen aan TB - Bouwt zelf de kennis uit om technische opvolging en het gebouwenbeheer te kunnen garanderen - Het aansturen van onthaal en verzending om de werking optimaal en efficiënt te laten verlopen - Het aansturen van de technisch beheerder zodat deze de eigen functie alsook deze van back-up gebouwcoördinator op een optimale manier kan vervullen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een bachelor diploma (bij voorkeur in facility management of hotelmanagement) of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( pagina 5 van 11

6 2) Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in het uitbaten van gebouwen, waarvan minstens 1 jaar in het aansturen van medewerkers. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Fatima El Herbouti, Fatima.elherbouti@kb.vlaanderen.be of 0484/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt kennis van EHBO, BA4, brand- en toegangsveiligheid of bent bereid deze opleidingen op korte termijn te volgen. - Je bent in het bezit van het getuigschrift preventieadviseur niveau 3 of bent bereid het getuigschrift op korte termijn te behalen. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: pagina 6 van 11

7 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 2 280, 42 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode. - Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. pagina 7 van 11

8 Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en het kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: - Je hebt een bachelor diploma (bij voorkeur in facility management of hotelmanagement) of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. - Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in het uitbaten van gebouwen, waarvan minstens 1 jaar in het aansturen van medewerkers. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 6 februari 2017 (datum onder voorbehoud) VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Je relevante werkervaring - Je motivatie voor de functie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. (Enkel wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 5 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 5 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.) De selectiefase vindt plaats te Brussel in de week van 6 februari 2017 (datum onder voorbehoud). pagina 8 van 11

9 6.3. EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET EEN CASE, PSYCHOTECHNISCHE TESTEN EN EEN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan het jurygesprek ontvang je een link voor het invullen van een online persoonlijkheidsvragenlijst. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 17 of 22 februari 2017 (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt (gerangschikt in volgorde van geschiktheid en) opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 9 van 11

10 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 3 februari Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt - je je kandidatuur uiterlijk op 3 februari 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 02/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Anne-Sophie, Dierickx Facility Manager Arenberg, Martelaarsplein, Grasmarkt en Ferraris adres: annesophie.dierickx@bz.vlaanderen.be Tel: Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Fatima, El Herbouti Selectieverantwoordelijke Dienst Rekrutering en Selectie adres: fatima.elherbouti@kb.vlaanderen.be Tel: 0484/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 10 van 11

11 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind februari Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als gebouwcoördinator. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11