Functiebeschrijving: B2 Administratief Hoofddeskundige

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: B2 Administratief Hoofddeskundige Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Aantal vacante betrekkingen: Functie momenteel te begeven in: Vacaturenummer: Leefmilieu, Natuur en Energie Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling Milieu-, Natuur- en Energiebeleid B2 2 Brussel OPW/2014/103

2 1. Functiedoel Verlenen van administratief ondersteunende diensten en voorbereidende dienstverlening aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 2. Resultaatgebieden 1. Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet,... Statistieken opmaken en verwerken communicatiemateriaal samenstellen Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) 2. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten,... Archiefbeheer Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf,...) Collega's informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier.

3 Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten... Voorbereiding van boekhouding Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem 4. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, etc.) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo's, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota's, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op het internet Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten. 5. Informatie en advies Gegevens en documenten verzamelen en informatie verstrekken als voorbereiding voor het opmaken van een procesplan teneinde de inhoudelijke collega maximaal te ondersteunen bij de voorbereiding van het procesplan. Eerstelijns advies verstrekken inzake de aanpak en het het verloop van milieubeoordelingsprocessen (plan-mer, Project-MER, Ontheffingen, Onderzoek tot milieueffectrapportages,) Vragen rond de gangbare werkwijze voor het opstarten van m.e.r.-procedures, de eigen dienstverlening beantwoorden relevante documenten en informatie verzamelen en minimaal verwerken die nuttig zijn voor de voorbereiding van een procesplan 6. Begeleiding en opvolging Administratief ondersteunen van de uitvoering van het procesplan teneinde de vooropgezette doelstellingen zo goed mogelijk te realiseren. Werkbare doelstellingen en timings bijhouden voor het procesplan

4 Systematisch registreren en opvolgen van gedane acties en ondernomen stappen volgens een afgesproken systeem Zowel intern als naar de externe betrokkenen op transparante wijze communiceren over de timing van het procesplan Bespreken van knelpunten in de uitvoering van een advies met de klanten Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden Klachten rond het dossier mee opvolgen 7. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) Inspringen bij afwezigheid van collega's Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes Afspraken maken beheren en uitvoeren van het post proces van de eigen entiteit 8. Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. op beurzen of andere speciale evenementen) Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten Verwelkomen van cursisten en docenten Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen 9. Milieubewust handelen Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Departement LNE op het gebied van milieuzorg. Naleven van milieu- en veiligheidsregels: lekken en defecten (sanitair, toestellen, verlichting, verwarming, airco...) melden; melden als onderaannemers die werken

5 uitvoeren hun afval niet verwijderen; gangen vrijhouden (geen kasten ) voor eventuele evacuatie. Energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: deuren sluiten, lichten doven, apparaten uitzetten bij verlaten ruimte ; radiatoren/ventilo's niet bedekken; geen persoonlijke bijzetradiatoren, waterkokers gebruiken; waar mogelijk trap i.p.v. lift gebruiken; (warm)watergebruik in keukentjes/sanitair beperken; papiergebruik beperken (digitale dragers gebruiken, dubbelzijdig afdrukken, omslagen voor interne verzendingen vermijden); kantoormaterialen (mappen ) hergebruiken vooraleer nieuwe te vragen. Milieuvriendelijk verplaatsen (STOP-principe): eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk carpoolen met collega s bij gebruik (dienst)wagens. Afval correct sorteren: vergaderzalen netjes achterlaten, afval correct sorteren op werkplek, in keukentjes Milieuverantwoord aankopen: waar mogelijke via MOD / ACD / Communicatiedienst bestellen; duurzame keuzes maken, ook bij bestelling via bv.mod; duurzaamheidscriteria integreren in eigen aankopen (bestelbon, bestek).

6 3. Gedragscompetenties Plannen niveau 1 Schriftelijk uitdrukkingsvermogen niveau 2 Nauwgezetheid niveau 2 Probleemanalyse niveau 1 Voortdurend verbeteren niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 Samenwerken niveau 2 Betrouwbaarheid niveau 2 4. Vaktechnische competenties Verloop van milieubeoordelingsprocessen Organisatorische vaardigheden Administratieve vaardigheden Wetgeving op de overheidsopdrachten Relevante ervaring: Je hebt minstens 6 jaar beroepservaring in het administratief ondersteunen van milieubeoordelingsprocessen.