FLEXIBILITEIT HANDIGE TOOL GEEFT IKEA BELGIË INZICHT DOOR JUISTE CONTRACTENMIX

Transcriptie

1 16 ARTIKEL WILLIAM ENGELEN MEER FLEXIBILITEIT MEER FLEXIBILITEIT HANDIGE TOOL GEEFT IKEA BELGIË INZICHT In de detailhandel wordt van oudsher gewerkt met uiteenlopende combinaties van contracten, ook wel een contractenmix genoemd. Dat wordt gedaan om adequaat in te kunnen spelen op de in de tijd wisselende vraag. Maar wat is in dit kader een optimale contractenmix? Déhora ontwikkelde samen met zijn partner Ximes een softwaretoepassing om deze vraag goed te kunnen beantwoorden.

2 HET TIJDDOSSIER DUURZAME FLEXIBILISERING 17 BEHOEFTE AAN FLEXIBILITEIT Eén van de kenmerken van de detailhandel is de grote dynamiek in het werk. Pieken en dalen in het werk zijn doorgaans ongelijk verdeeld over de dagen van de week en de weken van het jaar. Hierdoor passen traditionele arbeidscontracten - voltijds en met diensten van om en nabij de acht uur - vaak slecht. Pieken van acht uur komen immers over het algemeen slechts sporadisch voor. Met een traditioneel contract betekent dit dat leegloop op bepaalde momenten onvermijdelijk is. En dat kost productiviteit. Van oudsher wordt in de sector dan ook voornamelijk gewerkt met flexibele deeltijdcontracten. Voor deze contracten is eveneens gekozen vanwege het feit dat de openingstijden van winkels de standaard werkweek van 4 uur per week overschrijden. Desalniettemin zijn de oplossingen die worden geboden in de contractenmix van winkelbedrijven in veel gevallen suboptimaal. Reden is dat weliswaar wordt gekozen voor deeltijdcontracten, maar dat deze vaak nog vrij rigide worden ingezet: bij de invulling van de contracturen over de week (maand of jaar) wordt nog (te) weinig gebruik gemaakt van flexibiliteit en innovativiteit. Dit geldt zeker in die situaties waarin het aantal verschillende arbeidscontracten, met personen die daarin werken, aanzienlijk is. Een goed overzicht is dan namelijk op het oog moeilijk te krijgen. De standaard plansoftware-toepassingen bieden hier over het algemeen weinig soelaas. Daarom is de behoefte ontstaan aan een instrument dat specifiek gericht is op het optimaliseren van de contractenmix. Een optimale contracten mix is een uitgebalanceerd samenstel van contracten, waarmee efficiënt kan worden ingespeeld op de dynamiek van het werkaanbod. OPTIMALE Wat is een optimale contractenmix? Dat is een uitgebalanceerd samenstel van contracten, waarmee efficiënt kan worden ingespeeld op de dynamiek van het werkaanbod. De mix bevat de bouwstenen, en de flexibiliteit daarin, voor een personele inzet die zowel kwalitatief als kwantitatief mee kan ademen met de vraag naar personeel. Het mag duidelijk zijn dat dé contractenmix niet bestaat. Want de bouwstenen worden in feite bepaald door de dynamiek van het werk. Is er bijvoorbeeld sprake van veel kortdurende pieken? Zijn de patronen in het werkaanbod over het algemeen voorspelbaar? Het zijn dit soort vragen die bepalend zijn voor de optimale contractenmix. Een boeiende vraag, zeker in dit themanummer van het Tijddossier, is of, en, zo ja in welke mate, met de contractenmix duurzame flexibiliteit kan worden bereikt. Het antwoord hierop is ja, mits. In het bijzonder het punt van de keuzemogelijkheid voor de betrokkenen en de concrete inroostering spelen hierbij een belangrijke rol. Elementair is dat de personeelsleden die voor de niet-traditionele contracten kiezen, dit doen omdat deze goed harmoniëren met de overige levensdomeinen. In dit licht moeten onder meer de (vele) studenten worden gezien die in de detailhandel werkzaam zijn.

