FUNCTIEKAART. Identificatie van de functie. Doel van de organisatie. Doel van de dienst. Doel van de functie. Plaats in de organisatie

Transcriptie

1 Identificatie van de functie Graadnaam: administratief medewerker Dienst: grondgebiedzaken Functienaam: administratief medewerker Functiefamilie: administratief uitvoerend Afdeling: omgeving (ruimtelijke ordening) Doel van de organisatie Doel van de dienst De dienst grondgebiedzaken omvat de afdeling omgeving en het beheer van het gemeentelijk patrimonium en de publieke ruimte, zowel door het uitvoeren van openbare werken in eigen beheer als door opdrachtverlening aan derden. Tevens ondersteunt deze dienst de andere gemeentelijke diensten en het beleid in het algemeen op praktisch vlak. Wanneer een activiteit zich niet duidelijk situeert binnen de dienst burgerzaken of vrije tijd, wordt ze opgenomen door de dienst grondgebiedzaken. De afdeling omgeving zorgt voor de administratieve opvolging van het milieu- en stedenbouwkundig vergunningenbeleid en de dienstverlening in dit kader naar de burger toe. Zij geeft uitvoering aan het planologisch beleid van de gemeente en aan de vooropgezete milieuprojecten van het beleid. Ook het duurzaamheidsbeleid van de gemeente wordt door deze afdeling vorm gegeven. Een bijzonder taakaspect is het handhavingsbeleid in samenwerking met de politie. Deze afdeling zorgt voor het secretariaat van de MAR en de GECORO. Doel van de functie Onder leiding en verantwoordelijkheid van de gemeentelijke stedenbouwkundig ambtenaar zorgen voor een vlotte, efficiënte, pragmatische en correcte administratieve voorbereiding en afhandeling van de stedenbouwkundige dossiers, alsook het bieden van administratieve ondersteuning aan de dienst. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: stedenbouwkundige CC Consult 13 november 2017 pagina 1 van 8

2 Kernresultaten 1. beleidsvoorbereiding en uitvoering Voorstellen formuleren om de dienstverlening aan de burger met betrekking tot de ruimtelijke ordening in de gemeente te verbeteren. 2. kernactiviteiten 1. Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures zoals aanvragen tot omgevingsstedenbouwkundige vergunningen, aanvragen tot verkavelingsvergunningen waarbij de planning van de eigen werkzaamheden afhankelijk is van de termijngebonden afhandeling van de dossiers administratieve opvolging beslissingen gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen m.b.t. ruimtelijke ordening praktische organisatie van openbare onderzoeken opzoeken en rapporteren van stedenbouwkundige inlichtingen (bv. vastgoedinformatie aan notarissen) beheer van databestanden instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opmaken van verslagen en nota's voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen verwerken van inkomende en uitgaande post 2. Informeren van de burger Informatie verschaffen met betrekking tot aangelegenheden van de technische dienst. Doel: zorg dragen voor een degelijke externe communicatie en dienstverlening informatie verstrekken over aangelegenheden van de dienst CC Consult 13 november 2017 pagina 2 van 8

3 opzoeken van informatie en gegevens ter verbetering van de dienstverlening aan de burgers en de andere diensten beantwoorden van vragen en/of het doorgeven van vragen of klachten aan de verantwoordelijke van de entiteit Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. 3. interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit opvolgen van intern overleg bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal) toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem) afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers 4. externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlot contact met de burger (o.m. baliewerk binnen de hierover geldende afspraken van de dienst) telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen in samenspraak met de omgevingsambtenaar afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur CC Consult 13 november 2017 pagina 3 van 8

4 5. personeel (indien van toepassing) 6. wet- en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het behandelen van dossiers de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen CC Consult 13 november 2017 pagina 4 van 8

5 grondig voldoende elementair Gemeente Boortmeerbeek Technische Competenties Niveau Cluster Management en beleid Algemeen HRM-beleid Competentie Communicatiemanagement Financieel management Strategische beleidsvoering PC-Vaardigheden Tekstverwerking Rekenbladen (Excel) Presentaties (Powerpoint) PIM (Personal Information Manager) (Outlook) Software eigen aan de functie Werking en werkmiddelen Werking van de gemeentelijke organisatie Werkmiddelen en werkmethodieken Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Wetgeving en regelgeving M.b.t. de organisatie M.b.t. de functie CC Consult 13 november 2017 pagina 5 van 8

6 grondig voldoende elementair Gemeente Boortmeerbeek Gedragscompetenties Niveau Cluster Beheersmatige vaardigheden Competentie Plannen en organiseren Voortgangscontrole Informatieverwerkend gedrag Analytisch denken Visieontwikkeling Organisatiebewustzijn Interactief gedrag Assertiviteit Empathie Overtuigingskracht Mondelinge communicatie Schriftelijke communicatie Netwerken Teamwerk en samenwerking Leiderschap Delegeren Leiding geven Coaching Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit Kwaliteit en nauwgezetheid Veranderingsbereidheid Leerbereidheid Stressbestendigheid Zelfvertrouwen Probleemoplossend gedrag Besluitvaardigheid CC Consult 13 november 2017 pagina 6 van 8

7 Creativiteit Initiatief Burgergerichtheid Waardegebonden gedrag Loyauteit Integriteit Resultaatgerichtheid Diversiteit CC Consult 13 november 2017 pagina 7 van 8

8 Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 13 november 2017 pagina 8 van 8