1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Sport Vlaanderen zoekt een communicatiemedewerker contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 2019/23 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Binnen deze functie fungeer je als specialist inzake digitale & grafische media. Je slaagt er steeds in (cijfer)gegevens op een visueel aantrekkelijke manier weer te geven zodat deze door de lezer makkelijker kunnen begrepen en verwerkt worden. Verder ben je in staat communicatieprojecten van afdelingen binnen Sport Vlaanderen in hun totaliteit te coördineren en op te volgen. Je staat in voor de ondersteuning van de functionele afdelingen in de vorm van adviesverlening, inzet expertise, opleiding,. Wanneer bepaalde vragen intern niet opgevangen kunnen worden, ga je op zoek naar geschikte externe partners die volgens de vooropgestelde kwaliteitseisen en procedures de opdracht kunnen vervullen. 2 FUNCTIECONTEXT De Algemene afdeling van Sport Vlaanderen bestaat uit de Juridische dienst, de dienst Communicatie en de dienst Informatica. De afdeling ressorteert rechtstreeks onder de leiding van de algemeen directeur. De communicatiedienst vertaalt de beleidsvisie van Sport Vlaanderen in een communicatiestrategie die ertoe bijdraagt de beleidsdoelstellingen te halen. In een moderne onderneming waarin vele collega s communiceren, zet de communicatiedienst de krijtlijnen uit, zet hij corporate communicatie op de sporen, realiseert hij basiskanalen en geeft hij aan alle afdelingen communicatie-advies, hij coacht en ondersteunt. Als communicatiemedewerker binnen deze dienst rapporteer je rechtstreeks aan de communicatieverantwoordelijke.

2 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Diverse vakinhoudelijke taken inherent aan communicatie voorbereiden en uitvoeren met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. - kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan de eigen agenda bepalen - uitvoeren van een behoefteanalyse - voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht - contacteren van (interne) klanten, leveranciers en andere betrokkenen - uitvoeren van voorbereidende administratieve taken - voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten Uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. - uit veel informatie de kernboodschap distilleren en die visueel aantrekkelijk (met foto of infographic) voorstellen - ideeën, informatie, cijfergegevens van Sport Vlaanderen of de Vlaamse overheid vertalen in een aantrekkelijk beeld - visuele content aanleveren voor onze sociale media, website, nieuwsbrieven, - ondersteunen van de medewerkers van Sport Vlaanderen op het gebied van communicatie - continu streven naar de optimalisatie van de huidige dienstverlening Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. - bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren (kpi s) - opstellen van een evaluatie van de ondernomen acties en voorstellen doen ter verbetering - signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke gebeurtenissen pagina 2 van 10

3 - verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever en verantwoordelijke over het verloop van de opdracht - aanleveren van (cijfer)gegevens voor het jaarverslag Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal en/of gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. - analyseren van monitoringresultaten - cijfergegevens verzamelen en verwerken (vb. gebruikers sportcentra) - verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem - actueel houden van databanken Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. - via diverse kanalen informeren en sensibiliseren van functionele afdelingen inzake de dienstverlening - overbrengen van je kennis inzake digitale en grafische media op collega s o.m. via infosessies - fungeren als aanspreekpunt inzake communicatie algemeen en digitale & grafische media specifiek - opbouwen en onderhouden van een netwerk van relevante partners Optimalisatie van de werking/beleid Vanuit de eigen specialisatie en ervaring adviseren over of input geven voor het (verder) uitbouwen en/of optimaliseren van de dienstverlening of het beleid met als doel de dienstverlening af te stemmen op het beleid van de entiteit. - organiseren en deelnemen aan overlegmomenten in functie van de optimalisatie van de dienst - op basis van feedback voorstellen doen ter optimalisatie van de dienstverlening - dienstverlening verbeteren op basis van behoefte- en probleemanalyses - gericht acties ondernemen zodat een optimale dienstverlening gerealiseerd kan worden - op de hoogte blijven van nieuwe tendensen en deze toepassen in de praktijk - vanuit ervaring het management adviseren over het te voeren beleid aangaande digitale & grafische media - antwoorden formuleren op concrete vragen betreffende de eigen specialisatie - advies verlenen voor het jaarlijks actieplan inzake het communicatiebeleid - deelnemen aan werkgroepen, projecten Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. - lezen van vakliteratuur en bijwonen van studiedagen - volgen van gespecialiseerde opleidingen - informatie-uitwisseling met vakgenoten pagina 3 van 10