3 18 MEER FLEXIBILITEIT IKEA BELGIË: VRAAGSTUK IKEA realiseert zich dat een goede workforce planning de sleutel is tot resultaten op het vlak van productiviteit en klanttevredenheid. In dit verband werd aan Déhora de vraag gesteld om een onderzoek te doen naar twee typen optimalisatiemogelijkheden. Deze luidden als volgt. 1. Welke optimalisatie kan worden doorgevoerd indien afdelingen van een bestaande winkel worden geclusterd? Wat is dan de ideale contractenmix, rekening houdend met de reeds bestaande contractvormen? 2. Indien IKEA een nieuwe winkel zou openen, wat is dan de ideale contractenmix (dus zonder rekening te houden met bestaande contractvormen)? Bij het samenstellen van de ideale contractenmix was de opdracht om naar die combinaties van contracten te zoeken, die medewerkers zo hoog mogelijke contracturen aan zouden bieden. Met behulp van de contractenmix-optimalisatie-tool kunnen dit soort vragen goed worden beantwoord. In het vervolg geven we een korte beschrijving van het instrument en het soort rapportages dat ermee kan worden gegenereerd. -OPTIMALISATIE-TOOL De software tool is een gezamenlijke productie van Déhora en Ximes. Laatstgenoemd adviesbureau uit Wenen is, evenals Déhora, gespecialiseerd in workforce planning. Déhora werkt al vele jaren met het bureau samen. Omdat Ximes eveneens veel met vragen rond de optimalisatie van de inzet van personeel geconfronteerd wordt, is besloten onderhavige tool te bouwen. De tool is een optimalisatieprogramma dat op basis van de randvoorwaarden van de organisatie simulaties genereert. Doel is een zo goed mogelijke afstemming te bereiken tussen de door medewerkers gewerkte uren en de vereiste bezetting. Het model streeft naar een zo perfect mogelijke oplossing. Deze doet zich voor wanneer het totaal aan uren dat door werknemers in een bepaalde contractenmix wordt geleverd, gelijk is aan het totaal aantal uren benodigde Oplossingen in de contractenmix van winkelbedrijven zijn in veel gevallen suboptimaal. bezetting. Uiteraard geldt dan dat er geen sprake mag zijn van enige vorm van onder- of overbezetting. De randvoorwaarden voor elke organisatie zijn in de meeste gevallen verschillend. Bij de opzet van het model dat aan de tool ten grondslag ligt, is hier uiteraard rekening mee gehouden. Typisch zijn de volgende randvoorwaarden: mogelijke contracttypes (er kunnen beperkingen worden opgelegd per type); afwezigheden; mogelijke diensttijden. Naast de vaste randvoorwaarden bevat het programma ook parameters die het mogelijk maken om de voor- en nadelen van bepaalde beslissingen te analyseren. Ten behoeve hiervan worden dan verschillende simulaties uitgevoerd bij dezelfde randvoorwaarden. Zo kan het bijvoorbeeld nuttig zijn om de resultaten te vergelijken van een oplossing die een grote voorkeur geeft aan deeltijdcontracten met een oplossing die voltijdse contracttypen prefereert.

4 HET TIJDDOSSIER DUURZAME FLEXIBILISERING 19 Figuur 1 toont voorbeelden uit de cockpit van het programma. Het laat een overzicht zien van de verschillende parameters en hun instellingen, samen met een tabel met de details van de simulatie. Ook kan in detail worden gekeken naar een simulatie, bijvoorbeeld om na te gaan wanneer er zich momenten voordoen waar de onder- of overbezetting het grootst is. Grafisch is daar eveneens een voorbeeld van opgenomen. FIGUUR 1: Cockpit van de contractenmix-optimalisatie-tool BRON: Déhora Consultancy Group (214) NB: op dit moment bestaat uitsluitend een Engelstalige versie van het programma PARAMETERS AVOID 36h FLEXIBLE FLEXIBLE CONTRACTS TOLERATED EXCESS VALUES NO 25% 5% CONTRACT TYPE 2h 25h 27h 27h Flexible 3h 32h 36h 36h Flexible PENALTY

5 2 KPI SHORTAGE 1,3% 2 HR DAY 12 HR DAY SHORTAGE EXCESS EXCESS FLEXIBLE CONTRACTS 3,3% 22,4% 6 HR DAY 36 HR WEEK % 1% 2% 2% 3% 3% 4% 4% 5% >5% CONTRACT HEADS 48 CONTRACT HOURS 963 H 5 76 HR YEAR TEMPORARY HEADS 25 TEMPORARY HOURS 12 H 62 HR YEAR SHORTAGE SHORTAGE EXCESS MIN MAX AVERAGE, 3,9% 1,2%,7% 32,6% 4,2% MEDIAN 1,2% STD. DEV.,9% 2,1% 5,4% WORKING HOURS 25% 2 1 5% 2h 25h 27h 27h flex 3h 32h 36h 36h flex CONTRACT HOURS % HEADS % 8 h % HEADS 2 h 12 12% 6 13% 4 25 h 3 27 h h flexible 216 8% 22% 3 8 6% 17% 2 3 h 21 22% h 36 h % 2h 25h 27h 27h flex 3h 32h 36h 36h flex 36 h flexible Wanneer een oplossing is bereikt, kan het interessant zijn om na te gaan op welke manieren deze kan worden verbeterd. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de bezettingseisen van verschillende afdelingen of organisatorische eenheden te groeperen om zo een hogere mate van flexibiliteit te verkrijgen. Of het effect na te gaan van het introduceren van werknemers met een tijdelijke aanstelling om seizoenschommelingen in de vraag naar werk op te vangen. IKEA BELGIË: UITKOMSTEN Op basis van de uitgevoerde simulaties is IKEA nu beter in staat om onderbouwde beslissingen te nemen met betrekking tot de aanname en inzet van personeel, al dan niet voor geclusterde afdelingen of voor een nieuwe winkel. Meer specifiek toonden de resultaten aan dat er een efficiëntiewinst kon worden doorgevoerd door het beter afstemmen van de bezettingseisen op de mogelijke diensttijden binnen de contracttypes. Zo kwam door de eerste simulaties aan het licht dat in de best mogelijke opzet er toch sprake zou zijn van een hoge mate van overbezetting. Na bestudering van de uitgewerkte oplossing bleek dat met een relatief kleine aanpassing aan de bezettingseisen een grote winst te boeken was.