Stappenplan Zaaktype Catalogus

Transcriptie

1 Stappenplan Zaaktype Catalgus Dit stappenplan biedt huvast bij het pstellen van een Zaaktype Catalgus. Alle aspecten die belangrijk zijn bij de vrbereiding hiervan kmen aan bd. Zals het raadplegen van de juiste brnnen, keuzes maken, het gebruik van slimme vrbeelden, de afbakening van zaaktypen en afstemming p de klant en de prcessen. Vr wie is dit stappenplan? Dit stappenplan helpt prjectleiders en prjectmedewerkers van Zaakgericht werken m de Zaaktype Catalgus (ZTC) p te zetten. He werkt het stappenplan? Het is raadzaam dit stappenplan een keer helemaal dr te lezen vóórdat de ZTC wrdt pgesteld. Besteed vldende tijd aan de eerste zes vrbereidende stappen vrdat er gesprekken met prcesspecialisten geverd wrden. De tijd die ndig is m de stappen te drlpen hangt af van de scpe van het prject 1, van de beschikbare kennis en de aanwezigheid van gede vrbeelden. Als het prject een brede scpe heeft met veel prcesspecialisten, zaaktypes en afdelingen, is het raadzaam m de eerste negen stappen met één f twee clusters te drlpen. Op deze manier ntstaat een stappenplan passend bij de situatie. Onderdelen van het stappenplan kunnen k gebruikt wrden m een in ngebruik geraakte ZTC te actualiseren. Wat is een ZTC? Een ZTC bevat de beschrijving van alle zaaktypen die binnen een rganisatie f dmein uitgeverd wrden, en vrmt z de blauwdruk vr de zaakdssiers. Er staat bijvrbeeld in beschreven he het zaaktype heet, welke resultaten er vr dat zaaktype zijn en wat de bewaartermijn is. Het pstellen van het ZTC gebeurt met het Infrmatiemdel ZTC (ImZTC). Hierin staan de kenmerken van een zaaktype beschreven, wat deze kenmerken betekenen en he ze zich tt elkaar verhuden. Bekijk het infrmatiemdel p: Wat is het verschil tussen DSP en ZTC? De termen DSP (Dcumentair Structuurplan) en ZTC wrden vaak in één adem genemd f zelfs dr elkaar gebruikt. Dit is begrijpelijk. Het verschil is dat bij gebruik van een ZTC de juiste metadata wrden verzameld vanaf de start van een zaak, terwijl een DSP een rdeningsstructuur is vr het meer statische digitale archief en analge archief. Beide kunnen geïntegreerd wrden in het digitale archief dat ntstaat bij zaakgericht werken. Een apart DSP is dan niet meer ndig. 1 Verschillende inveringsstrategieën staan beschreven in het dcument Scenari s zaakgericht werken p VNG Realisatie

2 In het infrmatiemdel (versie 2.1) p GEMMA-nline staat dit als vlgt beschreven: Met de nieuwe versie van de ZTC is er een landelijke standaard pgeleverd die verheidsrganen kunnen gebruiken als kern van de rdeningsstructuur. Vr digitale archiefbescheiden biedt de ZTC (samen met het RGBZ) vldende infrmatie m te vlden aan de zrg van de geldende Archiefregeling. Vr archiefbescheiden die ng niet binnen de ZTC van de gemeente wrden beheerd, is een specifieke rdeningsstructuur ndzakelijk. Een uitgebreide f minimale ZTC pstellen? De standaarden vr de ZTC en de beschikbare vrbeelden van cmplete ZTC s zijn vaak erg uitgebreid. Meestal is het niet haalbaar m een uitgebreide ZTC p te tuigen vr een grt deel van de rganisatie. Bij het infrmatiemdel (metadata per zaaktype) en afhankelijk van de heveelheid zaaktypen is het dan verstandig m met een minimale set te starten. Stap twee en drie in dit dcument bieden handvatten m een basis ZTC p te stellen. Als de scpe van de invering van zaakgericht werken zich beperkt tt een prcescluster f dmein, dan zijn er meer mgelijkheden vr het pstellen van een uitgebreide ZTC. VNG Realisatie 2/7

