1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een straffe Back up teamverantwoordelijke schoonmaak contractueel Niveau: D Rang: D1 Graad: back-up werfverantwoordelijke schoonmaak Met standplaats: VAC Leuven en VAC Hasselt Vacaturenummer: 48 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Heb je ervaring als professionele schoonmaak(st)er? Heb je zin om meer verantwoordelijkheid op te nemen naast het poetswerk? Dan is onderstaande vacature iets voor jou! Het Facilitair Bedrijf zoekt één back up teamverantwoordelijke schoonmaak voor het Vlaamse Administratief Centrum (VAC) in Leuven en daarnaast ook één back up teamverantwoordelijke schoonmaak voor het VAC van Hasselt. In deze selectieprocedure gaan we dus twee back up teamverantwoordelijken schoonmaak werven op een andere standplaats. Jij bent back up van de teamverantwoordelijke schoonmaak, als die afwezig is. Hierdoor ben je mede verantwoordelijk voor een team van schoonma(a)k(st)ers. In Leuven zijn er 10 schoonma(a)k(st)ers en 1 teamverantwoordelijke en in Hasselt zijn er 5 schoonma(a)k(st)ers en 1 teamverantwoordelijke. Je hebt zowel poets- als administratieve taken. Heb je interesse in deze functie? Lees dan zeker verder! 2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Facilitair Bedrijf ondersteunt de agentschappen binnen de Vlaamse overheid bij hun huisvesting, schoonmaak, catering, drukwerk, transport en facilitaire contracten. De functie van back-up schoonmaakverantwoordelijke situeert zich binnen de afdeling Facilitair Management, dat onder andere

2 een ruime waaier aan schoonmaakdiensten aanbiedt waarop klanten beroep kunnen doen om te verzekeren dat hun gebouwen er steeds netjes bij liggen. Als back-up teamverantwoordelijke schoonmaak werk je 38 uur per week. Je start iedere werkdag tussen 6u-6u30 en eindigt om 14u06-14u36,mits enige flexibiliteit. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Uitvoeren van operationele taken teneinde de dienstverlening in de schoonmaak mee te realiseren. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Kennis nemen van de opdracht Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Uitvoering Voorbeelden van activiteiten - Je raadpleegt de standaardwerkplanning, kleurenplanning en periodieke schoonmaakwerkzaamheden. - Je praat regelmatig met de teamverantwoordelijke en/of collega s over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren. - Je weet welke producten of materiaal er moet gebruikt worden voor alle taken, zodat je geen verkeerde producten gebruikt. - Je hebt kennis van de juiste werkmethodes. - Je hebt kennis van ISO Je weet wanneer en hoe de machines te gebruiken. - Je weet hoe je bestellingen moet doen, hoe je speciale werkzaamheden moet aanvragen, hoe je een aanpassing moet maken aan de schoonmaakplanning, hoe en wanneer je een klacht moet opmaken,... - Je kent de inhoud van het gebouwrapport, weet dit te vinden en vult tijdig aan. - Je volgt de werkplanning, maar kunt inschatten wanneer er moet afgeweken worden van het schoonmaakprogramma. pagina 2 van 12

3 Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. Ad-hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen - Je respecteert de opgegeven prioriteiten. - Je kunt zelfstandig werken: je kan problemen zelf oplossen maar weet ook wanneer je hulp moet vragen. - Je doet bestellingen en vraagt speciale werkzaamheden aan op vraag van of in overleg met jouw teamverantwoordelijke. - Je doet bestellingen in BOS, aanvragen voor speciale werkzaamheden,. - Je maakt klachten op. - Je past de schoonmaakplanning aan. - Je voert kwaliteitscontroles uit en verwerkt deze op een correcte manier waaronder ISO. - Je vult gebouwrapport, opvolgingstabellen,.. aan. - Je beschikt over alle veiligheidsfiches. - Je past gebruiksaanwijzingen van toestellen en producten correct toe en kijkt er mee op toe dat de schoonmaakpersoneelsleden dit ook doen. - Je signaleert defecten en problemen aan de verantwoordelijke, indien deze niet aanwezig is stel je zelf een technische interventie op. - Je houdt de werkplaats/berging en werkwagen ordelijk en net en kijkt er mee op toe dat de schoonmaakpersoneelsleden dit ook doen. - Je bewaart producten in de juiste flacons en op de juiste plaats en kijkt er mee op toe dat de schoonmaakpersoneelsleden dit ook doen. - Je onderhoudt werkkleding en uniformen en kijkt er mee op toe dat de schoonmaakpersoneelsleden dit ook doen. - Je draagt jouw werkkledij en schoenen bij het uitvoeren van (schoonmaak)taken op de werkvloer. - Je voert niet-vaste schoonmaakopdrachten op vraag van de klant (bvb. locker uitkuisen bij verhuis) of laat deze uitvoeren. - Je gebruikt niet-alledaagse schoonmaakproducten naar aanleiding van specifieke of uitzonderlijke vervuiling op een correcte manier. pagina 3 van 12