4 - kennen en opvolgen van de ontwikkelingen en trends op het gebied van communicatie - kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied - bezoeken van oa. congressen en beurzen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je beschikt over één van de volgende diploma s: - bachelor communicatiewetenschappen - bachelor communicatiemanagement - bachelor bedrijfsmanagement afstudeerrichting marketing - bachelor grafische en digitale media EN Je beschikt bovendien over minimum 2 jaar functierelevante beroepservaring in de grafische en digitale media. OF 2) Je beschikt over een bachelordiploma dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid EN je beschikt over minimum 3 jaar functierelevante beroepservaring in de grafische en digitale media. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en de vereiste relevante werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met Sylvie Van der Beken (sylvie.vanderbeken@sport.vlaanderen, ) pagina 4 van 10

5 4.2 COMPETENTIES Technische competenties 1. Vaktechnische kennis - zeer goede kennis van communicatie algemeen en digitale & grafische media specifiek - goede kennis van sociale media (kanalen, campagnes, online adverteren, analytics en content management) - goede redactionele vaardigheden en taalbeheersing (Nederlands) - kennis van de structuur en de werking van Sport Vlaanderen en de Vlaamse overheid 2. Informaticakennis - goede kennis van Microsoft Office - kennis van grafische pakketten Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk. Communiceren: Je verzorgt de interactie. Samenwerken: Je informeert, pleegt overleg en werkt mee. Analyseren: Je ziet de essentie van het probleem. Initiatief: Je neemt het initiatief om binnen je takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). Klantgerichtheid: Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden. Plannen & organiseren: Je plant en organiseert je werk effectief. Zorgvuldigheid: Je blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren. Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Je kennis van de Nederlandse taal is zeer goed (zowel mondeling als schriftelijk). pagina 5 van 10

6 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris met minimum 2 jaar ervaring is minimaal 2517,68 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 9 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. pagina 6 van 10

7 Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats vanaf 25 juni VOORSELECTIE Indien er meer dan 8 kandidaten geschikt bevonden worden op basis van de cv-screening kan er een voorselectie georganiseerd worden. De 8 meest geschikt bevonden kandidaten worden toegelaten tot de volgende stap in de selectieprocedure m.n. de psychotechnische screening. Deze selectiefase is eliminerend. De selectiefase vindt plaats vanaf 27 juni 2019 (datum onder voorbehoud). 6.3 PSYCHOTECHNISCHE SCREENING Dit gedeelte heeft tot doel de basisvaardigheden voor het uitoefenen van de functie na te gaan. Hierbij worden psychotechnische oefeningen aangeboden. Deze selectiefase is eliminerend. De kandidaten worden geschikt of niet-geschikt bevonden. Kandidaten met een beoordeling geschikt gaan door naar de volgende selectieproef nl. het jurygesprek. De psychotechnische screening kan plaatsvinden op 8,9, 15 en 16 juli (data onder voorbehoud). pagina 7 van 10

8 6.4 JURYGESPREK Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van Sport Vlaanderen en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 7 augustus of 6 september 2019 (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 24 juni pagina 8 van 10

9 Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Afdeling HR, Arenbergstraat 5, 1000 Brussel. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het standaard sollicitatieformulier gebruikt en ons een kopie van je diploma bezorgt je je kandidatuur uiterlijk op 24 juni naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Tanja Vanhoecke Communicatieverantwoordelijke Tanja.vanhoecke@sport.vlaanderen Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Sylvie Van der Beken wervingen@sport.vlaanderen Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 15 september 2019 Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar wervingen@sport.vlaanderen met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 10

10 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van communicatiemedewerker bij Sport Vlaanderen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als communicatiemedewerker. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10