Functiekaart Administratief medewerker

Transcriptie

1 Functiekaart Administratief medewerker Functie Graadnaam: Administratief medewerker Afdeling: Administratie Functienaam: Administratief medewerker Dienst: Burgerzaken / Grondgebiedzaken / Vrije Tijd Functiefamilie: Administratief uitvoerend Subdienst: Functionele loopbaan: C1-C3 Doel van de organisatie De gemeente Drogenbos ontwikkelt en organiseert een optimale dienstverlening naar de bevolking in de haar toegewezen domeinen. Naargelang de plaatselijke behoeften kunnen er ook zelf initiatieven genomen worden. Doel van de afdeling/dienst De afdeling administratie staat in voor de afhandeling en opvolging van de diverse gemeentelijke administratieve taken m.b.t. burgerzaken, welzijn, financiële zaken en logistiek. De dienst burgerzaken verzorgt een deskundige, efficiënte en klantvriendelijke dienst- en informatieverlening naar de burger toe voor alles wat betrekking heeft op bevolking en burgerlijke stand. Ze is de schakel tussen de burger en de overheid die alle informatiegegevens die door de wet voorgeschreven zijn, registreert en verwerkt in de vorm van akten, attesten en bewijzen telkens de burger of een andere overheid erom vraagt. De afdeling grondgebiedzaken heeft tot doel de uitbestede werken en de werken in eigen beheer aan de gemeentelijke accommodaties en infrastructuur op te volgen, uit te voeren en te coördineren, zodat de burgers en de verschillende gemeentelijke diensten kunnen beschikken over een aangepaste, veilige en comfortabele omgeving. Daarnaast heeft deze afdeling tot doel de gemeentelijke ruimte op een duurzame wijze te ontwikkelen. De dienst administratie zorgt voor de administratieve ondersteuning van de afdeling grondgebiedzaken. De afdeling administratie staat in voor de afhandeling en opvolging van de diverse gemeentelijke administratieve taken m.b.t. burgerzaken, welzijn, financiële zaken en logistiek. De dienst vrije tijd heeft als doel een vrijetijdsaanbod te creëren voor de eigen inwoners en bezoekers, hen te stimuleren om aan vrijetijdsbesteding deel te nemen, individueel of in groep en een actieve begeleiding en ondersteuning te bieden aan het verenigingsleven in de gemeente. De dienst vrije tijd werkt binnen de dienst welzijn, deze dienst stuurt, begeleidt en coördineert het gemeentelijk vrijetijdsbeleid teneinde een optimale afstemming tussen de diverse actoren in het brede culturele en vrijetijdsveld te bekomen en een integraal en kwalitatief cultuur- en vrijetijdsbeleid in de gemeente te stimuleren. Daarnaast heeft de dienst welzijn een sociale functie naar de inwoners van de gemeente toe, in samenwerking met het OCMW (uitvoering van het lokaal sociaal beleidsplan). info@drogenbos.be - 1

2 Doel van de functie De administratief medewerker burgerzaken werkt mee in de dienst burgerzaken en staat in voor diverse taken gaande van aangelegenheden burgerlijke stand en bevolking, verkiezingen tot algemeen administratief werk. De administratief medewerker grondgebiedzaken werkt mee in de dienst administratie van de afdeling grondgebiedzaken en staat in voor diverse opdrachten, zoals het uitvoeren van administratieve taken. De administratief medewerker vrije tijd werkt op de dienst vrije tijd en staat in voor het uitvoeren van diverse administratieve taken hieromtrent. Plaats in de organisatie De administratief medewerker burgerzaken werkt onder leiding van het diensthoofd burgerzaken. De administratief medewerker grondgebiedzaken werkt onder leiding van het afdelingshoofd grondgebiedzaken De administratief medewerker vrije tijd werkt onder leiding van de bestuurssecretaris

3 Kernresultaten - Burgerzaken Bevolkingsaangelegenheden Administratieve verwerking en registratie van bevolkingsaangelegenheden (identiteitskaarten, rijbewijzen, reispassen, ) en de burgers hierover informeren. Doel: bijhouden van de bevolkingsregisters en afleveren van documenten. Aangelegenheden burgerlijke stand Het opmaken en registreren van aktes, dossiers en documenten met betrekking tot de burgerlijke stand (huwelijk, overlijden, geboorte, ), het bijhouden van statistieken en de burgers hierover informeren. Doel: bijhouden van de registers van burgerlijke stand en afleveren van documenten. Strafregister Administratieve verwerking en registratie van vonnissen en arresten en indien gevraagd, de burgers hierover informeren. Doel: de gegevens van het strafregister up to date houden en op vraag het uittreksel ter beschikking stellen. Vreemdelingen aangelegenheden Administratieve verwerking en registratie van vreemdelingenaangelegenheden en de burgers hierover informeren. Doel: bijhouden van het register en afleveren van documenten. Verkiezingen Instaan voor de administratieve organisatie en de coördinatie van de logistiek bij de verkiezingen. Doel: er mee voor zorgen dat de verkiezingen vlot verlopen. Administratie Het uitvoeren van diverse administratieve handelingen (opstarten en opvolgen van administratieve procedures, opmaken van verslagen en nota s, opstellen van beleidsbeslissingen en ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen, opmaken van uitgaande brieven, voorbereiden, opvolgen en afwerken van dossiers, ). Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit. Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. info@drogenbos.be - 3

