Functiebeschrijving Administratief Medewerker Technische Dienst Gemeente/OCMW Ravels

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Administratief Medewerker Technische Dienst Gemeente/OCMW Goedgekeurd op:. Handtekening:. versie

2 Functiebeschrijving Cluster Functie Graad Niveau & rang Salarisschaal Administratief Medewerker Technische Dienst Administratief C1-C3 C1-C3 Type functie Directe leidinggevende Evaluator Maarten Jansen Maarten Jansen Doelstelling dienst De doelstelling van de technische dienst is het ondersteunen van de gemeente op technisch vlak. Dit kan gaan over allerhande uit te voeren publieke werken, onderhouden van het aanwezige groen, of ontlenen van allerlei materiaal dat beschikbaar is voor de gemeente. Daarbij ondersteunt de dienst de burger met allerlei evenementen en technische problemen. Hoofddoel van de functie Als administratief medewerker op onze technische dienst zorg je voor een correcte administratieve behandeling en opvolging van onze dossiers. Je informeert de burger op een efficiënte manier en staat in voor het behandelen en opvolgen van meldingen van de burgers (betreffende o.a. riolering, wegen, stoepen, openbare groenvoorzieningen, openbare gebouwen, nutsleidingen, straatverlichting e.d.); Je ondersteunt je leidinggevenden administratief en beheert de briefwisseling. De administratief medewerker helpt mee om de technische dienst efficiënt en doeltreffend te laten functioneren op administratief vlak. 2

3 Taakbeschrijving 1. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening 2. Administratief beheren of ondersteunen van projecten/producten/dossiers 3. Instaan voor allerlei administratieve, praktische of logistieke taken zodat de werking van de dienst optimaal ondersteund wordt 4. (Administratieve) ondersteuning geven aan het diensthoofd en de verschillende coördinatoren en verantwoordelijken zodat dossiers op een vlotte en correcte manier kunnen afgehandeld worden 5. Informeren, helpen en begeleiden van klanten met oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening. 3

4 Resultaatsgebieden Resultaatsgebieden op het vlak van interne en externe klanten: Instaan voor een klantvriendelijke dienstverlening en bewaking van de kwaliteitszorg Intern werken met de medewerk(st)ers betrokken bij het behandelen van de dossiers. Verzorgen van nauwe contacten met de verantwoordelijke schepenen, de andere gemeentediensten en derden Extern vertegenwoordigen van de dienst Resultaatsgebieden op het vlak van organisatie en interne werking: Het volgen van de interne regels en afspraken betreffende de wijze van taakuitvoering Planning en organisatie van het werk Interne en externe communicatie Samenwerken en waar nodig de grenzen van de eigen functie overstijgen Resultaatsgebieden op het budgettaire vlak: Kosten-efficiënt omgaan met de middelen Realiseren van een efficiënt kosten- en tijdsbeheer Resultaatsgebieden op het vlak van verbetering en innovatie: Opvolgen van nieuwe mogelijkheden en opportuniteiten Vanuit de eigen expertise verbetering en innovatie faciliteren en promoten Positief-kritisch zijn en actief meedenken en meewerken op vlak van continue verbetering van de organisatie 4

5 Functieprofiel Competenties Instructies geven Kennis overdragen Klantgerichtheid Rapporteren Analyseren Plannen en organiseren Oplossingsgerichtheid Omgaan met verandering Kennis Elementaire kennis van de basisregelgeving op het niveau van het bestuur (gemeentedecreet, wetgeving openbaarheid van bestuur, wetgeving overheidsopdrachten, ) Basis kennis van de specifieke regelgeving in verband met de afdeling of dienst Grondige kennis van de software van de dienst Elementaire kennis van de sector Elementaire kennis van de werking van het bestuur in zijn geheel Gedragsvereisten Loyaal zijn Correct zijn Vriendelijk zijn Omgaan met kritiek Omgaan met stress Beschikbaar en flexibel zijn 5