FUNCTIEBESCHRIJVING. Afdeling: Subafdeling:

Transcriptie

1 Identificatie van de functie Graadnaam: administratief medewerker Functienaam: administratief medewerker Functiefamilie: administratief uitvoerend Functionele loopbaan: C1-C3 Dienst: Thuiszorg en onthaal Afdeling: Subafdeling: Code: Doel van de organisatie Het ontwikkelt en organiseert een optimale dienstverlening naar de bevolking in de haar toegewezen domeinen. Doel van de dienst De dienst thuiszorg heeft als doel hulp- en dienstverlening te organiseren zodat hulpbehoevende inwoners van Boortmeerbeek zo lang mogelijk thuis kunnen blijven wonen en in hun vertrouwde omgeving de passende zorg toegediend kunnen krijgen Dit in de vorm van gezins- en bejaardenzorg, poetshulp en mantelzorgpremie. De dienst werkt op een deskundige, efficiënte en klantvriendelijke manier om de correctie informatie of doorverwijzing aan de inwoners te geven met betrekking tot thuiszorg. Doel van de functie De administratief medewerker C1-C3 werkt mee aan: - de administratieve ondersteuning van de dienst thuiszorg (0,50 VTE) - de administratieve ondersteuning in het kader van de uitvoering van de taken van het OCMW en gemeente - een professioneel telefonisch en fysiek onthaal Plaats in de organisatie De administratief medewerker thuiszorg werkt onder leiding van de teamcoördinator thuiszorg. 1

2 TAKEN 1. Administratieve ondersteuning van de dienst thuiszorg Door middel van een doelmatige en efficiënte ondersteuning op administratief vlak, zorgt de medewerker ervoor dat de continuïteit van de dienst thuiszorg verzekerd wordt. T.a.v. cliënten/gebruikers: zorgen voor een goed onthaal bij afwezigheid van het diensthoofd zorgen voor een correcte planning voor de medewerkers bij afwezigheid van het diensthoofd correct doorverwijzen en/of informeren T.a.v. het diensthoofd: uitvoeren van opdrachten (o.a. voorbereiding en afwerking planning uurroosters) ondersteunen bij administratieve taken (o.a. jaarverslag, ) rapporteren van stand van zaken van uitgevoerde opdrachten uitvoeren van secretariaatswerk (o.a. klasseren, kopiëren, updaten documenten, opmaken en opvolgen van gegevensbestanden, ) verzorgen van de briefwisseling van de verschillende dienstverleningen voorbereiden van dossiers (o.a. voor huisbezoeken, stagiaires, ) opmaken van facturen van de verschillende dienstverleningen contactpersoon voor de administratieve behandeling van dossiers thuiszorg verzamelen van relevante gegevens ter monitoring van de dienstverlening administratieve voorbereiding, opvolging en afwerking van de dossiers die voor beslissing moeten worden voorgelegd aan de beleidsorganen verantwoordelijk voor gegevensinvoer in informaticasystemen actief deelnemen aan het teamoverleg en andere dienstmomenten een goed agendabeheer bijhouden T.a.v. de collega s binnen de organisatie: samenwerken doorgeven van relevante informatie inspringen waar nodig 2. Administratieve ondersteuning in het kader van de uitvoering van de taken van het OCMW en de gemeente Voorbeeld van taken: Voorbereiding, samenstelling en opvolging van allerhande opgelegde dossiers Opstellen van brieven, nota's en documenten in uitvoering van getroffen beleidsmaatregelen Hulp bij organisatie van vergaderingen, uitnodigingen,... Administratieve taken ter ontlasting van de diensthoofden Postregistratie van inkomende en uitgaande post/ mail Bijhouden van diverse gegevensbestanden Bijhouden en actualiseren van documentatie, opzoeken van opgevraagde documentatie Klasseren en archiveren van documenten Allerhande administratieve en logistieke taken opgedragen door de algemeen directeur 2

3 Notulenbeheer Opvolgen van bestellingen 3. Instaan voor een professioneel en fysiek onthaal De medewerker bedient de telefooncentrale zodat oproepen efficiënt en vriendelijk op de betrokken dienst (OCMW en gemeente) terecht komen. De medewerker verzorgt de permanentie aan het onthaal zodat de bezoekers snel weten waar ze terecht kunnen met hun vragen. Voorbeeld van taken: een correcte ontvangst van de burgers en cliënten het adequaat doorverwijzen naar de juiste persoon/dienst het beantwoorden en efficiënt doorschakelen van de binnenkomende telefoons het correct behandelen van binnenkomende (ziekte-)meldingen en het opvolgen via de nodige attesten het mondeling of schriftelijk doorgeven van berichten aan andere personeelsleden helpen bij de ontvangst van documenten of goederen (het onthaal van de bezorgers, controle van de bestemming, verwittiging van de bestemming) dienstverlenende taken in opdracht van de diensthoofden 3

4 Functieprofiel Niveau van de verantwoordelijkheid Deze functie is een uitvoerende functie met verantwoordelijkheid. Aard uit te voeren taken Het gaat hoofdzakelijk om administratieve en dienstverlenende taken. Vereiste vaardigheden Redactionele vaardigheden: zich vlot schriftelijk kunnen uitdrukken in een heldere taal en taalkundig juist Helder en gepast, mondeling zich kunnen uitdrukken in een taal die voor elke gesprekspartner te begrijpen is Op vriendelijke en efficiënte wijze het telefonisch onthaal kunnen verzorgen Sociale en communicatieve vaardigheden Inzicht hebben in de werking van de organisatie en kunnen samenwerken Zelfstandig en efficiënt kunnen werken: oplossingsgericht werken, op de meest efficiënte manier alle nodige acties en initiatieven nemen binnen de vooropgestelde deadlines Zeer nauwkeurig en ordelijk kunnen werken Vlot kunnen typen en gegevens inbrengen Vlot kunnen werken met PC en netwerk Snel overweg kunnen met software-pakkettenvlot kunnen werken met PC en netwerk Vereiste attitudes/ gedragscompetenties Zin voor orde en stiptheid Planmatig kunnen werken met deadlines Beroepsgeheim respecteren en vertrouwelijke informatie respecteren en er discreet mee omgaan Leergierig en bereid tot permanente vorming Flexibel: openstaan voor wijzigingen in job-inhoud en/of werkuren Loyaal tegenover het bestuur en tegenover de andere personeelsleden. Het loyaal ondersteunen, uitdragen en uitvoeren van genomen beslissingen met behoud van een constructief kritische geest ten overstaan van die beslissingen Betrouwbaarheid en discretie: consequent en correct handelen (formele regels en afspraken respecteren, respect omgaan met klanten, collega s, volledige en juiste informatie doorgeven, open uitkomen voor fouten, vergissingen en nalatigheden Klantgerichtheid: een dienstverlenende houding hebben tegenover de burger en personeel Vereiste kennis Kennis van de werking en functie van het Kennis van basisbegrippen uit de zorgsector en sociale kaart is een pluspunt Grondige kennis van de informatica 4

5 Kunnen werken met kantoortoepassingen (telefoon, fax, kopieer/ scanapparaat, frankeermachine, ) Correcte kennis Nederlandse taal, zowel gesproken als geschreven Klantgericht onthaal en telefoneren Brieven kunnen opstellen Dactylografie Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam 5