Functiekaart. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Functienaam: assistent-dienstleider. Dienst: Bibliotheek

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: assistent-dienstleider Functienaam: assistent-dienstleider Functiefamilie: administratief uitvoerend Functionele loopbaan: B1-B3 Afdeling: Vrije tijd Dienst: Bibliotheek Subdienst: Administratie Code: Doel van de entiteit De bibliotheek wil zowel in de hoofdbibliotheek Lede als in de uitleenpost in Oordegem een modern en divers informatieaanbod ter beschikking stellen van de inwoners, en dit combineren met uitbreidingsactiviteiten, zodat zoveel mogelijk inwoners op een laagdrempelige manier hun weg naar de bibliotheek vinden, en daar klantvriendelijk bediend worden. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan de bibliothecaris (Vrije tijd - Bibliotheek). pagina 1 van 6

2 Kernresultaten Collectievorming Instaan voor een zorgvuldige en evenwichtige collectievorming en toegang bieden tot zoveel mogelijk informatie. Doel: tegemoetkomen aan de informatie- en ontspanningsbehoefte van de (potentiële) gebruikers. verantwoordelijk voor het aanschaf- en afvoerbeleid van een aantal onderdelen van de collectie opvolgen evoluties (nieuwe media) binnen het informatieaanbod en ontsluiten instaan voor en begeleiden van medewerkers op vlak van ontsluiting, verwerking, opstelling van de collectie en doen toepassen van de gemaakte afspraken en procedures zorgen voor een publieksvriendelijke opstelling van de collectie en een duidelijke signalisatie ontsluiten van bibliotheekmaterialen op basis van de diverse inhoudelijke ontsluitingssystemen (thema, trefwoord, onderwerpscodes, ) dedecteren en signaleren van de informatienoden kranten- en tijdschriftadministratie het toegankelijk maken van de collectie Uitleenactiviteiten Instaan voor de uitleenactiviteiten op basis van de vastgelegde uitleenmodaliteiten en - procedures. Doel: de gebruikers op een klantvriendelijke wijze helpen. uitlenen en innemen van materialen maken van een kasoverzicht en aan de hand hiervan de inkomsten verzamelen opvolgen reservaties en versturen van reservatiebrieven telefonische dienstverlening (reserveren - verlengen - alg. vragen) kranten- en tijdschriftenbeheer wegwijs maken van individuele leners en hen begeleiden in hun zoektocht naar informatie, cultuur en ontspanning versturen maningsbrieven Catalografische taken Het zorgvuldig uitvoeren van de catalografische taken. Doel: zorgen voor een betere dienstverlening naar de gebruikers. pagina 2 van 6

3 toepassen van de catalografische regelgeving bij invoeren of aanpassen van de bibliotheekmaterialen controleren van invoer van materialen binnen het eigen domein Dienstverlening bibliotheek Antwoorden op de vragen van de burgers, ook op algemene vragen (bvb. over gemeentelijke diensten). Doel: de leners op een klantvriendelijke manier wegwijs maken doorheen de diensten van de bibliotheek. vragen of problemen van leners oplossen informeren over activiteiten/projecten van de bibliotheek leners begeleiden in hun zoektocht naar cultuur, informatie, educatie doorverwijzen naar specifieke instanties Integrale bibliotheekpromotie en public relations Promotie en bekendmaking van de mogelijkheden en de dienstverlening van de bibliotheek via diverse acties en evenementen al dan niet in samenwerkingsverband. Doel: bijdragen tot cultuurparticipatie in het algemeen en leesbevordering in het bijzonder. Administratie praktische organisatie, voorbereiding en coördinatie van eigen bibliotheekinitiatieven die bijdragen tot een actieve cultuurparticipatie, kwaliteitsvolle informatievoorziening en levenslang leren informatie- en adviesverstrekking omtrent mogelijkheden tot informatieverwerving, ongeacht de informatiedrager, binnen en buiten de gemeente meewerken in het kader van samenwerkingsverbanden en netwerken omtrent het lezen en de leescultuur informatieopmaak en -verdeling omtrent bibliotheekwerking werken aan de ontmoetingsfunctie van de bibliotheek door het samenbrengen van mensen in het kader van een actie of evenement plannen en opzetten van infostands rond bepaalde thema s Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit. tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende controleren en toegang verlenen tot specifieke infrastructuur verwerken van inkomende en uitgaande post pagina 3 van 6

4 Interne communicatie Bijdragen tot een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. meewerken aan een optimale interne communicatie binnen de entiteit bijwonen van interne overlegmomenten instaan voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan behandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden. opvolgen van de website opmaak van publicaties voor pers en lokale infokranten instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen behandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken. de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen volgen van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen pagina 4 van 6

5 correct gebruiken van de prikklok naleven van het arbeidsreglement Verruimende bepaling: op vraag van de bibliothecaris of de secretaris verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. pagina 5 van 6

6 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X Outlook X X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking (Word) X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Beheersmatige Voortgangscontrole X X vaardigheden Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X Schriftelijke communicatie X X Teamwerk en samenwerken X X X Persoonsgebonden Flexibiliteit X X gedrag Kwaliteit en nauwgezetheid X X Leerbereidheid X X Stressbestendigheid X Probleemoplossend Creativiteit X X gedrag Klantgerichtheid X X X Waardegebonden gedrag Loyauteit X X Integriteit X Resultaatgerichtheid X X pagina 6 van 6