1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap Overheidspersoneel legt een werfreserve aan voor Projectleiders contractueel Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Wij zoeken projectleiders die kansen zien en initiatief nemen. Die ervaring hebben met projectmanagement, procesmanagement en/of het facilitairen van groepen en die anderen weten samen te brengen en te enthousiasmeren voor hun project. AgO, het Agentschap Overheidspersoneel, is binnen de Vlaamse overheid de centrale speler voor HR. We staan voor enkele belangrijke en complexe uitdagingen. Om deze in goede banen te leiden zijn we op zoek naar projectleiders. De HR-dienstverlening en het digitale beheer hiervan via HR-applicaties bij AgO, worden momenteel vernieuwd en verbeterd. Tegelijkertijd verwelkomen we verschillende bijkomende klanten (organisaties van de Vlaamse overheid) voor deze dienstverlening en deze applicaties. Als projectleider begeleid je de nieuwe klanten en verbeter je de dienstverlening. Je komt niet alleen terecht in een organisatie in volle groei en verandering, je geeft ze zelf ook mee vorm! Je staat er natuurlijk niet alleen voor. Als projectleider werk je samen met collega- projectleiders waarmee je afstemt en zoekt naar een gemeenschappelijke manier van werken. Tevens werk je nauw samen met ervaren collega s binnen de diensten en andere projectmedewerkers.

2 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) ondersteunt de entiteiten van de Vlaamse overheid op het vlak van personeel en organisatieontwikkeling. Zo bouwt ze een HR-beleid uit voor de ganse Vlaamse overheid, volgt dit op en evalueert. AgO biedt daarnaast ook een gemeenschappelijke HR-dienstverlening aan en verzorgt een digitale ondersteuning van HR met HR-applicaties en data. Momenteel zetten we volop in op de vernieuwing en verbetering van de dienstverlening (personeelsadministratie, en hiermee samenhangend prestatiemanagement- en vormingsadministratie, rekrutering en selectie) die we aanbieden aan onze klanten. Het gaat dan bijvoorbeeld over de manier waarop we personeelsvragen behandelen die via een contactformulier en achterliggend CRM-systeem binnenlopen (afspraken hierrond, doorlooptijden versnellen, dossierbehandelaars hierin opleiden); over het verder uitwerken en op punt stellen van de dienstverleningsprocessen en bijhorende checklists en sjablonen; over het voeren van een klantentevredenheidsonderzoek en het bepalen van verbeterpunten op basis van dit onderzoek, met implementatie en opvolging; De vernieuwing en verbetering van de dienstverlening loopt in 2017 én verder. De Vlaamse Regering besliste daarnaast om de personeelsdiensten van de organisaties van de Vlaamse overheid samen te voegen bij AgO. Deze nieuwe klantentiteiten worden in de nabije toekomst (2018, 2019 en 2020) allemaal klant van AgO. De Vlaamse Regering besliste bovendien om de diverse applicaties voor personeelsbeheer te verlaten, en nog slechts met één, vernieuwde, applicatie (van AgO; Vlimpers ) verder te werken. Vele nieuwe organisaties binnen de Vlaamse overheid worden in de nabije toekomst klant van AgO. Kortom, in de toekomst staan er vele en diverse projecten op het programma: jij hebt dan ook graag afwisseling en weet van aanpakken. Als projectleider zorg jij voor een vernieuwing en verbetering van de dienstverlening; en/of voor een verbetering van de personeelsapplicaties; en/of voor een geslaagde aansluiting van nieuwe klanten. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Het leiden van projecten en/of deelprojecten om te zorgen dat projectdoelstellingen gehaald worden. Dit gaat onder meer over aansluitingen van nieuwe klanten, maar ook verbetering van dienstverlening of andere HR projecten. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: pagina 2 van 11

3 Resultaat Analyse Analyseren van de gestelde problemen of behoeften met als doel een concreet en doelgericht projectplan te kunnen opstellen. Projectdefinitie Definiëren en plannen van het project om een duidelijke leidraad te hebben voor de uitvoering van het project. Voorbeelden van activiteiten - Analyseren van de behoeften van AgO en van huidige en toekomstige AgO-klanten, teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. - Informatie inwinnen en analyseren, vb. evaluaties van de huidige dienstverlening, gesprekken met leidinggevenden en medewerkers, ; - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement en met collega s (van AgO, van huidige klantentiteiten, en toekomstige klantentiteiten). Bijvoorbeeld m.b.t. de werking van het contactformulier voor de volledige dienstverlening van AgO, front- en back-office, voor alle huidige en toekomstige klanten; - Opvolgen van ontwikkelingen en trends binnen de Vlaamse overheid die impact hebben op de dienstverlening of op de aansluiting hierop (vb. de omzendbrief Plaats- en Tijdsonafhankelijk werken voorziet in het afbouwen van een prikplicht; dit betekent dat AgO ook de dienstverlening hierrond (en ondersteuning via HRapplicaties) afbouwt); - Anticiperen op problemen en knelpunten. Op basis van de analyses, degelijk onderbouwde business case(s) opstellen met voor- en nadelen kosten en baten van verschillende opties voor procesoptimalisatie. - - Plannen, coördineren en leiden van het project, teneinde de afgesproken projectdoelstellingen te realiseren - Opmaken, bespreken en laten goedkeuren van het projectplan door de stuurgroep - Afspraken maken rond het te verwachten resultaat, aanpak, tijdspanne en kwaliteit (ken-en stuurgetallen) - Een projectteam samenstellen. Afspraken maken over hun inzet en beschikbaarheid. - pagina 3 van 11

