1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap Zorg en Gezondheid zoekt een Dossierbehandelaar aanvragen vergoedingen Vlaamse Zorgkas Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als dossierbehandelaar aanvragen vergoedingen Vlaamse Zorgkas behandel en onderzoek je dossiers binnen drie verschillende pijlers (Aanvragen zorgverzekering, dossiers basisondersteuningsbudget, tegemoetkoming hulp aan bejaarden). Elke pijler houdt een bepaalde vergoeding in en heeft aparte voorwaarden. Je behandelt een dossier telkens van A tot Z en dit volledig zelfstandig. Als dossierbehandelaar maak jij de beslissing of een bepaalde vergoeding toegekend wordt of niet. Je staat klanten zowel schriftelijk als telefonisch te woord en probeert hen zo goed mogelijk verder te helpen. 2 FUNCTIECONTEXT Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Agentschap Zorg en Gezondheid Het agentschap heeft als missie om samen te werken met alle belanghebbenden aan een betere zorg en meer gezondheid. We willen dit bereiken door mensen uit te nodigen om gezond te leven en hen hierbij te ondersteunen. We beschermen hen tegen besmettelijke ziektes en een ongezond milieu en maken de tijdige opsporing van een aantal ziektes mogelijk. We dragen bij tot een netwerk van kwaliteitsvolle zorg

2 voor en rond mensen die het nodig hebben. Met de Vlaamse sociale bescherming brengen we de betaalbaarheid van de zorg in het bereik van onze medeburgers. Om dit alles te realiseren erkennen en financieren we organisaties, zorgverleners en voorzieningen. We doen alles in partnerschap en in gedeelde verantwoordelijkheid met hen, met andere overheden én met de mensen zelf. Extra aandacht gaat daarbij naar de meest kwetsbaren. Onze waarden Het agentschap is een open en wendbare organisatie. We streven er naar daadkrachtig te anticiperen op de evoluties en behoeften in de samenleving, Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Onze aanpak is menselijk, gidsend en toekomstgericht. De functie situeert zich binnen de afdeling Vlaamse sociale bescherming. De Vlaamse sociale bescherming bestaat uit: de zorgverzekering, het basisondersteuningsbudget en sinds 1 januari 2017 de tegemoetkoming voor hulp aan bejaarden. Dankzij solidaire zorgbijdrages van iedereen in Vlaanderen kan de Vlaamse Sociale Bescherming mensen die veel zorg nodig hebben, financieel versterken en de kwaliteit van hun leven verbeteren. Er zijn 6 erkende zorgkassen. Eén van de 6 zorgkassen, de Vlaamse zorgkas, wordt uitgebaat door de Vlaamse overheid, de andere worden beheerd door de ziekenfondsen. Deze functie bevindt zich onder de Vlaamse Zorgkas. De zorgkassen staan in voor de dagelijkse werking van de Vlaamse sociale bescherming. Dat houdt in: aansluitingen regelen; het overzicht van de aangesloten personen bijhouden; de jaarlijkse premies van de aangesloten leden innen; de aanvragen voor tegemoetkomingen behandelen, de voorwaarden controleren en de tegemoetkomingen uitvoeren. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van aanvragen voor het Vlaams zorgbudget van de Vlaamse sociale bescherming omtrent deze dossiers en/of aanvragen een beslissing te kunnen formuleren. De functiehouder behandelt de dossiers van drie types zorgbudgetten. De formele voorwaarden zijn voor de drie zorgbudgetten identiek maar elke budget heeft ook specifieke regels en procedures. De drie zorgbudgetten houden in: pagina 2 van 11

3 - Aanvragen zorgverzekering - Dossiers basisondersteuningsbudget - Tegemoetkoming hulp aan bejaarden Context: Conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaatsgebieden 1. Vervolledigen dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens te kunnen beschikken over een volledig aanvraagdossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Voorbeelden van activiteiten - Analyseren van de inkomende dossiers - Bepalen van de ontbrekende elementen in een dossier - Verzamelen van informatie en ontbrekende stukken via bevraging van klanten of andere diensten - Opvolgen van de onvolledige aanvraagdossiers aan de hand van rapportering - Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen - Verantwoordelijk zijn voor het dagelijkse en volledige beheer van dossiers, bij twijfel of bij probleemsituaties de leidinggevende of een ervaren collega bevragen - Registreren van de aanvraag in de applicatie 2. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van de verschillende onderdelen van een aanvraag een beslissing te kunnen formuleren. - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering en nagaan of de toegekende rechten mogelijk zijn - Alle relevante elementen uit het dossier en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren - Uitvoeren en toepassen van de verschillende onderdelen van de aanvraagprocedure - Correct analyseren van de gemelde wijzigingen in een dossier en er het correcte gevolg aan geven Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, 3. Beslissing Een beslissing formuleren de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. - Neemt zelfstandig de beslissing om vergoedingen of rechten te verlenen binnen de vooropgestelde termijnen vermeld in de wetgeving - Staat in voor een correcte registratie van de beslissing in de applicatie 4. Communicatie en contacten - Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden pagina 3 van 11

