De administratief medewerker werkt onder leiding van en rapporteert aan het afdelingshoofd burger en welzijn.

Transcriptie

1 OCM W GAVERE Markt GAVERE T F FUNCTIEKAART Administratief medewerker sociaal huis Doel van de entiteit Het OCMW wil alle inwoners een menswaardig bestaan bieden. Het wil dit bereiken door enerzijds de informatie- en doorverwijsfunctie van het OCMW naar andere actoren te vergroten en door anderzijds een vermaatschappelijking van de zorg na te streven. Het sociaal huis organiseert met bijzondere aandacht voor de meest kwetsbare groepen een toegankelijke dienstverlening om het recht op een menswaardig bestaan en op zinvolle maatschappelijke integratie te waarborgen. Deze dienstverlening kan bestaan uit psychosociale begeleiding, materiële en financiële hulp of andere ondersteunende begeleiding. Het sociaal huis zoekt samen naar nieuwe kansen en mogelijkheden om de zelfredzaamheid van mensen te verhogen en een actieve(re) deelname aan de maatschappij opnieuw aan te moedigen. Plaats in de organisatie De administratief medewerker werkt onder leiding van en rapporteert aan het afdelingshoofd burger en welzijn. Kernresultaatsgebieden Specifiek Onthaal Het verzorgen van het onthaal van de afdeling. - het bedienen van de balie, het instaan voor de eerstelijnscontacten en het aannemen en doorschakelen van de telefonie; - het verwerken en verdelen van de briefwisseling; - het beheer van de brochures; - het beheren van de registers en het uitreiken van ontvangstbewijzen; Financiële en materiële steun Het aanbieden van diverse vormen van financiële en/of materiële steun. - het bestellen en bijhouden van de stock van huisvuilzakken, voedselpakketten, voedselbonnen, ; - het klaar maken van pakketten voor verdeling; Energiearmoede Het bieden van ondersteuning bij energiearmoede. - het verwerken van de aanvragen tot tussenkomst sociaal stookoliefonds (met uitzondering van het sociaal onderzoek); - het opladen van budgetmeters; Vluchtelingen en asielzoekers

2 Het beheren en het organiseren van het lokaal opvanginitiatief: - het verzorgen van de logistiek (stock, boodschappen) en het beheren van de opvanglocatie(s) (herstellingen, ); Dienstenchequeonderneming Het beheren en plannen van de activiteiten van de dienstenchequeonderneming. - het beantwoorden van nieuwe aanvragen en het beheer van de wachtlijsten; - de planning van de werkzaamheden (maandplanning, wekelijkse bijsturing, opmaken werkschema s) en het regelen van vervanging en tijdelijke werkloosheid; - de ondersteuning over het personeelsbeheer (medisch onderzoek, verlofplanning); - het bijhouden van de kerncijfers en erover rapporteren; - het voorbereiden van de facturatie; - het beheer en de verwerking van de dienstencheques; Karweidienst Het coördineren van de aanvragen voor de karweidienst. - het ingeven en opvolgen van de goedgekeurde karweien in de softwaretoepassing MinderMobielenCentrale Het aanbieden van vervoer aan mindermobielen door middel van de coördinatie van een vrijwillige centrale. - het beheer van de leden (uitnodigingen en lidkaarten); - het beheer van de chauffeurs (uitnodigingen, rittenkaarten, betalingen); - het regelen en inschrijven van de ritten; Seniorenwerking Het coördineren van het seniorenbeleid en het ondersteunen van de seniorenwerking. - de deelname aan projecten die het seniorenbeleid vorm geven en de ondersteuning van senioren vergroot; - de verwerking van de periodieke bevraging van de behoeften van senioren; - ondersteuning bieden bij het opzetten en onderhouden van een vrijwilligersnetwerk rond seniorenvragen; Verruimende bepalingen Geen limitatieve oplijsting De bovenstaande oplijsting van kernresultaatsgebieden beperkt zich tot de belangrijkste resultaatsgebieden van de functie. De oplijsting mag in geen geval als limitatief beschouwd worden. Daarenboven kan de leidinggevende, voor de goede werking van de organisatie, steeds nieuwe en/of andere resultaatsgebieden en/of opdrachten toewijzen.

3 Functieprofiel Technische competenties Cluster Competentie Niveau Elementair Voldoende Grondig PC-vaardigheden Tekstverwerking (F) Personal Information Manager (F) Software eigen aan de functie (F) Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie (F) Werking en werkmiddelen Werking van de organisatie (F) Verrichten van allerhande administratieve verrichtingen en verplichtingen binnen de afdeling. - het bedienen van de balie en de telefoon van de afdeling: de burger klantvriendelijk te woord staan en hem zo snel en zo goed mogelijk te helpen; verstrekken van algemene informatie, inlichtingen, formulieren, ; beantwoorden en doorschakelen van de telefoon; - het verzorgen van de briefwisseling; - het opstellen van verslagen; - het opzoeken van gegevens en up to date houden van gegevens in registers, databanken, dossiers, ; - het opmaken van dossiers; - het archiveren van documenten; Procedures en procesbeheer (F) De kwaliteitssystemen en technieken van de organisatie naleven. - het nauwgezet toepassen van processen; Verrichten van kleine financiële verrichtingen binnen de afdeling. - het beheren van de kassa van de afdeling;

4 - het innen van geringe dagontvangsten; Projectmatig werken (F) Gedragscompetenties Cluster Competentie Niveau Elementair Voldoende Grondig Interactief Empathie (S) Mondelinge communicatie (F) Schriftelijke communicatie (F) Persoonsgebonden Probleemoplossend Waardegebonden Zorgen voor een optimale informatiedoorstroming. - de huisstijl van de gemeente toepassen; - actief deelnemen aan het afdelings- of dienstoverleg; - instaan voor een vlot en professioneel contact met de burger; Teamwerk en samenwerking (G) Fleibiliteit (G) Kwaliteit en accuraatheid (F) Stressbestendigheid(F) Klantgerichtheid (G/S) Organisatieverbondenheid (G) Integriteit (S)

5 Kennisname Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam VOOR EENSLUIDEND AFSCHRIFT Te Gavere, 23 oktober 2017 de Gemeentesecretaris Serge RONSSE