Functiebeschrijving. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname. Dienst: Financiële zaken

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: administratief hoofdmedewerker Functienaam: administratief hoofdmedewerker Functiefamilie: deskundige Functionele loopbaan: C4-C5 Dienst: Financiële zaken Subdienst: Subdienst: Code: Doel van de entiteit De dienst financiële zaken is verantwoordelijk voor alle financiële taken van de gemeente en het OCMW. De dienst richt zich naar het beleid en de eigen organisatie: uitvoering, opvolging en controle van alle inkomsten en uitgaven van de gemeente, periodieke rapportering van de nodige financiële informatie. De dienst staat in voor de uitvoering van de financiële taken, waarbij de uitvoering en opvolging van de begroting en de financiële verrichtingen centraal staan. Dit behelst tevens het opstellen van het budget en de budgetwijzigingen. Het dienst financiële zaken is ook een aanspreekforum naar de burger toe m.b.t belastingen en inningen. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van: de financieel beheerder; vervangt de financieel beheerder bij zijn afwezigheid volgens de vigerende wetgeving Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 5

2 Kernresultaten Inning van fiscale en niet- fiscale ontvangsten Opvolgen en afhandelen van alle verrichtingen met betrekking tot fiscale en niet-fiscale ontvangsten. Doel: ervoor zorgen dat de gemeente haar belastingen en retributies tijdig en correct int organiseren en controleren van de inkohiering instaan voor de behandeling van bezwaarschriften tijdig verzenden van de aanslagbiljetten en aanmaningen toezien dat de retributies door de verschillende entiteiten correct geïnd worden burgers klantvriendelijk te woord staan en hen trachten te helpen bij problemen rond hun belastingen Beheer boekhouding Instaan voor de verwerking van alle boekhoudkundige documenten en gegevens. Doel: de juistheid van de financiële informatie verzekeren het uitvoeren van de verschillende eindejaarsverrichtingen met het oog op het opstellen van de jaarrekening het opmaken en voorbereiden van de visa in het kader van de visumverplichting registratie en beheer kasboeken samen en onder begeleiding met de financieel beheerder de jaarrekening opstellen voorbereiden van de jaarrekening inventarisbeheer boekhoudkundige verwerking van alle girale en chartale verrichtingen volledig klassement van de boekhoudkundige stukken financiële verrichtingen registreren in de boekhouding voor bepaalde rekeningen boekhoudkundige verwerking van alle financiële verrichtingen opvolgen van te ontvangen subsidies en aan te gane leningen instaan voor debiteuren- en crediteurenbeheer Controle boekhouding Uitoefenen van boekhoudkundige en financiële controles. Doel: zekerheid verschaffen over de juistheid van de boekhoudkundige verrichtingen inschrijving in dag- en kasboek en het journaal CC Consult pagina 2 van 5

3 boekingen rekeninguittreksels bijhouden van een grootboek controle van de thesaurieën met rekeninguittreksels controle van de periodieke afsluitingen het voorbereiden van de diverse externe controles en de actieve deelname bij controleactiviteiten controles op boekhoudkundige registraties van de medewerkers Voorbereiding bestuursorganen Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten voorbereiden en afwerken van dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten Strategische beleidsvoering Concipïeren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen de budgettair voorziene ruimte van de entiteit. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen. Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsnota's opmaken van een voorstel van een meerjarig financieel beleidsplan, de financiële nota van het budget/wijziging/interne kredietaanpassing en dienstjaarrekening waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen bespreken met en rapporteren aan de beleidsorganen evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden CC Consult pagina 3 van 5

4 wetgeving en regelgeving kunnen toepassen volgen van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult pagina 4 van 5

5 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en scompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X X Financieel management X X X Strategisch management X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Presentaties (PowerPoint) X Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X X X Tekstverwerking (Word) X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Informatieverwerkend Analytisch denken X X Interactief Netwerking X Teamwerk en samenwerken X X Persoonsgebonden Flexibiliteit X X X Informatie zoeken (leervermogen) X X Kwaliteit en nauwgezetheid X X X Probleemoplossend Creativiteit X X X Klantgerichtheid X X Waardegebonden Integriteit X X X Loyauteit X X CC Consult pagina 5 van 5