Functiebeschrijving: ondersteunend beleidsmedeweker

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: ondersteunend beleidsmedeweker Voor ontvangst Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening Ondersteunend beleidsmedeweker_ doc

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. De Vlaamse Waterweg is een organisatie die bedrijfseconomisch of ondernemingsgericht denkt en handelt en als een onderneming functioneert Hoofdactiviteit van de cel De functie situeert zich binnen de cel Planning & Sturing Beheer van de afdeling Planning & Sturing. De afdeling Planning & Sturing staat in voor de coördinatie en de afstemming van de operationele werking tussen de afdelingen AAS, ATD, AAK, AZZ en ABS. Ze staat in voor de doorvertaling van het operationeel beleid naar deze afdelingen. Ze behartigt de overkoepelende procedures en materies. Zij bewaakt de uniformiteit in de kernprocessen investeren, beheer en exploitatie en de afstemming van optreden van de territoriale afdelingen. Zij is verantwoordelijk voor het uitwerken en opvolgen van de operationele planning en sturing en levert gecoördineerde input hierover aan de operationele directeur en de cel Staf & Beleidscoördinatie. Voor het werkingsgebied van het Albertkanaal staat zij in voor de bediening van de kunstwerken en draagt zij de verantwoordelijkheid voor het toezicht en de inspectie op het terrein en vormt zij het contactpunt voor de lokale stakeholders binnen het werkingsgebied. De cel Planning & Sturing Beheer staat in voor de opmaak, de opvolging en de rapportage van het operationeel beleid voor het afdelingsoverschrijdende kernproces Beheer. Dit behelst o.m. de coördinatie op het vlak van milieuzorg en het integraal waterbeleid. Ze is ook verantwoordelijk voor de uitwerking van de inspectiemethodologie voor het vast patrimonium. Het team Omgeving staat o.a. in voor de doorvertaling van de milieuwetgeving naar de business en de koppeling met de operationele processen binnen DVW. De vennootschap wordt immers gevat door allerlei milieugerelateerde plannen en processen, die eveneens een impact hebben op de werking en/of taken voor de vennootschap inhouden. Het betreft bv. plannen op vlak van energie, natuur, omgeving, verduurzaming, vergroening Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Teamhoofd Omgeving Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): / / / Ondersteunend beleidsmedeweker_ doc 2

3 Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Verlenen van administratief ondersteunende diensten met betrekking tot het beleid aan één of meer personen binnen de entiteit met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 3. Resultaatgebieden Informatieverzameling en verwerking Resultaat Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Voorbeelden van activiteiten - Zelf inlichtingen inwinnen of verschaffen (telefonisch, schriftelijk of via e- mail) binnen DVW en het beleidsdomein. - Nagaan of de gegevens tijdig, correct en volledig zijn - Relevante gegevens detecteren en deze opvolgen zodat hierover kan gerapporteerd worden - Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten - Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Opzoekwerk in dossiers, op internet, - Statistieken opmaken en verwerken ter voorbereiding van rapportages - Uit eigen beweging gerichte acties ondernemen om concrete problemen op te lossen. - Aanleggen van een databank van beschikbare documenten ten behoeve van betrokkenen binnen DVW. - Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) - Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn - Archiefbeheer van parlementaire vragen en kabinetsnota s. - Publiceren van informatie op het internet/intranet Dossierbehandeling ondersteunen - Een korte samenvatting opmaken van bepaalde gegevens en/of documenten Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke - Coördineren van een ontwerp van antwoord op diverse vragen zoals bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een parlementaire vragen en kabinetsnota s. (indien van toepassing) dossier. Ondersteunend beleidsmedeweker_ doc 3

4 Context: Conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten - Bepaalde zaken overzichtelijk onderbrengen in een opvolgingssysteem - Beantwoorden van vragen met betrekking tot de materies die DVW behandelt - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, nota s, - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen - Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten - Bundeling van gegevens en/of documenten in een overzichtelijk document of rapport - Opmaken van documenten met aandacht voor correcte lay-out. - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef - Indien nodig collega s helpen bij het uitvoeren van hun taken om de taken tijdig rond te krijgen - Inspringen bij afwezigheid van collega s - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 1 Plannen & organiseren niveau 1 Samenwerken niveau 1 Communiceren niveau 2 Initiatief niveau 1 Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Ondersteunend beleidsmedeweker_ doc 4

5 Zorgvuldigheid - Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 1 Levert met oog voor detail correct werk af Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Samenwerken - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 - Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Plannen en organiseren - Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen Bereiken Niveau 1 - Plant en organiseert zijn werk effectief Ondersteunend beleidsmedeweker_ doc 5

6 Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig Communiceren - Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) 5. Vaktechnische competenties - In het bezit zijn van rijbewijs B - Goede kennis van PC-toepassingen (MS office) - Administratief organisatorische vaardigheden - Kan zich vlot en correct mondeling en schriftelijk uitdrukken Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving): Voor het team Omgeving - Degelijke kennis van het milieubeleid en -wetgeving - Kennis van de organisatie en inzicht in formele structuren en informatiestromen - Basiskennis van het integraal waterbeleid - Basiskennis van de algemene problematiek van energie, verduurzaming, vergroening en de rol van De Vlaamse Waterweg in deze processen 6. Andere functierelevante informatie De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van jouw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat er van je verwacht wordt dat je de taken uitvoert die in de lijn liggen van je functie. Naleven van alle geldende veiligheidsvoorschriften en procedures die van toepassing zijn voor de functie. Ondersteunend beleidsmedeweker_ doc 6