4 Tijdig de communicatie en contacten verzorgen te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. 5. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. 6. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. 7. Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie het kennisniveau op peil te houden. - De genomen beslissing schriftelijk communiceren aan de rechthebbende met vermelding van alle noodzakelijke gegevens - Klanten adviseren over de te volgen procedure of de genomen beslissing - Indien nodig de klant doorverwijzen naar de juiste instantie - Externe instanties zelfstandig contacteren om bijkomende informatie te verkrijgen - Actief deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven - Verwerven van kennis inzake nieuwe wetgeving - Bijwerken en onderhouden van de eigen kennis van de regelgeving aan de hand van de beschikbare procedures en handleidingen - Vanuit de eigen ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures. - Opvolgen van de onbesliste dossiers en aanvragen in de applicatie en de juiste acties ondernemen - De nodige herinneringsbrieven sturen als de gevraagde informatie niet wordt aangeleverd - Controle van de registratie in de applicatie en de gevolgen ervan inzake de uitbetaling correct interpreteren - Opmerken van eventuele fouten in de applicatie of dossiers - Bespreken van complexere dossiers met collega s of de teamverantwoordelijke - Signaleren van problemen of verbeteringsvoorstellen formuleren vanuit de eigen ervaring - Initiatief nemen om problemen te onderzoeken en oplossingen te zoeken - Het delen van kennis en informatie met de andere dossierbehandelaars op formele en informele wijze 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende twee voorwaarden: 1) Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: pagina 4 van 11

5 Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal 6 jaar beroepservaring 1 in de dossierbehandeling van externe vergoedingsaanvragen binnen het gezondheidsdomein. Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: Je bent statutair ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van de vacature. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 2. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 3 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je kunt ook deelnemen via externe mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - onderwijssector Ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of via externe mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of de vereiste relevante werkervaring. 1 1 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de werkervaring. Onbetaalde stages of studentenjobs beantwoorden hier niet aan. 2 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 3 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 5 van 11

6 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Sidji Serryn, , 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Grondige kennis en toepassing van de relevante wetgeving inzake de Vlaamse Sociale Bescherming Grondige kennis van de gebruikte informaticatoepassingen Je bent in staat nieuwe software programma s snel onder de knie te krijgen. Ervaring in elektronische dossieropvolging-systemen is een pluspunt Kennis van de structuur en werking van de organisatie is een pluspunt Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; pagina 6 van 11

7 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 4. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven of overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.949,51 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. Word je aangeworven via de externe mobiliteit, dan bedraagt de proefperiode maximum 3 maand. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als ambtenaar behoud je ook je laatst verworven administratieve anciënniteiten. In contractueel verband geleverde prestaties tellen mee voor de dienstanciënniteit. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. pagina 7 van 11

8 Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1 voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 16 november VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Een eerste toetsing van je motivatie De relevantie van je werkervaring Je kennis van de Vlaamse overheid/het Agentschap Zorg en Gezondheid Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 4 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 4 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 16 november 2017 (datum onder voorbehoud). pagina 8 van 11

9 6.3. PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST, INHOUDELIJK- EN COMPETENTIEGERICHT INTERVIEW MET CASE De persoonlijkheidsvragenlijst zal vooraf via aan de kandidaten worden toegestuurd. Deze wordt online afgenomen. De case wordt op de dag van het jurygesprek gemaakt. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 23 november 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.1 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager pagina 9 van 11

10 daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 14 november Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 14 november 2017 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Rita Creyelman, VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Catherine, Vandemoortele Teamverantwoordelijke catherine.vandemoortele@zorg-en-gezondheid.be Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Sidji, Serryn Selectieverantwoordelijke sidji.serryn@kb.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op pagina 10 van 11

11 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind november. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbehandelaar aanvragen vergoedingen Vlaamse Zorgkas bij het Agentschap Zorg en Gezondheid, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbehandelaar aanvragen vergoedingen Vlaamse Zorgkas. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van contractuele vacatures voor de functie van dossierbehandelaar aanvragen vergoedingen Vlaamse Zorgkas bij het Agentschap Zorg en Gezondheid. Wie zo contractueel in dienst komt, blijft evenwel wel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11