Innovatief roosteren Iets voor ons?

Transcriptie

1 Innovatief roosteren Iets voor ons? 22 September 2015 Coen van Limborgh/Hennie Havenaar Wat komt langs? Roosteren in perspectief Innoveren met arbeidstijden: beginnen bij het begin en weloverwogen doorwerken Profijt van diversiteit Procesmatige aspecten Meeroosteren 2 1

2 Roosteren in perspectief Zwartkijker: Aan welk aspect van het roosteren erger je je het meest? Waarvan kun zwetend wakker worden? Verrekijker: Hoe denk jij dat het roosterproces er over vijf jaar uit ziet? Blijkijker: Wat is de leukste/beste wijziging die de afgelopen jaren in het roosteren is aangebracht? Afkijker: Wat zie je bij anderen in roosters/werktijden dat je zelf ook zou willen hebben? 3 Waarom is veranderen zo moeilijk? Het dendert maar door. Stap eens uit zet een stapje terug en kijk er eens naar 4 2

3 Brandweer VS brandweerlieden in de VS krijgen een evident gezonder rooster Bij evaluatie 6 maanden later blijkt hun welbevinden te zijn verminderd en het ziekteverzuim is gestegen Wat is hier aan de hand? 5 Petrochemie Rotterdam Ploegen werken volcontinu 5V 5N 5L OR & werkgever leren over kortcyclischvoorwaarts roteren en de biologische klok Boodschap aan ploegen: We moeten naar een VVLLNN-rooster, want dat is gezonder en beter voor jullie Uitkomst laat zich raden: we moeten = jullie moeten, en beter voor jullie = beter voor ons Totdat een werknemer na detachering en ervaring elders het rooster propageert; 6 maanden later is het rooster ingevoerd 6 3

4 Als wij gaan duwen gaan de hakken in het zand en lijkt het sociale leven belangrijker dan gezondheid! 7 Slaapuren per dienst Gezondheid of sociale leven? Ochtend Middag Nacht 6,5 uur 8,1 uur 6,9 uur Als het er op aan komt kiezen we voor ons sociale leven 8 4

5 Focus (te) sterk op methodiek en uitkomsten Centrale planning of teamplanning? Vierweekse perioderoosters of 13 weken? Individueel herhalend of groepsroosters? Ingeroosterd worden of wensenroosters? Hoe gaan we om met ruilingen? We hebben veel te veel roosterverstoringen 9 En de bedrijfsvoering? Weinig discussie over Capaciteitsvraag overdag, s avonds, s nachts, weekend (want meestal budgetkwestie, dus daarover kun je eigenlijk niet nadenken??!) Fluctuaties en onzekerheden Rendement Benodigde flexibiliteit Vormen van flexibiliteit 10 5

6 Weloverwogen en niet zo heel ingewikkeld Roostervormgeving Roostergroep Sociale randvoorwaarden Werkaanbod Bezettingseisen Dienstendefinitie Bedrijfsmatige randvoorwaarden Rooster 11 Rijp voor verandering? Grote verschillen tussen geplande en uiteindelijk gerealiseerde roosters In de uitvoering vaak extra inzet gepleegd ten opzichte van de planning Hollen of stilstaan Planner en P&O zijn elke week uren bezig met het verwerken van mutaties als gevolg van roosterwijzigingen Leidinggevende en planners vaak druk met het bellen van medewerkers om gaten in de roosters te vullen Leegloop, d.w.z. wel capaciteit aanwezig, maar onvoldoende werk Altijd voldoende vrijwilligers te vinden voor overwerk/meerwerk? Seizoenspatronente herkennen in de werklast of in de beschikbaarheid van medewerkers 12 6

7 Stapje terug: kenmerken van werk in de tijd Welke activiteiten moeten wij uitvoeren? Hoe beïnvloeden markt en werkproces de capaciteitsvraag? Wanneer is het stil, wanneer is het druk? Zijn er fluctuaties in de capaciteitsvraag? Zijn fluctuaties (mogelijk) voorspelbaar, seizoensgebonden Welke taken zijn tijdgebonden, welke kunnen we schuiven? Wat is de verhouding tussen tijdgebonden en niettijdgebonden taken? Kunnen wij pieken en dalen afvlakken? 13 Gezamenlijk onderzoeksproces Werktijdenpodium: Gemeenschappelijk overleg management-medewerkersplanning Belangrijk om de benodigde bedrijfstijd te duiden-wat is nodig om productievolume te realiseren (productie, planning, onderhoud) Medewerkers betrekken in capaciteitsanalyse Balans bedrijfsmatige eisen en sociale wensen Erken de grenzen van flexibiliteit en inzetbaarheid Medewerkers denken mee over de invulling van het rooster Mee-roosteren Binnen de overeengekomen kaders kunnen medewerkers geïndividualiseerde roosters maken 14 7

8 Bruteren Capaciteitsvraag gecombineerd met minimum-bezettingvertalen naar bezettingseis. Reservecapaciteit organiseren om uitval op te vangen. Bijvoorbeeld: Alle afdelingen netto roosteren, reserve in grote pot Marginale reserve (10%) in rooster; voldoende in 70% van de afwezigheden; overige afwezigheden oplossen met flexpool Medewerkers iets minder inroosteren dan contract en op korte termijn inplannen/ oproepen als er gaten vallen 15 Recherche politie Amsterdam 36-urige werkweek, 36-urig rooster Bij grote zaken tientallen uren overwerk per medewerker in het team Oplossing 32-uursrooster, 4 uur per week sparen Bij grote zaken komen rechercheurs hun normale werkuren maken? 16 8

