Laurentius ziekenhuis Roermond

Transcriptie

1 Laurentius ziekenhuis Roermond algemeen ziekenhuis in de regio Midden-Limburg medisch-specialistische zorg wordt in of via het ziekenhuis ontvangen 384 bedden 118 (96 FTE) medisch specialisten medewerkers met flexlaag 230 vrijwilligers jaarlijks patiënten opgenomen met een gemiddelde verpleegduur van 5 dagen omzet 124 miljoen 1

2 Aan de hand van diverse interviews en een enquête* is een eerste inventarisatie gedaan 78% van de respondenten geeft de voorkeur aan het ontvangen van een rooster per drie maanden. Het opnemen van een vrije dag na publicatie van het rooster levert veelal een probleem op (45%). Betere werkverdeling. De reeksen achter elkaar minder lang (geen reeksen meer van dagen). Meer structuur 4 dagen werken, 3 dagen vrij. Op tijd bekend. Dat je vooraf weet waar je aan toe bent. Rooster minimaal 4-6 weken vooraf gepland. Kunnen ruilen. Ruilen van diensten binnen het team vooral het team vrij in laten. Geen maximum verbinden aan het aantal te ruilen diensten. Meer regelmaat. Zou prettig zijn als niemand meer verworven rechten heeft. *Bron: Sociale enquête Cardio-CCU LZR, Shift-Instituut, april/mei

3 tevens is het roosterproces geanalyseerd, waarbij vier belangrijke elementen zijn opgevallen Diversiteit in werkwijze roosterplanners (variatie in periode en publicatie) Veel mutaties na publicatie roosters (o.a. wijzigingen en ruilen) Significante administratie last (verwerken mutaties) Ontbreken van eenduidig roosterbeleid incluis naleving 3

4 daarom belangrijk om de belangen in de roosterdriehoek gezamenlijk te adresseren Belangen Medewerkers: Betere balans werk/privé; Fit en vitaal doorwerken; Ruimte voor inspraak. Belangen Roosterplanners: Minder administratie; Bieden stabiel/duurzaam rooster. Belangen Teammanagement: Maximale patiënttevredenheid; Voldoende kwaliteit aanwezig; Terugdringen ziekteverzuim; Medewerkerstevredenheid maximaliseren. Actieve participatie door betrokken medewerkers draagt bij aan een betere werk-privé balans en zorgt voor commitment/draagvlak! 4

5 om innovatie mee-roosteren te faciliteren zijn binnen CCU een aantal uitgangspunten gedefinieerd Uitgangspunten mee-roosteren: CCU: starten met een blanco schema waarbij medewerkers de gelegenheid krijgen om de roostervoorkeuren aan te geven. Twee verpleegkundigen zijn benoemd als ambassadeur vormen samen met roosterplanner en teamcoördinator de roosterdriehoek; In de pilotperiode wordt mee-roosteren toegepast voor een roosterperiode van 12 weken (maanden: maart-april-mei)*; Per week wordt één joker toegekend (onder meer inzetbaar voor een vrije dag of specifieke dienst); Bekende lesdagen en feestdagen/vakantie worden per medewerker opgenomen in het blanco schema; Handleiding online tool mee-roosteren wordt gedistribueerd bevat tevens enkele advies rondom duurzame inzetbaarheid. *Het rooster voor januari en februari is in verband met carnaval al gepland. 5

6 gebaseerd op een transparant en eenvoudig online proces (elke stap duurt standaard een week) Invullen Medewerkers vullen eigen voorkeursrooster in. Overall resulterende bezetting in beeld in relatie tot bezettingseisen. Medewerkers dienen eigen roostervoorstel in. Toetsen Planner toetst roosterinvoer (onder meer ATW, cao, gezondheidsregels). Planner kan kleine aanpassingen doen (bijvoorbeeld fiatteren joker). Uitkomst toetsing wordt gedeeld met medewerkers. Optimaliser en Publiceren Medewerkers werken zelfstandig aan roosteroplossing(en). Roosterplanner denkt mee met afdeling. Medewerkers dienen uitkomsten optimalisatiefase in. Planner doet zo nodig laatste roosteraanpassingen. Planner legt oplossing ter accordering voor aan teamcoördinator. Bij akkoord volgt publicatie van het rooster (in Aysist). 6

7 Eerste evaluatie innovatie mee-roosteren aan de hand van persoonlijke afstemming Toelichting: Meedenken en medeverantwoordelijk zijn voor het maken van de dienstlijst zijn de steekwoorden van deze pilot; Spannend is het ook, medewerkers hebben iets te zeggen over de invulling van het rooster; Shift-Instituut heeft een online tool beschikbaar gesteld waarin het rooster gezamenlijk wordt vormgegeven - een unique selling point is het thuis kunnen invullen van de voorkeuren, dit mogelijk gemaakt door de online ondersteuning; Eerste positieve reacties vanuit medewerkers: Fijn systeem wil niet meer anders; Zeer prettig mee te werken niet meer terug naar oude systematiek; Geweldig vooral blijven gebruiken (zie ook thuis invullen); Super inzicht in diensten door zelf mee te plannen. 7

8 kortom, medewerkers zijn uitermate tevreden met behaalde resultaten Vervolg toelichting: Daarnaast geeft deze pilot ons tevens de mogelijkheid om gezonder te roosteren schendingen worden door roosterplanners direct geadresseerd; Communicatie tussen de roosterplanner en medewerkers verloopt keurig bij significante wijzigingen volgt een samenvatting per richting het complete team, maakt de derde stap optimaliseren transparant en geeft houvast bij de benodigde roosteraanpassingen; Verder leeft het op de afdeling tijdens de pilot is veel aandacht gegeven aan feedback uit het team in het afdelingsoverleg; Belangrijk resultaat: er wordt significant minder geruild doordat op voorhand de voorkeuren zijn aangegeven en er meer invloed is. 8

