1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Sport Vlaanderen zoekt een medewerker G-sport contractueel Niveau: B Rang: B111 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 2017/23 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Je ondersteunt de verantwoordelijke G-sport bij het maken van de vertaalslag, van het G-sportbeleid naar concrete G-sportinitiatieven en je staat in voor de administratieve opvolging van deze initiatieven. Je werkt hiervoor nauw samen met de consulent G-sport van de provinciale Promotiediensten en diverse sportgerelateerde partners (vb. G-sportfederatie, G-sport Vlaanderen, G-sportclubs), alsook met verschillende partnerorganisaties binnen de Vlaamse overheid. 2 FUNCTIECONTEXT De afdeling Sportpromotie organiseert sportpromotionele initiatieven (vb. campagnes, acties, evenementen) en biedt daarnaast ook ondersteuning aan dergelijke initiatieven van andere Vlaamse sportactoren (vb. Vlaamse sportfederaties, sportclubs, SVS, gemeentelijke sportdiensten). De sportpromotionele opdracht wordt op Vlaams niveau uitgevoerd vanuit het hoofdbestuur te Brussel en op provinciaal niveau door de 5 Promotiediensten van Sport Vlaanderen (één per provincie). De uitleendiensten van de afdeling staan in voor logistieke ondersteuning aan alle sportactoren in Vlaanderen. Klanten (zowel intern als extern) kunnen hier gratis sportmateriaal ontlenen in het kader van hun sportactiviteiten. Sport Vlaanderen beschikt over 5 uitleendiensten, één per provincie. Je maakt deel uit van het team G-sport op het hoofdbestuur te Brussel. Dit team staat in voor de uitwerking van sportpromotionele initiatieven binnen het thema G-Sport: - integreren van G-sport binnen campagnes (vb. Sporters beleven meer) - acties - evenementen

2 - financiële ondersteuning via specifieke subsidiereglementen - lokale en regionale projectmatige ondersteuning aan derden (vb. lesgeverondersteuning, aanbieden / ontwikkelen promotiemateriaal) Je rapporteert aan de verantwoordelijke van het team G-sport. Plaats in de organisatie: Afdeling Sportpromotie Promotiediensten Hoofdbestuur Secretariaat G-Sport Schoolsport Sport voor Allen Sport & Natuur Bedrijfsport 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan G-Sport voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. - kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan de eigen agenda opstellen - voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht pagina 2 van 11

3 - contacteren van klanten en andere betrokkenen - uitvoeren van voorbereidende administratieve taken - voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten (vb. werking revalidatiecentra, kortingstarieven) Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. - aanmaken van administratieve documenten (vb. FAQ s) - instaan voor de praktische uitvoering van diverse G-sportpromotionele initiatieven op Vlaams niveau of meewerken aan gelijkaardige initiatieven van anderen (vb. Parantee-Psylos, G-sport Vlaanderen) - ondersteuning bieden aan de G-sportsector bij het gebruik van ontwikkelde initiatieven (vb. handleidingen ontwikkelen) - begeleiden en adviseren van de G-sportactoren bij het indienen van o.a. dossiers voor subsidieprojecten, administratieve documenten, wegwijs maken in de regelgeving - faciliteren van het uitlenen van specifiek G-sport materiaal - ondersteuning bieden bij de uitvoering van het actieplan G-sport Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. - opmaken van verslagen - bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en tussentijds verslag uitbrengen over de stand van zaken - signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke gebeurtenissen - opstellen van een evaluatie van het initiatief en voorstellen doen ter verbetering (vb. gebruiksvriendelijkheid van het online subsidieplatform) - bevindingen rapporteren aan de betrokken partijen Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal en/of analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. - verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem - beheer van het online subsidieplatform - verzamelen en verwerken van cijfergegevens betreffende de sportpromotionele initiatieven (vb. deelnamecijfers evenementen, aantal deelnemende partners) - analyseren en interpreteren van gegevens - aanleveren van (cijfer)gegevens voor het jaarverslag - inventaris bijhouden van beschikbaar materiaal (vb. promotiemateriaal, sportmateriaal, evenementmateriaal) - opvolgen van de voorraad en tijdig tekorten melden - materiaal op de juiste plaats opbergen en de opslagruimtes ordelijk houden pagina 3 van 11

4 - de verantwoordelijke op de hoogte brengen van materiaal dat niet voldoet aan de verwachtingen Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. - inspelen op de informatiebehoeften van relevante partners (vb. sportfederaties, steden en gemeenten) - instaan voor informatieverspreiding rond G-sportinitiatieven via diverse instrumenten en kanalen (vb. opmaak G-Sportbrochure, sociale media, website Sport Vlaanderen, bijdragen aan de nieuwsbrieven) - (mee helpen) organiseren van infosessies voor het werkveld in samenwerking met de consulenten G- sport en bevoorrechte partners (vb. G-sport Vlaanderen) - beantwoorden van allerhande vragen vanuit het werkveld inzake G-Sport (vb. opvolgen van de mailbox gsport@sport.vlaanderen) - opbouwen en onderhouden van een netwerk van relevante partners (vb. G-sportaanbieders, revalidatiecentra, G-sport Vlaanderen, Parantee-Psylos) - fungeren als aanspreekpunt inzake G-sport Optimalisatie van de werking/beleid Vanuit de eigen specialisatie en ervaring adviseren over of input geven voor het (verder) uitbouwen en/of optimaliseren van de dienstverlening of het beleid met als doel de dienstverlening af te stemmen op het beleid van de entiteit. - vanuit ervaring de verantwoordelijke G-Sport adviseren over het te voeren G-Sportbeleid - adviseren inzake mogelijke knelpunten en opportuniteiten in het beleid - in overleg met de verantwoordelijke G-Sport input leveren voor de krachtlijnen van sportpromotionele campagnes (vb. campagne Sporters Beleven Meer ) - in overleg met de verantwoordelijke G-Sport input leveren bij het ontwikkelen van concrete G- sportinitiatieven (vb. financiële ondersteuning, Start to G-sport) - op basis van ervaring en evaluaties input leveren ter optimalisatie van de huidige dienstverlening Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. - lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - informatie-uitwisseling met vakgenoten - kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied - bezoeken van beurzen pagina 4 van 11

