De Afdeling School- en Studietoelagen van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS MOBILITEIT

Transcriptie

1 De Afdeling School- en Studietoelagen van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS AHOVOKS) zoekt een statutaire PROCES MONITOR SCHOOL CHOOL- EN STUDIETOELAGEN HORIZONTALE MOBILITEIT Vlaams ministerie van Onderwijs s en Vorming Entiteit Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen Afdeling School- en Studietoelagen Niveau B Graad Deskundige Aantal functies 1 Standplaats Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II-laan Brussel DE FUNCTIE Vacaturenummer: AHOVOKS/ /STL /STL/STAT. /STAT.B1/ B1/PM01 De Proces Monitor bij de afdeling School- en Studietoelagen is verantwoordelijk voor de monitoring en rapportering: 1. Operationele opvolging: het uitwerken en onderhouden van een structurele aanpak om zowel dagdagelijks actuele informatie over de stand van zaken van de dossierbehandeling te hebben als om over de tijd heen de voortgang in kaart te kunnen brengen en vergelijken; 2. Ad hoc rapportering: beantwoorden van diverse vragen zowel in het kader van operationele opvolging als in het kader van beleidsvraagstukken; 3. Financieel: de Proces Monitor staat in voor de monitoring van de uitgaven op dag-, maand- en jaarbasis. Vanuit de kennis van de achterliggende data en de voortgang van het proces maakt de Proces Monitor prognoses. De monitoring van de dossierbehandeling gebeurt aan de hand van SQLquery s op een replica databank. Er is op dit ogenblik geen BI systeem dat verschillende soorten rapportering toelaat. Met behulp van verschillende SQL-query s en views moet over verschillende elementen van de dossierbehandeling gerapporteerd worden. Momenteel wordt de applicatie vrij ingrijpend aangepast en zal ook het dossierbehandelingsproces behoorlijk gaan wijzigen. Dit zal gevolgen hebben voor zowel de technische aspecten van de rapportering, maar ook voor de manier waarop gegevens geanalyseerd moeten worden. Op korte termijn zal de Proces Monitor ook het voortouw moeten nemen bij de ontwikkeling van een degelijk systeem van BI. Waar nu nog de klemtoon in de functie ligt op het werken met query s, zal dit dan meer gaan liggen op het beheren van dit systeem en de producten die er uit komen. Aantoonbare affiniteit met verschillende BI-systemen strekt dan ook tot de aanbeveling. De Proces Monitor verwerkt de aangeleverde data en rapporten vervolgens ook in het kader van de begroting tot uitgewerkte begrotingsvoorstellen. 1

2 Als eerste verantwoordelijke voor de managementinformatie op de afdeling rapporteer je rechtstreeks aan het afdelingshoofd. Je speelt een cruciale rol bij de coördinatie van de afdeling door structureel en ad hoc te zorgen voor de nodige informatie. De Proces Monitor maakt deel uit van het stafteam en verzorgt ook daar de wekelijkse rapportering over de stand van zaken, samen met de coördinator dossierbehandeling. Hij/zij vertolkt hier ook een belangrijke signaalfunctie en staat mee in voor het detecteren van irregulariteiten. Op dit niveau staat de Proces Monitor verschillende collega s bij. In de eerste plaats de coördinator om dagelijkse cijfers op te maken en te interpreteren, maar ook de verschillende andere collega s. De Proces Monitor maakt ook deel uit van de kenniscel waar hij voor ondersteuning zorgt bij het beoordelen van verschillende inhoudelijke vraagstukken in de vorm van het aanleveren van allerhande statistische informatie. De afdeling School- en Studietoelagen staat in voor de uitbetaling van de school- en studietoelagen. De afdeling creëert maximale kwalificatie- en ontplooiingskansen voor leerlingen en studenten door financiële drempels weg te werken. Dat betekent dat de afdeling: De aanvragen voor school- en studietoelagen tijdig en correct behandelt De school- en studietoelagen tijdig en correct betaalt Tijdig en correct informatie over school- en studietoelagen verstrekt Samenwerkt met het beleid, en het beleid van de minister mee realiseert De afdeling wordt geleid door dhr. Peter Parmentier, afdelingshoofd. Resultaatsgebieden Behoefteanalyse Dienstverlening uitbouwen Werkinstrumenten Adviesverlening Kwaliteitsborging Communicatie en contacten Projectdeelname Kennis mbt het vakgebied DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen AHOVOKS in een betrekking met een salarisschaal van rang B1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). Je beschikt over het diploma bachelor Informatica of gegradueerde Informatica. JE PROFIEL 2

3 Vaktechnische competenties De Proces Monitor moet aantoonbare ervaring hebben in de werking van datasystemen en kan werken in het datamodel Studietoelagen Kennis van SQL om dataquery s samen te stellen Kennis van VBA om rapporteringen op een efficiënte manier te kunnen opbouwen d.m.v. automatisering. Grondige kennis van Microsoft Excel en Microsoft Access Inzicht in processen om tot de juiste analyses en conclusies te kunnen komen. Tenslotte moet de Proces Monitor in staat zijn om te communiceren over de resultaten, zowel in de vorm van schriftelijke rapportering als in de vorm van mondelinge toelichting. Generieke competenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Initiatief niveau 1 Communiceren niveau 2 Klantgerichtheid niveau 1 Analyseren niveau 1 AANBOD & VOORDELEN Je wordt statutair tewerkgesteld in de graad van deskundige met de bijbehorende salarisschaal (B111). Op kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je eerste zes maanden vormen een proefperiode (statutair) met een individueel vormingsprogramma. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? WAAR EN HOE SOLLICITEREN? 3

4 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Solliciteer ten laatste op 30 juni Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier en een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer AHOVOKS/2017/STL/STAT. /STL/STAT.BA/ BA/PM01 PM01. of per post naar: Ondersteunende Dienst AHOVOKS - Albert II-laan Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het standaard sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 30 juni 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). - je een kopie van je diploma bezorgt Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Rita Creyelman, tel SELECTIEPROCEDURE 1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De CV screening zal worden afgerond in de week van 3 juli 2017 (timing onder voorbehoud) 2. TESTING De generieke competenties worden getest. De testing gaat door in de week van 10 juli 2017 (timing onder voorbehoud) 3. CASE De vaktechnische competenties worden getest met een case De testing gaat door vanaf 17 juli 2017 (timing onder voorbehoud) In het geval er minder dan 10 kandidaten overblijven in deze fase kan de case afgenomen worden op dezelfde dag als het eindgesprek. 4. EINDGESPREK BESTAANDE UIT EEN COMPETENTIEGERICHT, INHOUDELIJK INTERVIEW Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats vanaf 17 juli 2017 in Brussel (timing onder voorbehoud) 4

5 Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor de concrete vacature. NOG VRAGEN? Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Peter Parmentier Afdelingshoofd Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Bram Van Den Broecke Selectieverantwoordelijke AHOVOKS 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op De Vlaamse overheid werkt elke dag aan een beter en mooier Vlaanderen. Wil jij daaraan meewerken? Solliciteer dan vandaag nog! 5