Zelfregie in werktijden: naar zelfroosteren in de ambulancezorg

Transcriptie

1 Zelfregie in werktijden: naar zelfroosteren in de ambulancezorg Presentatie Netwerk Zelfroosteren 17 maart 2016 Lex Broekhuysen Zelfregie in roosteren - 17 maart

2 Lex Broekhuysen Manager HRM HRM = P&O + SA + Planning Zelfregie in roosteren 17 maart

3 Inhoudsopgave 1) Over de context van planning & roostering in de (ambulance)zorg 2) Over flexibiliteit 3) Visie en proeftuinen 4) Over de invloed van de medewerker: zelfregie en opnieuw flexibiliteit 5) Evaluatie en aandachtspunten Zelfregie in roosteren 17 maart

4 Organisatie Tak van sport Ambulancezorg, 24/7 ten behoeve van ca inwoners Roosterbepalende factoren Eenduidig product, verschillende differentiatie mogelijkheden, regionale gebondenheid, beschikbaarheid is niet onderhandelbaar (uitval = vervangen) Inrichting 250 medewerkers verdeeld over 10 standplaatsen en 4 clusters Decentrale planning met centrale coördinatie en administratie 24-uurs achterwacht voor de planning Zelfregie in roosteren 17 maart

5 Aanleiding Veranderende organisatie Meer verschillende werkzaamheden Meer verschillende diensten Te weinig flexibel (voorbeeld: nieuwe diensten) Doelmatigheid roosterproces kan omhoog Grootste gemene deler werkt niet meer Meer behoefte aan maatwerk van medewerkers Roostertevredenheid handhaven of waar mogelijk verbeteren Medewerkers redelijk tevreden maar zeggenschap gering Reservedienst problematiek (te veel, te laat ingevuld, niet altijd zinvol) Zelfregie in roosteren 17 maart

6 Welke vragen riep dat op???????? Zelfregie in roosteren 17 maart

7 Hoe flexibel is mijn personeel? Voorbeeld 1. Flexibele contracten Vast personeel 85% Tijdelijke contracten, oproepkrachten, 0-uren, min-max 10% Uitzendkrachten, ZZP ers 5% 2. Flexibele werktijden Jaarurensystematiek/bufferuren (+ of 80 uur) = 5% Schuiven met ADV/verlofdagen (10 dagen = 5%) Meerwerk (3%) 3. Flexibele locaties Flexpool: in- en uitleen van personeel met andere units (5%) 4. Flexibele functies Multi-inzetbaarheid vergroten Subtotaal Flex = 15% Subtotaal Flex = 28% Subtotaal Flex = 33% Totaal Flex = 33+% Zelfregie in roosteren 17 maart

8 Wie vangt de flexibiliteit op? Zoveel mogelijk de eigen groep/cluster/team! Zij kennen het werk, de cliënten en de werkomgeving Flexibiliteit op korte termijn Zorg voor evenwicht in zekerheid en flexibiliteit Bijvoorbeeld: 7 weken vast rooster, 1 week flexibel Gebruik jaaruren systematiek Ter aanvulling: andere teams en/of flexpools (met oproepkrachten) Voor het gebruikmaken van onder- en overcapaciteit over de afdelingen/locaties heen Zelfregie in roosteren 17 maart

9 En hoe ga je dan roosteren? Roostertechnieken Collectief of individueel Cyclisch (repeterend) of niet Publicatietermijn Wie eerst? Mooi rooster voor de grote contracten, kleine contracten vullen de gaten? Mooi rooster voor de kleine contracten en de grote contracten vullen de gaten? Mooi rooster voor de vaste contracten en de interne flexpool vult de gaten? Mooi rooster voor de vaste contracten en de externe flexpool vult de gaten? Maar: wat is een mooi rooster? Afhankelijk van de wensen van de medewerkers! Zelfregie in roosteren 17 maart

10 Vijf aanbevelingen 1. Maak onderscheid in planningsniveaus 1. Strategische personeelsplanning 2. Jaarplan 3. Roostering 4. Bijsturing 2. Doe planning bewust centraal en decentraal 1. Decentraal wat kan, centraal wat moet 2. Inzicht centraal, roostering kan onder voorwaarden decentraal 3. Maak gebruik van ICT 4. Bouw flexibiliteit in 5. En geef invloed aan medewerkers! Zelfregie in roosteren 17 maart