4 Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de chef in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. Voorraadbeheer Mee instaan voor het voorraadbeheer van werkmiddelen en producten teneinde de beschikbaarheid van deze middelen te verzekeren. - Specifieke rapporteringen op vraag van de leidinggevende opmaken (bvb. oplijsting van gebruik van producten, aantal,..). - Beantwoorden van specifieke vragen, opmerkingen van leidinggevenden, klanten en collega s. - Je signaleert problemen en voorvallen en bespreekt dit met de teamverantwoordelijke. - Je registreert nauwkeurig de uitgevoerde werkzaamheden. - Je vult de gevraagde formulieren correct en tijdig in. - Je houdt de tijdsregistratie correct bij. - Bij afwezigheid van de verantwoordelijke voer je administratieve taken uit. - Bij grote administratieve projecten (bvb. opmaak nieuwe schoonmaakplanningen) ondersteun je de verantwoordelijke. - Je doet aanvullingen in het gebouwrapport. - Je helpt collega s om alle taken rond te krijgen wanneer er erg veel werk is, bij afwezigheid of bij extra werkzaamheden. - Je springt sporadisch in op (on)regelmatige diensttijden bij onvoorziene situaties. - Je maakt met het team en/of de teamverantwoordelijke afspraken over de taakverdeling. - Je volgt de werkplanning maar kan inschatten wanneer er veranderingen moeten aangebracht worden aan de eigen planning of aan die van de anderen. - Je respecteert opgegeven prioriteiten en kan zelf ook prioriteiten leggen voor jezelf en voor teamleden. - Je gebruikt de juiste dosering van de producten en ziet er op toe dat de teamleden de juiste dosering kennen en toepassen. - Je volgt de voorraad op. - Je brengt de verantwoordelijke op de hoogte van de noodzakelijke bestellingen of voert deze zelf uit. pagina 4 van 12

5 - Je zorgt voor orde en netheid in de bergruimte. - Je controleert leveringen en sluit de aanvraag op correcte wijze af. Coördineren/kennisoverdracht Binnen het gegeven kader opstellen van een (week) planning en geven van instructies aan teamleden. Controleren op voortgang van taken om het vlotte verloop van de werkzaamheden te garanderen. Instaan voor de praktische opleiding van (minder ervaren) collega s op de werkplek - Je maakt een planning op in afwezigheid van de teamverantwoordelijke naargelang de prioriteiten. - Je overlegt met de teamleden over de planning. - Bij afwezigheid van de teamverantwoordelijke volg je werkuren, overuren, afwezigheden en verloven op. Bij langdurige afwezigheid van de teamverantwoordelijke neem je tevens alle dagelijks en niet-dagelijkse leidinggevende taken op (bvb. evaluaties, functioneringsgesprekken, aanwervingen..). - Je bewaakt dat de teamleden werken volgens de afgesproken werkprocedures waaronder ISO. - Je geeft aan waar er zich problemen voordoen en geeft suggesties om tot een oplossing te komen of lost deze zelf op. - Je vangt nieuwe personeelsleden op en zorgt voor een goede begeleiding en opleiding op de werkvloer. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt minimaal 1 jaar functierelevante ervaring met professionele schoonmaak in kantoren/kantoorgebouwen. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste relevante werkervaring. pagina 5 van 12

6 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke en tel ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt grondige kennis van de schoonmaaktechnieken, producten, materialen en machines die gebruikt worden Je hebt grondige kennis van de veiligheidsinstructies Je hebt kennis van relevante reglementering en procedures Kennis van de interne ISO 9001-procedures Kennis van Microsoft Office en zijn werking Pluspunten Je bent vertrouwd met BOS, Vlimpers en Facilipunt. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) pagina 6 van 12