3 Stappenplan Stap 1: Verzamel input De eerste stap m te kmen tt een ZTC is m p zek gaan naar gede vrbeelden en te riënteren p het infrmatiemdel: a. Raadpleeg infrmatie ver de ZTC (en het RGBZ en de ImZTC) en de referentie GEMMA ZTC p b. Raadpleeg de vrbeeld ZTC s k p GEMMA-nline. Welke ZTC is vergelijkbaar met de scpe van de eigen rganisatie en wellicht k gebruikt vr het inrichten van dezelfde applicatie? c. Infrmeer bij buurgemeenten die al zaakgericht werken naar hun ervaringen met de ZTC. d. Vr smmige dmeinen zijn landelijk ged uitgewerkte ZTC s beschikbaar, f deze kmen binnenkrt beschikbaar. Denk bijvrbeeld aan de Omgevingswet. Benut deze ZTC s. e. Wrdt er zaakgericht gewerkt met behulp van een generiek zaaksysteem 2? Vraag dan de leverancier f deze gede vrbeelden heeft van eerdere implementaties. Misschien ligt er zelfs een standaard ZTC p de plank die snel geïmprteerd kan wrden in het zaaksysteem. f. Raadpleeg brnnen binnen de eigen rganisatie. Is er al eens een ZTC gemaakt? Of is er een bruikbaar DSP? Is er een actueel verzicht van prcessen per team? Denk aan afdelingen DIV f kwaliteit (prcessen) als mgelijke brn. Stap 2: Definieer bendigde parameters per prces Vr deze tweede stap is kennis ndig van de systemen waarmee gewerkt gaat wrden. Daarnaast met er een ged beeld zijn van de pririteiten van de rganisatie. In deze stap wrdt bepaald welke verplichte velden en kenmerken per zaak pgenmen wrden. Een cmpleet verzicht van alle mgelijke kenmerken is te vinden in het zaaktypesjabln p Om te bepalen welke kenmerken in eerste instantie gevuld meten zijn, helpen de vlgende criteria en vragen: a. Kenmerken die vanuit het zaaksysteem verplicht zijn, meten terugkmen in de inventarisatie. Ga na welke kenmerken dat zijn. Hiernder vallen waarschijnlijk: zaaktypenaam, teams die tegang meten hebben (rllen en rechten), resultaattypes en drlptijd. b. Ga na waarm zaakgericht werken ingeverd wrdt. Ligt de nadruk bijvrbeeld p prcesptimalisatie, dan kan een URL per zaaktype naar een prcesbeschrijving een mie aanvulling zijn, f een streef-drlptijd naast een wettelijke drlptijd. Ligt de nadruk p (digitale) dienstverlening, benadruk dan bijvrbeeld de kppeling tussen digitale frmulieren en zaaktypen, gekppelde sjablnen vr uitgaande dcumenten en een kppeling van het zaaktype aan prducten en diensten in de PDC. c. Maak nderscheid in must haves en nice t haves. Must haves zijn kenmerken die ndzakelijk zijn. Als deze niet gevuld zijn, is de drvering nmgelijk. Nice t haves zijn kenmerken waarvan het mi meegenmen is als ze gevuld f uitgewerkt zijn, maar ze zijn niet ndzakelijk. Vrbeelden van nice t haves: een specifieke lijst met dcumenttypes 2 Wrdt er (deels) zaakgericht gewerkt in een taakspecifieke applicatie, dan wrdt dit bedeld als er in de tekst zaaksysteem staat. VNG Realisatie 3/7

4 per zaaktype f vrgedefinieerde specifieke acties als fiattering aanvraag bevallingsverlf. d. Test de selectie van kenmerken bij vrkeur met circa vijf uiteenlpende prcessen. Dit kan dr deze in de testmgeving van zaakgericht werken te mdelleren/imprteren. Hieruit blijkt f de ZTC alle infrmatie bevat die ndig is. e. Is er geen tl (sftware) beschikbaar vr het aanleggen en beheren van de ZTC? Maak dan een basislijst als spreadsheet. Check vraf bij de leverancier van het zaaksysteem f het mgelijk is via een frmat dat zij aanleveren prcessen te imprteren. Als dit frmat bruikbaar is, hanteer deze dan zveel mgelijk bij het pstellen van de ZTC. Stap 3: Kppel prcessen aan afdelingen Op basis van de input die bij de vrgaande stappen verzameld is, kan nu een eerste eigen basislijst met zaaktypen samengesteld wrden. Hudt hierbij rekening met de vlgende punten: a. Als er geen perfect passend brnbestand is, cmbineer dan meerdere brnnen. b. Als zaakgericht werken gemeentebreed ingeverd wrdt, match dan de zaaktypen direct aan de teams f afdelingen, en maak één categrie rganisatiebreed. Denk bij dit laatste bijvrbeeld aan prjectevaluatie, beleidspstelling, cllegevrstel f inkp van prducten en diensten. c. Hud een reservelijst met twijfelgevallen achter de hand. Is er twijfel f een zaaktype verbdig is, dubbel f niet van tepassing? Zet het dan p een reservelijst. Het is beter m minder zaaktypen te hebben p de eerste basislijst dan te veel. De zaaktypen p de reservelijst kunnen later altijd ng tegevegd wrden. d. Het maken van de basislijst dwingt tt het maken van een aantal keuzes. Sms zijn dit lastige keuzes, bijvrbeeld: wat is de definitie van één zaak, en: wanneer kan een zaak pgeknipt wrden? Een aantal tips bij het maken van keuzes: Tip 1. Op GEMMA staan de 43 referentiezaaktypen, deze bieden huvast. Z is bezwaar een andere referentiezaaktype dan het behandelen van een vergunningsaanvraag. Dat zijn dus minimaal twee lsse zaaktypen. Bekijk ze allemaal p: Tip 2. Hud de klant in het achterhfd. Het betalen van een factuur is vrijwel altijd nderdeel van een prces met een prduct f dienst die aan het einde geleverd wrdt. Denk aan het vervangen van het straatmeubilair in een bepaalde wijk. Dan is dit geen zaak, maar nderdeel van een verkepelend prces. Vr de afdeling financiën kan een betaling echter wél een zaak zijn. Tip 3. Hud een zaak hanteerbaar en verzichtelijk. Geef de mgelijkheid een zaak p te knippen. Bijvrbeeld als een zaak van een zaaktype standaard een drlptijd van meerdere jaren krijgt, f er bij een zaaktype gemiddeld hnderden dcumenten per zaak verwacht wrden. In deze gevallen kan per fasering een zaaktype pgenmen wrden, zals: verkenning, aanbesteding, realisatie, nazrg. Ok kunnen meerdere zaken van hetzelfde zaaktype aangemaakt wrden vr één prject. Uiteraard gebeurt dit in verleg met gebruikers. Z wrdt één zaak de hfdzaak met de belangrijkste VNG Realisatie 4/7

