Richtlijnen functineringsgesprek evangelist Versie 1.0 Datum: mei 2015
1. Inleiding In deze brchure krijgt u een praktische handreiking met betrekking tt het huden van een functineringsgesprek met een evangelist. Ok is er een vrbeeldgespreksfrmulier tegevegd wat gebruikt kan wrden bij het huden van het jaarlijkse functineringsgesprek. Deze dcumenten kunnen aangepast wrden aan de plaatselijke situatie. Het dienst slechts als een vrbeeld wat gebruikt kan wrden. Een evangelist heeft als taak m mensen die van Gds Wrd vervreemd zijn en mensen die daar ng nit van gehrd hebben met het Evangelie in aanraking te brengen. Dit is een mie, maar k verantwrdelijke taak. Belangrijk is m vanaf de aanstelling de wederzijdse verwachtingen ver de taakverdeling en bendigde cmpetenties ged te bespreken en regelmatig te evalueren. Dit maakt het functineren van de evangelist transparant. Het bevrdert k cmmunicatie, penheid en nderlinge verstandhudingen. De kerkenraad treedt p namens de gemeente, maar is geen werkgever. De evangelist heeft dus geen arbeidsrechtelijke relatie met de kerkenraad. Het functineringsgesprek heeft daarm geen gevlgen vr de kerkrechtelijke psitie van de evangelist. Een functineringsgesprek heeft als del m het functineren van de evangelist te ptimaliseren en de samenwerking met de kerkenraad en andere betrkkenen te verbeteren. Daarbij wrdt teruggekeken naar de achterliggende peride en vruitgekeken naar de tekmst.
2. Prcedure van het functineringsgesprek Hiernder wrden een aantal stappen beschreven die drlpen kunnen wrden bij het uitveren van een functineringsgesprek. 2.1 Frequentie functineringsgesprek Stel vast wanneer het jaarlijkse functineringsgesprek plaatsvindt (bijvrbeeld jaarlijks in de maand februari). 2.2 Samenstelling FG-cmmissie Benem als kerkenraad een functineringsgesprekcmmissie (hierna genemd FG-cmmissie) die het gesprek met de evangelist vert. De cmmissie bestaat bij vrkeur uit twee tt maximaal drie leden. Het vrstel is m in de cmmissie minimaal 1 lid van de kerkenraad en de cnsulent vanuit de classis te laten participeren. Daarnaast verdient het aanbeveling m werkgrepen die betrkken zijn k m input te vragen vr het functineringsgesprek. 2.3 Plannen van het gesprek De FG-cmmissie neemt het initiatief tt het gesprek en maakt een afspraak met de evangelist. De cmmissie bezint zich intern p gesprekspunten aan de hand van het takenpakket en het gespreksfrmulier (zie bijlage 2) en eventuele afspraken uit vrgaande functineringsgesprekken. Deze uitwisseling van gesprekspunten met minstens een week vr het functineringsgesprek plaatsvinden. Ok de evangelist wrdt gevraagd m gesprekpunten aan te leveren. 2.4 Verlp van het gesprek Allereerst wrdt er gekeken naar de afspraken die tijdens een vrig functineringsgesprek zijn gemaakt. Daarnaast kan het gesprek geverd wrden aan de hand van de aangedragen gesprekpunten een het pgestelde gespreksfrmulier (zie bijlage 2). Hiernder wrden een aantal algemene bespreekpuntenpunten genemd: Wrden, in het algemeen, belemmeringen ndervnden bij de taakuitefening? He wrdt de samenwerking met de kerkenraad/fg-cmmissie/werkgrep dr de medewerker ervaren? He wrdt de persnlijke werksituatie ervaren wat betreft de lichamelijke en geestelijke gezndheid, de beschikbare tijd, de verhuding werk en privé? Is er vldende tijd vr nevenactiviteiten? Welke cncrete afspraken kunnen f meten wrden gemaakt vr de kmende peride? 2.5 Verslaglegging De FG-cmmissie draagt zrg vr een verslag en een verzicht van nderwerpen waarver nadere afspraken gemaakt meten wrden. Deze wrden binnen een maand dr beide partijen vr akkrd ndertekend. Het verslag wrdt tegevegd aan het vertruwelijk dssier dat de scriba beheert. De FG-cmmissie deelt p hfdlijnen de bevindingen en uitkmsten van het functineringsgesprek met de kerkenraad. 2.6 Taken FG-cmmissie Hiernder wrden de taken van de FG-cmmissie beschreven: vert het functineringsgesprek met de evangelist regelt het vaststellen van de datum van het gesprek; zrgt ervr dat het gesprek in alle rust geverd kan wrden, in een pen en vertruwelijke sfeer;
heeft vldende infrmatie m het gesprek te veren; gebruikt tijdens het gesprek het hierte bestemde gespreksfrmulier; gaat vertruwelijk m met de ter beschikking gestelde infrmatie; rapprteert aan de kerkenraad; kan een evaluatie van het prces maken en vrstellen ter verbetering van het prces indienen. Bij het functineringsgesprek ligt het accent p het welbevinden en functineren van de evangelist. Uitgangspunten bij de vrbereiding kunnen zijn de taakfunctiemschrijving en gemaakte afspraken. Dit sluit zeker niet uit dat tijdens het evaluatiegesprek k het functineren van de kerkenraad en begeleidingscmmissie ter sprake kunnen kmen, aangezien dat van invled kan zijn p het welbevinden en functineren van de evangelist. Aandacht dient er te zijn vr de wederzijdse verwachtingen en de hulp die ver en weer gebden kan wrden.