7 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Het Facilitair Bedrijf biedt één back up teamverantwoordelijke schoonmaak voor het Vlaamse Administratief Centrum (VAC) in Leuven en daarnaast ook één back up teamverantwoordelijke schoonmaak voor het VAC van Hasselt. In deze selectieprocedure gaan we dus twee back up teamverantwoordelijken schoonmaak werven op een andere standplaats. Zowel de standplaats in het VAC van Leuven als dat van het VAC te Hasselt zijn vlak aan het treinstation gelegen en dus makkelijk bereikbaar met het openbaarvervoer. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets wordt vergoed door de werkgever. Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordeling tarief aansluiten. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. pagina 7 van 12

8 Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van back up teamverantwoordelijke (rang D1, salarisschaal D112). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.967,20 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 MODULE 1: EERSTE SCREENING CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. De cv-screening vindt plaats in de week van 26 september Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure Eerste voorselectie op basis van standaardvragenlijst Deze voorselectie vindt enkel plaats indien er meer dan 25 kandidaten voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden. Door middel van een standaardvragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria: Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen pagina 8 van 12

9 De beoordeling gebeurt in de week van 26 september. Deze voorselectie is eliminerend (als er meer dan 25 kandidaten voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden). (Alleen wie minstens 50% behaalt op het geheel van de criteria kan deelnemen aan de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn) Tweede voorselectie op basis van de telefonische screening De telefonische screening wordt uitgevoerd door de selectieverantwoordelijke en zij belt je op 3 en 7 oktober 2019 (datum onder voorbehoud). In het telefoongesprek beoordeelt de selectieverantwoordelijke volgende punten: Een eerste toetsing van jouw motivatie en beeld van de functie Een eerste toetsing van jouw kennis en ervaring met professionele schoonmaaktechnieken Een eerste toetsing van jouw kennis en ervaring van Microsoft Office Het telefoongesprek gebeurt in het Nederlands. De voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 7 hoogst scorende kandidaten voor Leuven en tot de 7 hoogst scorende kandidaten voor Hasselt, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. We rangschikken de kandidaten apart per standplaats. De voorkeur van standplaats in het sollicitatieformulier heeft een impact op de beoordeling en rangschikking. Als één van de 7 hoogst scorende kandidaten voor Leuven en Hasselt zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen MODULE 2: SCREENING PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Door middel van een interview met persoonlijkheidsvragenlijst worden volgende competenties bevraagd: Verantwoordelijkheid (niv. 1) Klantgerichtheid (niv. 1) Flexibiliteit (niv. 1) Zorgvuldigheid (niv. 1) Samenwerken (niv. 2) Plannen en organiseren (niv. 1) Een selectieverantwoordelijke en afgevaardigden van de wervende entiteit nemen deze screening af. Deze selectiefase is eliminerend! Het jurygesprek in het VAC Hasselt vindt plaats op 21 oktober 2019 en het jurygesprek in het VAC van Leuven vindt plaats op 22 oktober 2019 (data onder voorbehoud). pagina 9 van 12

10 6.3 MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING Op basis van een jurygesprek met een case beoordelen afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties De bijkomende competenties: Coachen Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats. Het jurygesprek in het VAC Hasselt vindt plaats op 21 oktober 2019 en het jurygesprek in het VAC van Leuven vindt plaats op 22 oktober 2019 (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 10 van 12

11 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Solliciteer ten laatste op 17 september 2019 via het online formulier op. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden. Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via of telefonisch op T Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het ingevuld sollicitatieformulier uiterlijk op de uiterste sollicitatiedatum naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail of de datum van de poststempel geldt als bewijs).. 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Hasselt Leuven Sophie Hardy Diane Willems Werfverantwoordelijke Werfverantwoordelijke sophie.hardy@vlaanderen.be diane.willems@vlaanderen.be tel tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Gitte Collier selectieverantwoordelijke gitte.collier@vlaanderen.be tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin november pagina 11 van 12

12 Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer req RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van back up teamverantwoordelijke schoonmaak in VAC Leuven of VAC Hasselt bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als back up teamverantwoordelijke schoonmaak. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan ook gebruikt worden om vacatures van back up teamverantwoordelijke schoonmaak op andere standplaatsen in te vullen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van back up teamverantwoordelijke schoonmaak bij Het Facilitair Bedrijf. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12