Functiekaart. Werkt onder leiding van en rapporteert aan: diensthoofd(ruimte, omgeving en economie)

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: administratief medewerker Functienaam: administratief medewerker Functiefamilie: administratief medewerkers Functionele loopbaan: C1-C3 Afdeling: ruimte Dienst: omgeving en economie Subdienst: Code: Doel van de entiteit De afdeling ruimte heeft tot doel de gemeentelijke openbare ruimte en het gemeentelijk patrimonium op een duurzame wijze te ontwikkelen en te onderhouden. De afdeling omvat de diensten omgeving en economie, duurzaamheid en mobiliteit en de dienst uitvoering (werken in eigen beheer). De dienst omgeving en economie staat in voor het voeren van een efficiënt vergunningen- en handhavingsbeleid. M.b.t. milieu heeft de dienst tot doel het milieubeleid van de gemeente te plannen, uit te werken, uit te voeren en op te volgen. Dit omvat onder meer het ontwikkelen van een visie, het beheersen en implementeren van de milieumaterie en wetgeving ter verbetering en ontwikkeling van het gemeentelijk milieu en het realiseren van een nette leefomgeving. De dienst staat tevens in voor de ondersteuning van de handelaars en de lokale economie. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: diensthoofd(ruimte, omgeving en economie) Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 15 februari 2018 pagina 1 van 5

2 Kernresultaten Vergunningen Administratieve ondersteuning bieden bij de vergunningen en bij het behandelen en adviseren van vergunningen en -beroepen. Doel: de aflevering van vergunningen en preventie en beperking van mogelijke bronnen van hinder en risico's voor mens en milieu administratief ondersteunen. volledigheid van ontvangen dossiers nakijken en eventueel ontbrekende stukken melden aan de deskundige omgeving en economie administratieve ondersteuning bieden bij de dossiers Ondernemingsloket Mee uitbouwen van een ondernemingsloket. Doel: stimuleren en ondersteunen van de lokale economie administratieve begeleiding bieden voor nieuwe zelfstandigen administratieve ondersteuning bieden aan KMO's en uitbouwen KMO-loket Organisatie ambulante activiteiten Administratieve organisatie van de ambulante activiteiten en verzorgen van de dienstverlening naar de standhouders. Doel: aanbieden van diverse projecten en de standhouders optimaal informeren en hen ondersteunen in de correcte en vlotte afhandeling van diverse administratieve formaliteiten. tijdig opstarten en permanent controleren van opstelling van markten en kermissen ontvangen en controleren van aangiften, aanvragen en documenten opmaken, aanpassen, afleveren en opvolgen van documenten, verklaringen en dossiers registratie, inventarisatie en planning van markten en kermissen verrichten van de nodige financiële transacties indien noodzakelijk verlenen van ondersteuning van de standhouders bij het invullen/vervullen van administratieve formaliteiten opstellen van inplantings/opstellingsplannen voor markten en kermissen opzetten en organiseren van diverse projecten omtrent ruimtelijke thema's opzetten en organiseren van diverse projecten met betrekking tot milieu en landbouw Administratieve ondersteuning omgeving en economie Uitvoeren van administratieve en ondersteunende taken met betrekking tot de uitwerking van het ruimtelijk beleid, het grond- en pandenbeleid, het strategisch milieubeleid, het handhavingsbeleid en de Gecoro. Doel: de werking van de entiteit ondersteunen en haar resultaten helpen optimaliseren. CC Consult 15 februari 2018 pagina 2 van 5

3 opzoeken van gegevens voor het invullen en up to date houden van registers, databanken, dossiers, correspondentie, tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures opstellen van verslagen en nota's uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende Niet-dossiergebonden administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit. instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opmaken van uitgaande brieven Voorbereiding bestuursorganen Administratieve voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het verzamelen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers. verzamelen van dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar het secretariaat Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlot contact met de burger (vb. op afspraak) telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen en doorgeven of afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit afhandelen of doorgeven van binnenkomende interne vragen en opmerkingen CC Consult 15 februari 2018 pagina 3 van 5

4 signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere entiteiten die dit kunnen aanbelangen Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken. de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult 15 februari 2018 pagina 4 van 5

5 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden PIM (Personal Information Manager) (Outlook) Rekenbladen (Excel) Software eigen aan de functie Tekstverwerking (Word) Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Werking van de organisatie Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Beheersmatige vaardigheden Voortgangscontrole Interactief gedrag Empathie (inlevingsvermogen) Schriftelijke communicatie Teamwerk en samenwerken Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit Kwaliteit en nauwgezetheid Probleemoplossend gedrag Klantgerichtheid Waardegebonden gedrag Integriteit CC Consult 15 februari 2018 pagina 5 van 5