Bijlage 1. Stappenplan vr het functineringsgesprek 1. Vrbereiding De kerkenraad stelt een FG-cmmissie aan. De vrzitter van de functineringsgespekcmmissie plant het gesprek en ndigt de medewerker (evangelist) uit vr het gesprek. FG-cmmissie en evangelist leveren gesprekspunten aan. Beiden zetten eventueel acties bij derden uit. Beiden bereiden gesprekspunten vr. De FG-cmmissie regelt een geschikte ruimte. 2. Het gesprek De FG-cmmissie legt het del en pzet van de afspraak uit. Er wrden afspraken gemaakt ver de verslaglegging (wanneer cncept klaar is, reactietermijn en definitieve vaststelling) De gesprekpunten wrden besprken aan de hand van het vrbeeld gespreksfrmulier (zie bijlage 2) en de aangedragen gesprekpunten Er wrdt vastgesteld welke afspraken er gemaakt zijn/meten wrden. Aan het einde van het gesprek vindt een krte evaluatie plaats (sfeer, inhud, et cetera) 3. Opvlging Een cnceptverslag wrdt pgesteld dr de medewerker f iemand uit de FG-cmmissie en ter gedkeuring vrgelegd aan alle betrkkenen. Zie bijlage 3 vr een vrbeeldverslag. Eventuele reacties wrdt verwerkt en een definitief verslag wrdt pgesteld. Beide partijen (medeweker/cmmissie) ndertekenen het verslag Aandachtspunten/bevindingen naar aanleiding van het gesprek wrdt gedeeld met de kerkenraad. Het verslag wrdt bewaard dr de scriba (vertruwelijke dssier).
Bijlage 2. Vrbeeld gespreksfrmulier functineringsgesprek Hiernder is een vrbeeld pzet beschreven vr een functineringsgesprek. 1. Evaluatie afspraken vrige gesprek Zijn de afspraken uit het vrige functineringsgesprek nagekmen? Welke acties wrden genmen m de gemaakte afspraken alsng te realiseren? 2. Gesprekpunten evangelist/begeleidingscmmissie 3. Taken en functiebeleving Wrden de taken zals beschreven in de taakfunctimschrijving uitgeverd? Is er duidelijkheid mtrent de taken? Wat lpt ged, wat kan beter? He wrdt de functie ervaren? (denk hierbij aan elementen als: werkvldening, waardering, stressbeheer, ruimte vr eigen initiatief et cetera) He wrdt de taak als evangelist ervaren? (Een evangelist weet zich gerepen m dienstbaar te zijn in Gds Kninkrijk. Hier kan drgepraat wrden ver her werkzaam zijn als evangelist). 4. Samenwerking en infrmatievrziening He verlpt de samenwerking met de kerkenraad/kerkvgdij en begeleidingscmmissie? Wat gaat ged/wat kan beter? He verlpt de samenwerking met de werkgrepen/vrijwilligers? Wat gaat ged/wat kan beter? Zijn er vldende verlegmmenten? Wrden afspraken vldende vastgelegd? Infrmatievrziening: is de infrmatievrziening dr de kerkenraad/kerkvgdij vldende? He verlpt de samenwerking met de plaatselijke gemeente(leden)? 5. Arbeidsvrwaarden en schling Zijn er pmerkingen p de arbeidsvrwaarden/vrzieningen/werkplek et cetera? He is de verhuding beschikbare tijd ten pzichte van het takenpakket? Is er behefte aan schling? Z ja, welke? 6. Overige punten Zijn er punten niet aan de rde gekmen, die wel besprken meten wrden? 7. Afspraken vr het kmende jaar 8. Evaluatie van het gesprek He is het gesprek ervaren (sfeer/inhud)? Zijn er verbeter-/aandachtspunten?
Bijlage 3. Vrbeeldverslag functineringsgesprek Verslag functineringsgesprek Datum: Deelnemers FG-cmmissie: Naam medewerker (evangelist): Afspraken vrige gesprek Gesprekspunten FG-cmmissie/medewerker Taken en functiebeleving Samenwerking en infrmatievrziening Arbeidsvrwaarden en schling Overig Actiepunten Verantwrdelijke Deadline Handtekening akkrd FG-cmmissie. Naam.. Naam