1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een Communicatiemedewerker binnen het Frans Masereel Centrum (deeltijds 50%) contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Masereeldijk, Kasterlee /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT We zoeken een nieuwe collega die instaat voor de interne en vooral externe communicatie van het Frans Masereel Centrum. Heb je een vlotte pen, hebben communicatiekanalen geen geheimen voor jou en wil je meewerken aan de bekendheid van het Frans Masereel Centrum? Dan is deze vacature misschien wel iets voor jou! Als communicatiemedewerker sta je in voor de externe communicatie van het Frans Masereel Centrum. Het kan hierbij gaan om structurele acties (vb. jaarverslag) als om tijdelijke projecten waarvoor je de communicatie verzorgt. Je zal oproepen lanceren, houdt de website up to date, hebt contacten met de pers, lay-outer, leveranciers, Daarnaast ondersteun je de organisatie ook met alle interne communicatie zoals schrijven van brochures voor bezoekers, opmaken huishoudreglementen, up to date houden van audioguide, 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen.

2 Je wordt tewerkgesteld in het Frans Masereel Centrum dat deel uit maakt van het team Infrastructuur en instellingen. Het Vlaams centrum voor grafische kunsten 'Frans Masereel' is een dynamisch, divers en toekomstgericht internationaal centrum voor hedendaagse beeldende kunstenaars, waar het grafisch beeld centraal staat. Het is een creatiecentrum maar ook een centrum waar kennisoverdracht, internationale samenwerking en navorsing centraal staan. Het Frans Masereel Centrum heeft als intentie kunstenaars in contact te brengen met het grafische beeld in al zijn aspecten door middel van residenties, workshops, demonstraties en tentoonstellingen. 3 TAKENPAKKET Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan de eigen communicatiespecialisatie voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren. 1. VOORBEREIDING De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen: jaarlijkse communicatie planning opmaken op basis van artistieke programmering Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht: je verzamelt alle informatie over lezingen, tentoonstellingen, masterclasses, waarover er een communicatie dient te gebeuren. Contacteren van klanten en andere betrokkenen Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken: opvragen offertes Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten Uitvoeren van een behoefteanalyse 2. UITVOERING Diverse activiteiten inherent aan de eigen communicatiespecialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Externe communicatie (in samenwerking met centrumverantwoordelijk en project manager) Informatie verwerken over allerlei projecten (lezingen, tentoonstellingen, Docu-press, masterclass) voor het opmaken van internetteksten, uitnodigingen, flyers en affiches. Informatie tot zaal- en persteksten verwerken van tentoonstellingen en projecten (opstellen en herschrijven). Info voor nieuwsbrief verzamelen en maandelijks versturen. Opmaken open calls voor residenties, curatorproject, Opmaak extern jaarverslag van Frans Masereel Centrum coördineren en opmaken. pagina 2 van 10

3 Teksten voor internet website (her)schrijven en regelmatig updaten a.h.v. interne beleidswijzigingen (beheer en onderhoud website). Signalisatie extern verzorgen. Interne communicatie Signalisatie intern. Info rond interne werking verzamelen, verwerken en vertalen naar communicatie strategieën en bijhorende middelen. Herschrijven van interne documenten: infobrochure, algemene teksten, enquêtes, huishoudreglementen, Input leveren voor communicatievragen van Brussel. Audioguide systeem up to date houden en overeenkomstig brochures/informatie voorzien voor de lopende tentoonstellingen. Opmaken en opvolgen van communicatie-gerelateerde contracten Vertalingen uitvoeren (of uitbesteden) en opvolgen Mailings versturen (per post en digitaal) 3. RAPPORTEREN Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Organiseren van de communicatievergadering en agenda opmaak Planningsbeheer en opmaak van communicatie-acties per project Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren Verslag uitbrengen over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken (grafisch vormgever, drukker, ) 4. BEHEER VAN MATERIAAL EN/OF GEGEVENS Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (website, sociale media, brochures, perscontacten, ) en/of analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Updaten en inhoudelijk voeden van de website en sociale media Audioguide systeem up to date houden Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem Persnetwerk uitbouwen en onderhouden met specialisatie in de kunsten Verzamelen van nieuwe communicatiekanalen en middelen in functie van het doelgroepenbeleid en concrete communicatie acties. Jaarlijks algemene communicatiemiddelen controleren en updaten Communicatiebudget beheren en onderhouden De voorraad van brochures, flyers, beheren Contacten leggen en onderhouden met leveranciers pagina 3 van 10

