RESULTAATSGERICHTE FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER PERSONEEL EN ORGANISATIE

Transcriptie

1 RESULTAATSGERICHTE FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER PERSONEEL EN ORGANISATIE 1. NAAM VAN DE FUNCTIE ADMINISTRATIEVE MEDEWERKER PERSONEEL EN ORGANISATIE 2. FUNCTIE-OMGEVING Afdeling: Personeel en Organisatie Naam functionaris: Rapporteert aan: Diensthoofd Personeelsmanagement 3. DOEL VAN DE FUNCTIE - De administratieve medewerker Personeel en Organisatie biedt een kwaliteitsvolle en klantvriendelijke administratieve dienstverlening op het domein van Personeel en Organisatie. - De administratieve medewerker Personeel en Organisatie geeft ondersteuning aan de realisatie van de HR-processen gedefinieerd in het beleidsplan. 4. VOORNAAMSTE KLANTEN Diensthoofd Personeelsmanagement Collega s dienst Personeel en Organisatie Alle medewerkers van het OCMW Externe leveranciers/organisaties

2 Intern/extern Persoon/dienst Omschrijving intern Diensthoofd Personeelsmanage ment extern Collega s dienst Personeel en Organisatie Alle medewerkers OCMW Medewerkers Stad Geraardsbergen/ externe organisaties Externe leveranciers HR services dagelijkse samenwerking, werkoverleg,, rapportering dagelijkse samenwerking, werkoverleg, informatie en gegevensuitwisseling, samenwerking 5. RESULTAATSGEBIEDEN 5.1. Resultaatsgebied: FINANCIELE PERSONEELSADMINISTRATIE. Verwerking van financiële en administratieve gegevens ten einde een accurate uitbetaling van lonen en wedden te realiseren. Verwerking afwezigheden Verwerking + updaten personeelsdata in database noodzakelijk voor correcte verloning (anciënniteiten, doorschalingen, wijzigingen rekeningnr/gezinstoestand, ) Verwerking data tijdsregistratie? administratief werk 5.2. Resultaatsgebied: PERSONEELSADMINISTRATIE De verwerking van de personeelsadministratie ten einde een efficiënt databeheer van instroom, doorstroom en uitstroom continu beschikbaar te hebben, inclusief beschikbaarheid van individuele personeelsdossiers.

3 Databeheer van instroom nieuwe medewerkers Verwerking van de contracten Opmaken van ontwerpnotulen Praktische ondersteuning bieden bij de behandeling van de sollicitatiedossiers Informatie beheren over de nieuwe relevante wetgevingen zodat men deze kan toepassen? Adviseren 5.3. Resultaatsgebied: COMPETENTIEMANAGEMENT De ondersteuning van het gevoerde competentiemanagement aan de hand van een efficiënte vormingsadministratie. Administratief beheer van vorming, training en opleiding van medewerkers Administratieve verwerking van betalingen voor VTO Praktische ondersteuning bij de organisatie van vormingen? 5.4. Resultaatsgebied: DATABEHEER Beschikbaar stellen van administratieve informatie ten einde te komen tot een efficiënt databeheer en de onmiddellijke beschikbaarheid van administratieve gegevens. Instaan voor een efficiënt en permanent klassement van personeelsgegevens Registratie van administratieve gegevens in data software Opzoeken van gegevens Controle, correctie en vervollediging van administratieve gegevens Administratieve gegevens doorgeven naar de nodige personen en/of instanties

4 Kritisch bewaken van de efficiëntie van het huidige databeheer 5.5. Resultaatsgebied: INFORMATIEVERLENING Verlening van informatie aan de personeelsleden, teneinde alle medewerkers die vragende partij zijn, op de hoogte te kunnen houden van hun persoonlijk dossier en van het beleid. Zorgen voor een klantvriendelijk onthaal en antwoorden verlenen aan interne medewerkers en externen die zich op de dienst aanbieden Beantwoorden van telefoonoproepen, mails en brieven conform de geldende huisstijl en richtlijnen Zich op de hoogte houden van aanpassingen en veranderingen in de rechtspositieregeling en het beleid zodat men correcte informatie kan verschaffen Informatie uitwisselen met andere diensten en externen 5.6. Resultaatsgebied: ONDERSTEUNING HR-PROCESSEN Bieden van ondersteuning bij de ontwikkeling van HR-processen (HR communicatie, e- HRM), teneinde de verwezenlijking van het HR-beleidsplan mee mogelijk te maken. Kennis vergaren en ontwikkelen over de processen, om mee te kunnen werken aan het realiseren van de HR doelstellingen Informatie documenteren over de huidige werking ter ondersteuning van het hertekenen van de huidige procedures Kritische reflectie over de huidige HR processen en de doelstellingen Praktische hulp bieden bij de uitvoering van de processen Deelnemen aan interne vergaderingen en overleggen met collega s om tot een positieve werksfeer te komen. Samen tekorten en problemen rondom de werking van

5 de eigen dienst en de andere diensten detecteren, en proactief mogelijke oplossingen voorstellen