Administratief medewerker (C1-3) Personeel & Organisatie (m/v) Infobundel

Transcriptie

1 Administratief medewerker (C1-3) Personeel & Organisatie (m/v) Infobundel

2 Gemeentebestuur Sint-Laureins Het gemeentebestuur van Sint-Laureins gaat over tot de aanwerving van: Administratief medewerker (m/v) Personeel & Organisatie in contractueel verband niveau C1-3 fulltime Werk je ordelijk, efficiënt en correct? Ben je enthousiast, administratief vaardig en betrokken bij jouw job? Dan ben jij de collega die wij zoeken! Doel van de functie: Als administratief medewerker op de dienst Personeel & Organisatie ondersteun je de administratieve processen die verband houden met het algemeen bestuurlijk beleid en het personeelsbeleid van de gemeente. Je zorgt voor een kwaliteitsvolle, klantvriendelijke en klantgerichte dienstverlening en stelt alles in het werk om dit op een efficiënte en effectieve manier te realiseren. Wij bieden: een boeiende en afwisselende functie met een contract van onbepaalde duur, een maandelijkse bruto aanvangswedde van 1852,51 euro aangevuld met secundaire arbeidsvoorwaarden zoals glijdende arbeidsuren, maaltijdcheques ( 6 per gewerkte dag), hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding ( 0,23 per km), een gunstige verlofregeling, lidmaatschap GSD-V en permanente vorming en opleiding. Wij verwachten: U bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs en beschikt over goede administratieve en computervaardigheden. Inlichtingen en sollicitatie: Solliciteer uiterlijk op 1 april 2018 via het digitale sollicitatieformulier op Je kan hier ook een recent curriculum vitae, een kopie van je diploma en een uittreksel uit het strafregister uploaden. Wanneer je voor het eerst solliciteert via het webplatform, moet je eerst een kandidatenprofiel aanmaken. Meer info kan u ook telefonisch verkrijgen op het nummer of via mail naar secretariaat@sint-laureins.be.

3 Administratief medewerker secretariaat De hierna vermelde functiebeschrijving geeft een beschrijving van het globaal doel van de functie, de plaats in de organisatie, het niveau van de functie en het profiel waaraan dient te worden voldaan. Deze opsomming heeft niet de intentie om volledig te zijn. De functie kan ook taken omvatten die niet in de lijst zijn opgenomen maar die tot doel hebben het gemeentebestuur in zijn geheel te ondersteunen. FUNCTIEBESCHRIJVING Functietitel Globaal doel van de functie Administratief medewerker secretariaat Uitvoeren van administratieve opdrachten waardoor u bijdraagt tot het leveren van een kwaliteitsvolle dienstverlening via de meest efficiënte organisatie binnen de beschikbare middelen. Plaats in de organisatie Functie-inhoud Rapporteert aan de secretaris Fungeren als dossierbeheerder Beheren van de dossiers in functie van uw domeinspecifieke kennis Administratief controleren en vervolledigen van dossiers Leggen van de nodige contacten om uw dossiers optimaal op te volgen Toepassen van de correcte procedures Doorgeven van de dossiers naar de betreffende persoon/dienst en eventueel terugkoppelen naar derden Verrichten van administratieve opdrachten in functie van de dienst Opstellen van brieven, s en faxberichten conform de geldende huisstijl en richtlijnen Verzorgen van het telefonisch onthaal, beantwoorden en doorschakelen van telefonische oproepen Afhandelen van inkomende en uitgaande post en postverwerking Klasseren, archiveren en opvolgen van brieven, documenten, verslagen, dossiers, In opdracht van uw verantwoordelijke samenstellen van dossiers ter voorbereiding van vergaderingen Administratief opmaken en verwerken van college- en gemeenteraadsbesluiten Administratieve verwerking vakbondsoverleg, college en gemeenteraad ter ondersteuning van de gemeentesecretaris Opstellen agenda, verzamelen stukken voor verspreiding naar leden vakbondsoverleg/college/gemeenteraad Opmaken besluiten college/gemeenteraad Verslaggeving college en gemeenteraad Verwerken en afhandelen protocollen vakbondsoverleg Bijhouden registers college, gemeenteraad, besluiten gemeentesecretaris, besluiten burgemeester Algemene administratie Bekendmaking reglementen en verordeningen

4 Administratieve taken inzake personeelsaangelegenheden Beheer tijdsregistratiepakket Postregistratie Registreren, kopiëren en klasseren van inkomende en uitgaande post Logistiek Opvolgen en afhandelen zaalreservaties (aanvragen, bevestigingen en facturatie) Opvolgen en afhandelen reservaties materiaal (aanvragen, bevestigingen en facturatie) Profiel Kennis Kennis relevante wetgeving Grondige kennis gangbare informaticatoepassingen Vaardigheden In teamverband kunnen werken Eigen taken kunnen plannen en deze zorgvuldig, correct en efficiënt afwerken Logisch denkvermogen Communicatieve vaardigheden: geschreven en gesproken Inzicht in vragen en behoeften van burgers Vaardig kunnen omgaan met computertoepassingen eigen aan de dienst Zich snel nieuwe wetgeving, reglementen en voorschriften eigen kunnen maken en juist kunnen interpreteren Attitudes Stressbestendigheid Positieve ingesteldheid Bereid om zich permanent bij te scholen Loyaal t.o.v. de organisatie Objectiviteit Teamgeest Collegialiteit Gevoel voor dienstverlening Klantgerichtheid Flexibiliteit Integriteit Salarisschaal C1-3 Specifieke arbeidsvoorwaarden U past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst en het bestuur waar u bent tewerkgesteld. U bent bereid om ook s avonds en in het weekend te werken als de aard van de opdracht dit vraagt.

5 AANWERVINGSVOORWAARDEN - Houder zijn van één van de diploma s of studiegetuigschriften welke in aanmerking komen voor toelating tot een betrekking van niveau C - Houder zijn van het rijbewijs B - Slagen voor de selectieproef EXAMENPROGRAMMA 1. Schriftelijk gedeelte op 50 punten Proef 1: gevalstudie op 25 punten De kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De totale context van de problematiek wordt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat tracht een oplossing uit te werken en deze aan de hand van een verslag tracht weer te geven. Proef 2: kennis op 25 punten Toetsing van relevante kennis op niveau van de functie. 2. Mondeling gedeelte op 50 punten Een conversatieproef ter beoordeling van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals zijn motivatie, zijn interesse voor het werkterrein, zijn maturiteit en karaktereigenschappen. Om geslaagd te zijn moeten de kandidaten voor elk examengedeelte zestig procent van de punten behalen. Indien een examengedeelte meer dan één proef omvat, moeten zij bovendien vijftig procent van de punten behalen op elk van die proeven. SELECTIECOMMISSIE De selectiecommissie, nominatief samen te stellen door het College van Burgemeester en Schepenen wordt als volgt samengesteld: Drie ervaringsdeskundigen Het secretariaat wordt waargenomen door een personeelslid van het gemeentebestuur zonder stemrecht. De selectiecommissie kiest de voorzitter in haar midden. Verloning Verloning volgens de barema s van de overheidssector, barema C1-3: ,51 bruto per maand als aanvangswedde voor een voltijdse functie ,57 bruto per maand als eindwedde voor een voltijdse functie