9 afdelingsmanagement mist daarentegen een helder overzicht voor lange termijn Toelichting LZR maakt ziekenhuis breed gebruik van een basisroostersystematiek voor een geheel jaar wordt het rooster per afdeling uitgerold; Hierdoor voor lange termijn overzicht omtrent benodigde inzet in relatie tot capaciteit; Mee-roosteren werkt met een kortere planningshorizon van vier weken (pilot); Afdelingsmanagement voelt ervaart aldus minder richting lange termijn. 9

10 Nameting, mee-roosteren heeft een serieuze bijdrage geleverd aan enthousiaste en betrokken medewerkers Twee passende quotes van verpleegkundigen pilot afdeling (Cardio-CCU): Zelf een rooster maken en invullen geeft betrokkenheid. En ruilen is hierdoor bijna niet meer nodig. Ik wil het heel graag behouden. Ben er super tevreden over. Je hebt zelf grote invloed op je diensten en vrije dagen. Hierdoor ook op je leven. Verschillende processtappen zijn perfect. Ook het vanuit thuis kunnen invullen en bekijken. 10

11 te onderbouwen met positieve uitslagen over meeroosteren in de praktijk (drie maanden pilotperiode)... Motivatie: 88% van de respondenten bevalt meeroosteren uitstekend; 93% geeft mee-roosteren een cijfer 8 of hoger; 64% noemt het een groot voordeel dat de roostervoorkeuren thuis ingevuld kunnen worden (uitstekend) 36% van de respondenten vindt dit prima. Van de respondenten kiest 100% voor mee-roosteren in vergelijking met de standaard roosterprocedure tevens willen alle respondenten mee-roosteren continueren! Hoe bevalt mee-roosteren? 11

12 aangevuld met een overzicht van enkele logistieke aandachtspunten Uit analyse blijkt dat er voordeel is te behalen bij het structureel inzetten van de Joker (47% geeft aan soms te gebruiken) geeft nog beter houvast voor momenten vrij. Aandachtspunten: 53% van de respondenten geeft aan moeite te hebben met het opvragen van een vrije dag; Mogelijkheid om PLB-uren te plannen tevens een koppeling met de JUS-uren beschikbaar; Feestdagen duidelijk zichtbaar maken, nu alleen vakantiedagen; Roosterperiode van een maand hanteren in plaats van vier weken (werkt bijvoorbeeld handiger met kinderopvang); Daarnaast geeft 27% aan behoefte te hebben aan duidelijke richtlijnen omtrent gezond roosteren (incluis tips & trucs). 12

13 gevolgd door een analyse rondom gezondheidsaspecten in relatie tot slapen (nachtvenster) Ter attentie: 44% van de respondenten laten weten voor het in slapen voor een nachtdienst alcohol of een slaapmiddel te gebruiken om beter te slapen; Doorslapen in één stuk na een nachtdienst is niet haalbaar voor 56%; Aanvullend geeft 7% aan voorafgaand aan het in slapen voor een ochtenddienst alcohol of een slaapmiddel te gebruiken om beter te slapen; 20% van de respondenten heeft last van slapeloosheid/slecht slapen daarbij geeft 13% aan last te hebben van (chronische) vermoeidheid. 13

14 Weergave van enkele reacties op de vraag wat men fijn vindt en wil behouden Thema Feedback Betrokkenheid Zelf rooster invullen geeft betrokkenheid, ruilen bijna niet meer nodig, wil graag behouden en ben er super tevreden over. Meer eigen zeggenschap, meer oog voor problemen in bezetting team en bereidheid om die op te lossen. Actieve rol is prettig. Minder ruilen Nauwelijks meer hoeven ruilen, omdat gepland is zoals je zelf prettig vindt. Ruilen is een uitzondering geworden, er wordt minder geruild. Niet nodig om te ruilen, diensten naar wens gekregen, geeft veel rust op de afdeling. Inspraak Doordat ik meer zeggenschap heb over mijn rooster, is ook de bereidheid tot ruilen toegenomen. Je kan zelf je voorkeursdiensten plannen krijg hierdoor thuis alles beter geregeld. Dat je voor een groot deel kunt bepalen wanneer je werkt. 14

15 leidend tot een overzicht van resultaten uit de nameting voor LZR vanuit de pilot mee-roosteren BRIL Bijkomen Resultaat Nachtdiensten worden door medewerkers als zwaar ervaren. Ook het slaappatroon rondom nacht- en ochtenddienst verdient aandacht. Roosteren Indelen Meer inspraak in de werktijden/het rooster is wenselijk, medewerkers geven vanuit de pilot aan dit als zeer prettig te ervaren. Betrokkenheid helpt bij meedenken omtrent realiseren 24x7 rooster zorgt voor minder ruilen. Behoefte aan overzicht PLB- en JUS-uren direct beschikbaar. Ook wordt aangeven aan dat het opvragen van een vrije tijd lastig is (werk/privé balans). Leefstijl Medewerkers geven blijk van gezondheidsklachten (onder meer slapeloosheid en vermoeidheid). Behoefte aan heldere regels rondom gezond roosteren incluis tips (roosterstatuut). 15

16 Dank voor uw aandacht! Bijzondere dank aan Ernst Steffen en Hennie Havenaar 16