5 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een diploma van bachelor in de communicatiewetenschappen office management sociaal agogisch werk orthopedagogie Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit dient te beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met Sylvie Van der Beken, sylvie.vanderbeken@sport.vlaanderen, COMPETENTIES Technische competenties 1. Vaktechnische kennis - zeer goede kennis van het beleidsthema G-Sport - zeer goede kennis van de organisatie van G-sportinitiatieven - zeer goede kennis van de eigen sportpromotionele initiatieven of bereidheid om de kennis te verwerven - goede kennis van de sportstructuren en organisaties in Vlaanderen - kennis van de structuur en de werking van de afdeling, Sport Vlaanderen en de Vlaamse overheid of bereidheid om de kennis te verwerven 2. Informaticakennis - goede kennis van Microsoft Office - goede kennis van sociale media pagina 5 van 11

6 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk. Initiatief : Je neemt het initiatief om binnen je takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). Communiceren: Je verwoordt je boodschap correct en begrijpelijk. Plannen en organiseren: Je plant en organiseert je werk effectief. Samenwerken: Je informeert, pleegt overleg en werkt mee. Zorgvuldigheid: Je blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren. Analyseren: Je ziet de essentie van het probleem. Klantgerichtheid: Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden. Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 11

7 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2326,03 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 11

8 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING EN BEOORDELING CASE Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Daarnaast dien je ook een case in (zie blz 10) die tijdens deze selectiefase zal worden beoordeeld. De cv-screening vindt plaats vanaf 5 december 2017 (datum onder voorbehoud). De 15 meest geschikte kandidaten zullen deelnemen aan een voorselectie. 6.2 VOORSELECTIE Deze selectiefase is eliminerend. De voorselectie kan plaatsvinden in de week van 11 december (datum onder voorbehoud). Enkel indien je slaagt voor de voorselectie en tot de 8 meest geschikt bevonden kandidaten behoort, word je toegelaten tot de volgende stap in de selectieprocedure m.n. de psychotechnische screening. 6.3 PSYCHOTECHNISCHE SCREENING Dit gedeelte heeft tot doel de basisvaardigheden voor het uitoefenen van de functie na te gaan. Hierbij worden psychotechnische oefeningen aangeboden. Deze selectiefase is eliminerend. Kandidaten worden geschikt of niet-geschikt bevonden. Kandidaten met een beoordeling geschikt gaan door naar het jurygesprek. De psychotechnische screening vindt plaats te Brussel tijdens de periode van 18 december en 12 januari (timing onder voorbehoud). Deze selectiefase is eliminerend. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 8 van 11

9 6.4 JURYGESPREK Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 25 januari 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur generaal die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. 6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de administrateur-generaal daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 4/12/2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met: - een kopie van je diploma - je uitgewerkte case* via mail naar wervingen@sport.vlaanderen. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Sport Vlaanderen tav cel P&O, Arenbergstraat 5 te 1000 Brussel. *Case: Als medewerker G-sport sta je in voor de ondersteuning van de verantwoordelijke G-sport bij het maken van de vertaalslag van het G-sportbeleid naar concrete G-sportinitiatieven en sta je in voor de administratieve opvolging van deze initiatieven. Sport Vlaanderen startte recent met een nieuwe cel G-sport. Deze zomer werden vanuit de cel G-sport verschillende subsidiereglementen voor de ondersteuning van G-sportevenementen en G-sportclubs gelanceerd. Er blijkt een nood te zijn aan meer ondersteunende documenten (vb. handleidingen) en initiatieven die de subsidieaanvrager helpen bij het indienen van de aanvraag. Hoe ga jij aan de slag om op deze nood een antwoord te bieden? pagina 9 van 11

10 Maak gebruik van onderstaande vragen om jouw antwoord te structureren: - Hoe ga je te werk? Stel een plan van aanpak op - Wie of wat zijn jouw belangrijkste informatiebronnen? - Hoe zal je aantonen dat jouw plan van aanpak heeft gewerkt? - Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je jouw uitwerking van de case meestuurt je je kandidatuur uiterlijk op 04/12/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Sylvie Van der Beken, VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Eva Vonck Verantwoordelijke G-sport eva.vonck@sport.vlaanderen Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Sylvie Van der Beken selectieverantwoordelijke sylvie.vanderbeken@sport.vlaanderen Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op. pagina 10 van 11

11 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen februari Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van medewerker G-sport bij Sport Vlaanderen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als medewerker G-sport. Desgevallend kan de administrateur - generaal beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11