4 5. INFORMEREN Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, Informatie geven aan kunstenaars, bezoekers,, 6. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen Informatie-uitwisseling met vakgenoten Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de datum van indiensttreding voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je hebt een bachelor diploma, bij voorkeur een communicatierichting. EN Je beschikt over 3 jaar relevante ervaring (externe communicatie zoals nieuwsbrieven, website, en/of interne communicatie: brochures voor bezoekers, huishoudreglementen, ) Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Els Caes, els.caes@cjsm.vlaanderen.be. pagina 4 van 10

5 3.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je spreekt en schrijft vlot en correct Nederlandse en Engels - Affiniteit met hedendaagse beeldende kunst is een pluspunt Persoonsgebonden competenties Je hebt een sterk organisatorisch profiel. Je bent een teamplayer die ook perfect zelfstandig kan werken. Je werkt resultaatgericht. Je bent precies, werkt systematisch en respecteert deadlines. Je bent sterk in plannen, structureren en superviseren. Verantwoordelijkheid nemen: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk (niveau 1) Samenwerken: Je informeert, pleegt, pleegt overleg en werkt mee (niveau 1) Analyseren: Je ziet de essentie van het probleem (niveau 1) Klantgerichtheid: Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden (niveau 1) Plannen en organiseren: Je plant en organiseert je werk effectief (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je levert met oog voor detail correct werk af (niveau 1) Communiceren: Je verzorgt de interactie (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure; pagina 5 van 10

6 6. Je bevindt je niet in één van de onverenigbaarheden zoals bepaald in artikel 6 van de wet tot regeling van de private veiligheid van 10 april Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je wordt deeltijds tewerkgesteld aan 50%. Je werkt op maandag, dinsdagvoormiddag en donderdag. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Voor je woon-werkverkeer ontvang je een vergoeding en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris bij een tewerkstelling van 50% bedraagt minimaal euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 10

7 5 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van jouw ingevuld sollicitatieformulier (en het kopie van je diploma) gaan we na of je aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Je hebt een bachelor diploma EN Je beschikt over 3 jaar relevante ervaring Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 6 september VOORSELECTIE op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van het ingevuld sollicitatieformulier volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing motivatie - Eerste toetsing inzicht in de functie - Eerste toetsing technische competenties - Relevantie van de werkervaring Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 10 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De selectiefase vindt plaats op 6 september VERKENNENDE GESPREKKEN MET CASE Het gesprek wordt gevoerd met een afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je visie en inzicht in de functie pagina 7 van 10

8 Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Kasterlee op 12 september 2018 (timing onder voorbehoud) EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET ZELFBESCHRIJVING Het jurygesprek wordt gevoerd met een afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je persoonsgebonden competenties Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Kasterlee op 18 september 2018 (timing onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 2 september Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur in PDF Formaat - via mail naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel. - of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9,1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt pagina 8 van 10

9 - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt - je je kandidatuur uiterlijk op 2 september 2018 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). 6 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van communicatiemedewerker FMC bij Departement Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als communicatiemedewerker FMC. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Sofie Dederen Masereeldijk 5, 2460 Kasterlee sofie.dederen@cjsm.vlaanderen.be tel 014/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Els Caes, Selectieverantwoordelijke Arenbergstraat 9, 1000 Brussel els.caes@cjsm.vlaanderen.be tel 02/ pagina 9 van 10

10 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 7 pagina 10 van 10