9 Vervangingsstrategieën Extrusie Drogen res of polyvalente pool electr. droger Ploeg A Ploeg B afw Verticaal vervangen (hogere functie afw Ploeg C afw Horizontaal vervangen Ploeg D Ploeg E Flexibele vervanging afw 17 Procesindustrie in dagdienst, tenzij Vlakke bezetting (V/L/N) oorspronkelijk vanuit overweging veilig stoppen, veilig starten bij procesverstoringen Minder druk in de nacht, dus werk naar de nacht verschoven (vegen en poetsen) Motto In dagdienst, tenzij betekent werk terugbrengen naar de dag 18 9

10 Procesindustrie in dagdienst, tenzij Dag Vroeg Laat Vroeg Laat Nacht Opties: Eén ploegendienstrooster Drie roosters voor afzonderlijke groepen Alle medewerkers periodiek laten wisselen 19 Volcontinu Week Ma Di Wo Do Vr Za Zo 1 N N N N O O O - - A A 3 A A - - N N N O O O O A A A - - Kan zo n rooster werken in de zorg? 20 10

11 Stapelen op volcontinu (1) Week Ma Di Wo Do Vr Za Zo 1 N N N N O O O - - A A 3 A A - - N N N O O O O A A A - - Week Ma Di Wo Do Vr Za Zo 1 A A A A O O O - - A A 3 A A - - A A A O O O O A A A - - Week Ma Di Wo Do Vr Za Zo 1 O O O O O O O A A - - O O O O O O O A A A - - O A N Stapelen op volcontinu (2) Week Ma Di Wo Do Vr Za Zo 1 N N N N O O O - - A A 3 A A - - N N N O O O O A A A - - Week Ma Di Wo Do Vr Za Zo 1 O O O - - O O 2 A A - O O A A A A A - - O A N

12 Gronddiensten Luchtvaart Parttime-contractenen flexibiliteit: parttime werken kan, mits 5 opkomsten per week Diversiteit en maatwerk Slot-/sleutelcombinaties verkennen: veel mogelijkheden voor wederzijdse opbrengsten Collectieve roosters (ploegen) of individuele roosters kunnen in allerlei vormen worden gecombineerd Mogelijkheden creëren voor levensfasegericht roosteren en duurzame inzetbaarheid In een weloverwogen proces kunnen rust en voorspelbaarheid worden georganiseerd 24 12

13 Proces Plan van aanpak met aandacht voor communicatie en ruime tijdsplanning Participatie OR (samenwerking in projectorganisatie) Participatie betrokken medewerkers (kennis en ervaring) Formeel en informeel overleg Goede informatievoorziening en meningsvorming Ruimte voor ontwikkeling alternatieven Motivatie betrokken medewerkers (draagvlak) 25 Oog voor elkaars belangen Werknemer Voorkeuren betrokken medewerkers Tijd-autonomie medewerkers Lange termijn consequenties (veiligheid, gezondheid en sociaal welzijn) Kwaliteit van de arbeid Arbeidsvoorwaardelijke gevolgen Werkgever Kwaliteit en kwantiteit van dienstverlening en productie Adequate bedrijfstijden en bezettingseisen Financiële positie onderneming Continuïteit bedrijfsvoering Tevreden en gemotiveerd personeel 26 13

14 Succes met arbeidstijden Zeggenschap versterken Samen wegen van verschillende belangen Participatie en benutting van denkkracht van betrokkenen: top down en bottom-up Informatie-uitwisseling: open en gericht op begripkwalitatieve meningsvorming (achterban) Omkeerbare veranderingen met aandacht voor tegenwaarde en ergonomie Beleidsmatige aanpak in continu perspectief 27 Valkuilen Veranderingshistorie weinig dynamisch Onvoldoende analyse werkprocessen Te snel ontwikkelen roosters Te weinig of onduidelijke afspraken werkoverdracht vervangbaarheid Slecht veranderingsmanagement onbegrip voor weerstand weinig aandacht draagvlak onvoldoende informatie/communicatie verkeerde planning opnieuw wiel uitvinden 28 14

15 Blijkijker: Wat is het leukste dat Meeroosteren.nl Versterking zeggenschap aan voorkant roosterproces De leidinggevende expliciteert de bezettingseisen De planner als adviseur in monitoring-rol Het volmaken van het rooster als gezamenlijke verantwoordelijkheid van het team 29 Processtappen meeroosteren Invullen Toetsen Optimaliseren Verpleegkundigen vullen eigen voorkeursrooster in Overall resulterende bezetting in beeld in relatie tot bezettingseisen Verpleegkundigen bevestigen roostervoorstel Planner toetst roosterinvoer op regelgeving (ATW, cao, gezondheidsaspecten) Planner fiatteert voorkeuren voor zover passend in een goede oplossing Uitkomst toetsing wordt teruggelegd naar medewerkers Medewerkers hebben gelegenheid om zelf de roosteroplossing te verbeteren Roosterplanner denkt mee met afdeling Vepleegkundigen bevestigen hun aangepaste roostervoorstel Publiceren Planner doet zo nodig laatste roosteraanpassingen Planner legt oplossing ter accordering voor aan teammanager Publicatie roosters 30 15

16 Eerste keer inloggen Ga naar: Je gebruikersnaam is hetzelfde als je Meander mailadres Wachtwoord vergeten 31 Legenda 32 16

17 Ronde 1: Voorkeursrooster 33 Tips bij het invullen Weekends Vrije dag/dagdeel hebt, zet dan voor deze dag steeds je joker in Joker Nachtdiensten Overige collega s 34 17

18 Een dienst kiezen 35 Ronde 2: Optimalisatie 36 18

19 Bezettingseisen Na ronde 2 rooster voor 85% - 95% gereed! 37 Meeroosteren.nl 38 19