4 Kernresultaten - Grondgebiedzaken Grondgebiedzaken Het uitvoeren van ondersteunende taken die eigen zijn aan de afdeling grondgebiedzaken (o.a. dossiers opmaken, opvolging van subsidieaanvragen, gegevens opzoeken en databanken, registers up to date houden, e.d.). Doel: de werking van de afdeling optimaal ondersteunen. Aankoop materiaal Organiseren en coördineren van de aankoop van bestellingen en contracten (opmaak van bestekken en prijsvragen, voorbereiden van gunningsprocedures, controle van offertes, opstellen van lastenboeken, ) Doel: de aankoop van bestellingen en contracten binnen de dienst ondersteunen. Overheidsopdrachten Bijdragen tot het definiëren van het lastenboek en opvolgen van de uitbesteden werken door de contractanten. Doel: de overheidsopdrachten correct en conform de afspraken laten geschieden. Ondersteuning bij coördinatie van uitbestede werken en werken in eigen beheer Ondersteuning bieden binnen de dienst bij het voorbereiden, uitwerken en controleren van uitbestede patrimoniumwerken en werken uitgevoerd in eigen beheer. Doel: bijdragen tot een efficiënt beheer en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform de wettelijke bepalingen en afspraken. Ondersteuning bieden bij evenementen Ondersteuning bij manifestaties, feestelijkheden, recepties en vergaderingen. Doel: het vlotte verloop van de evenementen garanderen. Administratie Het uitvoeren van diverse administratieve handelingen (opstarten en opvolgen van administratieve procedures, opmaken van verslagen en nota s, opstellen van beleidsbeslissingen en ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen, opmaken van uitgaande brieven, voorbereiden, opvolgen en afwerken van dossiers, ). Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit. Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. info@drogenbos.be - 4

5 Kernresultaten Vrije tijd Algemene communicatie Administratieve ondersteuning bij het opzetten en in stand houden van verschillende communicatiekanalen (redactie infoblad, onderhoud inhoud website, ) Doel: ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot de juiste informatie en een doeltreffende communicatie waarborgen. Cultuur Het logistiek en financieel ondersteunen van de gemeentelijke culturele verenigingen en het organiseren en administratief ondersteunen van culturele acties en evenementen. Doel: burgers laten participeren aan het culturele leven binnen de gemeente en ervoor zorgen dat de gemeentelijke culturele verenigingen zich kunnen ontplooien. Feestelijkheden Het uitbouwen, organiseren, coördineren en administratief ondersteunen van feestelijkheden en activiteiten binnen de gemeente. Doel: feestelijkheden vlot laten verlopen. Jeugd Het logistiek en financieel ondersteunen van de gemeentelijke jeugdverenigingen. Doel: ervoor zorgen dat de gemeentelijke jeugdverenigingen zich kunnen ontplooien. Klachtenbeheer Instaan voor het beheren en opvolgen van de klachten, en instaan voor de coördinatie. Doel: zorgen dat klachten goed opgevolgd worden. Sportpromotie Het logistiek en financieel ondersteunen van de gemeentelijke sportverenigingen en coördineren en administratief ondersteunen van sportgerelateerde projecten. Doel: burgers stimuleren tot sportbeoefening en ervoor zorgen dat de gemeentelijke sportverenigingen zich kunnen ontplooien. Administratie Het uitvoeren van diverse administratieve handelingen (opstarten en opvolgen van administratieve procedures, opmaken van verslagen en nota s, opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen, opmaken van brieven, ). Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit. Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. info@drogenbos.be - 5

6 Grondig (3) Voldoende (2) Elementair (1) Grondig (3) Voldoende (2) Elementair (1) Gemeente Drogenbos Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Competentie PC-vaardigheden (Word, Excel, PowerPoint, Access en Outlook) Software eigen aan de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie en de functie Werking van de organisatie Procedures en procesbeheer Gedragscompetenties Niveau Competentie Teamwerk en samenwerken Flexibiliteit Klantgerichtheid Integriteit Resultaatgerichtheid Stressbestendigheid Voortgangscontrole Mondelinge communicatie Schriftelijke communicatie Kwaliteit en nauwgezetheid Analytisch denken Veranderingsbereidheid Initiatief info@drogenbos.be - 6

7 Voor kennisname en ontvangst Schrijf voor kennisname en ontvangst, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Voor kennisname en ontvangst Personeelslid Direct leidinggevende Datum Naam Handtekening - 7