11 Naar aanleiding hiervan: Met behulp van externe deskundige Roostervisie opgesteld Zelfregie in roosteren 17 maart

12 Roostervisie: 2 uitgangspunten We houden ons aan de ATW, het Arbeidstijdenbesluit en de cao Zo min mogelijk aanvullende regelingen Deze regels conflicteren niet met bovenstaande kaders De belangen rondom arbeidstijden zijn in balans De zorgvraag staat centraal (uitgedrukt in kwantitatieve en kwalitatieve bezettingseisen) Binnen de beschikbare middelen (planning en roostering dragen bij aan een doeltreffende en doelmatige bedrijfsvoering; de lijn is daarom verantwoordelijk voor de planning en roostering) Tevredenheid medewerkers (invloed van medewerkers op arbeidstijden is maximaal, binnen de vastgestelde kaders) Zelfregie in roosteren 17 maart

13 Roostervisie: 7 basisprincipes 1. Flexibiliteit is een gedeelde verantwoordelijkheid De aard van de ambulancezorg die geleverd wordt maakt een flexibele inzet van personeel noodzakelijk; systemen en bedrijfsvoering maken daarom flexibiliteit mogelijk; dit vereist van alle medewerkers een flexibele houding 2. Binnen de vastgestelde kaders maximaal rekening houden met de voorkeuren medewerkers Medewerkers hebben de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op het rooster (decentraal roosteren en zelfroosteren past hierbij; binnen de kaders) 3. De gezondheid, vitaliteit en welzijn van medewerkers zijn continue aandachtspunten en onderwerp van dialoog Duurzame inzetbaarheid van medewerkers is een gemeenschappelijk belang van medewerker en organisatie (continue dialoog en maatwerk) 4. Alle medewerkers hebben minimaal eenmaal per jaar een roostergesprek met hun leidinggevende Roostergesprek is onderdeel van het jaargesprek (met de onderwerpen werk-privé balans, werkdruk en duurzame inzetbaarheid) Zelfregie in roosteren 17 maart

14 Roostervisie: 7 basisprincipes (vervolg) 5. Er bestaat een helder en inzichtelijk roosterproces Rollen en verantwoordelijkheden van teamleiders, planbureau en medewerkers duidelijk zijn gedefinieerd; de inhoudelijke uitwerking van het roosterproces kan per cluster/team verschillen (zoals dienstpatronen, vormen van roosteren, timing, vakantieregelingen) zonder uitwisselbaarheid te verliezen 6. Bij conflicten over arbeidstijden kunnen medewerkers zichten richten tot hun leidinggevende of een commissie arbeidstijden In een bezwarenprocedure staan de mogelijkheden voor bezwaar en beroep uitgewerkt 7. De uitgangspunten en de uitwerking in principes worden gedeeld door OR en management Er is draagvlak voor de uitgangspunten rondom arbeidstijden vanuit het management en de ondernemingsraad Zelfregie in roosteren 17 maart

15 Naar aanleiding van roostervisie: Project- en stuurgroep ingericht en Tweetal proeftuinen opgezet Het idee: Maximale flexibiliteit in de organisatie brengen om uitgangspunten visie te toetsen en te komen tot roosterbeleid waarin deze uitgangspunten goed geborgd worden Zelfregie in roosteren 17 maart

16 Basis idee zelfregie in roosteren Zelfroosteren = arbeidstijdensystemen waarbij medewerkers een bepaalde (lees behoorlijk grote) mate van invloed hebben op hun eigen arbeidstijden Waarom zelfroosteren? Behoefte aan flexibiliteit en efficiënte inzet van personeel bij werkgever Behoefte aan flexibiliteit en zeggenschap bij werknemer Behoefte aan goede werk-privé balans en gezondheid ICT is beschikbaar Zelfregie in roosteren 17 maart

17 Wat is zelfroosteren (1) A Zelfregie bij het ontwerp van het basisrooster Voorkeurrooster Intekenrooster Matching Zelf roosteren diensten staan vast, roosteraar houdt zoveel mogelijk- rekening met voorkeuren medewerkers diensten staan vast, medewerkers schrijven zich hierop in systeem stemt diensten en wensen op elkaar af, leiding beslist over misfits medewerkers regelen onderling alles (inhoud en tijd) B Zelfregie na het vaststellen van het basisrooster Ruilen Wisselen diensten (inhoud en tijd) staan vast, medewerkers ruilen onderling diensten wisselen zonder te ruilen met andere medewerkers Zelfregie in roosteren 17 maart