4 Projectopvolging Opvolgen en eventueel mee uitvoeren van het project om ervoor te zorgen dat de projectresultaten behaald worden. Leidinggeven Leiden, motiveren en aansturen van projectleden om een optimale inzet en bijdrage van de projectleden te bekomen. Rapporteren Rapporteren over de voortgang en de resultaten van het project om de opdrachtgever op de hoogte te houden en eventuele wijzigingen in het projectplan mogelijk te maken. Communicatie en contacten Informeren en sensibiliseren van alle actoren en regelmatig overleggen met de projectpartners om een draagvlak te creëren. - Het opvolgen en mee uitvoeren van de werkzaamheden binnen het project, om ervoor te zorgen dat de projectresultaten behaald worden: o Tussentijds aansturen, evalueren en eventueel bijsturen van scope, planning (deadlines), kwaliteit van de tussentijdse resultaten, inzet van projectmedewerkers, budget, Adviseren van het project o Afstemmen met andere projectleiders - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projectvergaderingen met (project-) medewerkers op regelmatige basis organiseren en voorzitten, om hun werkzaamheden te coördineren. - Coachen van de projectmedewerkers, wat hun inzet in en voor het project betreft. - - Voortgang van het project (deelprojecten, middelen, ) met de stuurgroep bespreken en op basis hiervan aanpassingen doen. - Belangrijke tussentijdse- en eindresultaten van het project laten goedkeuren door de stuurgroep (validatie); vb. wijzigingen in dienstverlening of systeem, nieuwe SLA s of samenwerkingsovereenkomsten,. - - Enerzijds fungeren als aanspreekpunt en anderzijds de dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klanten; - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies; - Feedback vragen aan klanten; - Instaan voor de projectcommunicatie; - Project-en kennisoverdracht - Nota s aan het directieteam van AgO opstellen en toelichten; handleidingen (laten) pagina 4 van 11

5 Succesvolle implementatie van de projectresultaten in de dagelijkse werking opstellen; overgangsfases of structurele maatregelen voorstellen; - Formuleren van adequate adviezen voor de invoering en uitvoering van het project - 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal 5 jaar functierelevante ervaring. Hieronder verstaan we: a. En/of ervaring in projectmanagement b. En/of ervaring in procesmanagement dienstverleningsmodellen en -processen c. En/of ervaring met het faciliteren van groepen (draagvlak creëren, verandermanagement, belanghebbendenmanagement, ) Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Ellen Haak, ellen.haak@kb.vlaanderen.be, ). pagina 5 van 11

6 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Kennis van/ervaring met de inhoud van HR: personeelsadministratie, rekrutering en selectie, prestatiemanagement- en vormingsadministratie en/of kennis van systemen/applicaties hiervoor, is een pluspunt Kennis van/ervaring met andere HR-processen, domeinen en systemen voor inzet in toekomstige projecten is een pluspunt Kennis van én ervaring met het opzetten en optimaliseren van een dienstverlening is een pluspunt Kennis van de Vlaamse overheid, haar organisaties en haar manier van werken is een pluspunt Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Overtuigen: Je kan instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 3) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Voortgangscontrole: Je bewaakt de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; pagina 6 van 11

7 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. De functie is aantrekkelijk wegens de uitdagende inhoud en context: de combinatie van verschillende projecten, binnen de organisatie en in samenwerking met andere organisaties van de Vlaamse overheid; de mogelijkheid de groeiende organisatie AgO mee vorm te geven; de collega projectleiders waarmee je een team vormt. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 11

8 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en het kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: 1) Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal 5 jaar professionele functierelevante ervaring. Hieronder verstaan we: a. En/of ervaring in projectmanagement b. En/of ervaring in procesmanagement dienstverleningsmodellen en -processen c. En/of ervaring met het faciliteren van groepen (draagvlak creëren, verandermanagement, belanghebbendenmanagement, ) Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 5 juni VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van de relevantie van de professionele werkervaring o En/of ervaring in projectmanagement o En/of ervaring in procesmanagement dienstverleningsmodellen en -processen o En/of ervaring met het faciliteren van groepen (draagvlak creëren, verandermanagement, belanghebbendenmanagement, ) Eerste toetsing van de motivatie Eerste toetsing van de technische competenties pagina 8 van 11

9 Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 8 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats te Brussel in de week van 5 juni 2017 (datum onder voorbehoud). 6.3 EINDSELECTIE: INHOUDELIJK EN COMPETENTIEGERICHT INTERVIEW, CASE MET PRESENTATIE, PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. De persoonlijkheidsvragenlijst en de case worden vooraf gemaakt. De case wordt in een presentatie voorgesteld tijdens het jurygesprek. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de week van 19 juni 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot pagina 9 van 11

10 toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 1 juni Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer (26656). of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 1 juni 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Rita Creyelman, tel VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Evelien Kippers Programmamanager aansluitingen Evelien.kippers@kb.vlaanderen.be Tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Ellen Haak selectieverantwoordelijke ellen.haak@kb.vlaanderen.be pagina 10 van 11

11 tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 1 juli Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar ellen.haak@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer (26656). 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van projectleider bij entiteit Agentschap Overheidspersoneel, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als projectleider. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd door andere diensten van de Vlaamse overheid binnen het beleidsdomein Kanselarij en Bestuur voor het invullen van de functie van projecteleider met een salarisschaal gekoppeld aan de graad van adjunct van de directeur. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van projectleider. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11