18 Wat is zelfroosteren (2) ontwerpen basisrooster bijstellen basisrooster individueel Zelfroosteren Matching Intekenrooster collectief Voorkeurrooster weinig zeggenschap veel zeggenschap Zelfregie in roosteren 17 maart

19 Wat is zelfroosteren (3) Zelfregie in verschillende fasen van het roosterproces tijd ontwerpfase beheerfase realisatiefase administratiefase voorkeurrooster intekenrooster matching volledig zelfroosteren ruilen dienst wissel werken volgens rooster ruilen dienstwissel goedkeuren afwijkingen jaarurensaldo verlofsaldo verloning Zelfregie in roosteren 17 maart

20 Opnieuw vragen! Krijgen medewerkers hiermee wel meer controle over werktijden? Hoe zit het met de ergonomie (gezondheid versus eigen verantwoordelijkheid); moet je mensen tegen zichzelf in bescherming nemen? Hoe is first come, first serve te voorkomen? Hoe zit het met de teambinding en met de overdracht van informatie? Kunnen leidinggevenden dit wel loslaten? En planners/roosteraars? Moet je als gehele team/afdeling eraan beginnen of een pilot met alleen vrijwilligers? Wat is de rol van collectief georganiseerde macht (OR en vakbonden)? Wat doet het met beloning: ORT? Zelfregie in roosteren 17 maart

21 Voorwaarde: teamvolwassenheid & goed gesprek! Betrokkenheid bij de verandering Begrip van de methodiek Afspraken maken Dialoog Begrip van en voor elkaars rollen Begrip van en voor elkaars wensen Zelfregie in roosteren 17 maart

22 Aanpak Pakket Ondersteuning en Pakketselectie Ondersteuning: externe deskundigheid Projectplan proeftuinen opstellen Evaluatie-uitgangspunten vaststellen Uitrol Proeftuinen (meerjarig) Zelfregie in roosteren 17 maart

23 Communicatie.. Zelfregie in roosteren 17 maart

24 En betrokkenheid werkgroep Amb Oost werkgroep RAV IJsselland Klankbord groep Amb Oost stuurgroep Klankbord groep RAV IJsselland Stuurgroep Werkgroep Klankbordgroep MT OR ontwikkelt roostervisie en initieert proeftuinen voert proeftuin uit volgt en bediscussieert visie en proeftuinen geeft opdracht en besluit volgt proces en krijgt instemmingsaanvraag (na afloop) Zelfregie in roosteren 17 maart

25 Een korte impressie Zelfregie in roosteren 17 maart

26 Proeftuin Cluster Midden Zelfregie in roosteren 17 maart

27 Proeftuin Cluster Midden Zelfregie in roosteren 17 maart

28 Mening over intekenrooster Meerderheid is tevreden, maar de ontevredenheid is sinds de tussenevaluatie toegenomen. Oorzaak? Door interventie minder flexibiliteit en keuzemogelijkheden tijdens het roosteren Geleerde les: Zo min mogelijk invloed uitoefenen op de randvoorwaarden en terug naar de uitgangspunten van de roostervisie! Zelfregie in roosteren 17 maart

29 Werk-privé en zeggenschap Balans werk-privé is met het intekenrooster beter, vindt ruim 40%; 55% zegt werk en privé goed te combineren 84% wil zeggenschap Zelfregie in roosteren 17 maart

30 Effecten individueel roosteren Het hebben van invloed op de eigen werktijden en het eigen rooster is van positieve invloed op de tevredenheid met de werktijden (Knauth&Hornberger, 2003) Een bepaalde mate van invloed van medewerkers op hun eigen arbeidstijden heeft positieve effecten op de balans werk-privé van medewerkers en hun gezondheid (Bambra et al., 2008) en doet ziekteverzuim afnemen (Dalton&Mesch, 1990) Productiviteitswinsten Zelfregie in roosteren 17 maart

31 Alleen maar goed nieuws? Ook zeker aandachtspunten! Groepsdynamiek Zelfredzaamheid (bijv. feestdagenrooster) Rol leidinggevende Gelijkmatige verdeling belasting: Alleen ATW is nu leidend Zelfregie in roosteren 17 maart