5 beslisdcumenten van de hele zaak. Deze zaak blijft de hele lptijd penstaan. Verschillende fases f nderdelen van het prject wrden deelzaken, gerelateerd aan de hfdzaak. Tip 4. Smmige prcessen behren strikt genmen tt het takenpakket van de gemeente, maar kmen in de praktijk niet f nauwelijks vr. Denk aan een te vndeling gelegd kind. In smmige standaard ZTC s zijn dit srt prcessen wel pgenmen. Maar als ze nit gebruikt wrden, vervuilen ze de ZTC en het zaaksysteem. Immers: he meer zaaktypen, he meilijker het is m de juiste te kiezen. Tip 5. Let p verschillende resultaattypen en gekppelde bewaartermijnen. Als de resultaattypen f de bewaartermijn van het prces afwijken is dit een belangrijke reden m een apart zaaktype in het leven te repen vr een prces. Met het kiezen van het zaaktype wrden k deze parameters vastgelegd. Stap 4: vul zveel mgelijk metadata vraf in Prbeer nu per zaaktype zveel mgelijk van de geselecteerde kenmerken bij stap drie in te vullen. Afhankelijk van wat de brn van de basislijst is, zijn smmige kenmerken al beschikbaar. Veel andere kenmerken zijn waarschijnlijk zelf al in te vullen f eenvudig te achterhalen. Stap 5: Identificeer prcesspecialisten en prceseigenaren a. Prcesspecialisten Er zijn medewerkers ndig met een ged beeld van de prcessen binnen een team f afdeling. Als deze ng niet betrkken zijn, is het raadzaam daar niet langer mee te wachten. Dit kunnen key-users zijn per afdeling f team, f zaakgericht werken buddies die een-p-een ndersteuning bieden aan cllega s, ambassadeurs van zaakgericht werken f medewerkers die verantwrdelijk zijn vr het bijhuden van prcesbeschrijvingen vr hun team. Als een afdeling f team heel divers is, dan kan het handig zijn twee f drie prcesspecialisten vr zaakgericht werken te benaderen. Zrg dat aan alle zaaktypen een prcesspecialist gekppeld is; iemand die vanuit de praktijk weet wat er bij het behandelen van de zaak kmt kijken. Vr de rganisatiebrede zaaktypen is de juiste specialist wellicht niet snel te vinden, maar vaak is dit te cmbineren met een prcesspecialist bij een bepaalde afdeling. Z kan de specialist p het gebied van juridische zaken meestal k iets zeggen ver het WOB-prces. b. Prceseigenaren Per zaaktype met k de prceseigenaar benemd wrden; de medewerker die verantwrdelijk is vr het prces en kan beslissen ver de inrichting van het zaaktype. Stap 6: Maak een planning Bij deze stap wrdt de ZTC verder ingevuld, samen met de prcesspecialisten: a. Maak een planning vr alle afdelingen en zaaktypes binnen de scpe van het inveringsprject; b. Maak per prcesspecialist twee afspraken (zie stap 7); c. Plan de afspraken circa twee weken uit elkaar; VNG Realisatie 5/7

6 d. Ver deze gesprekken met twee persnen uit het zaakgericht werken implementatieteam. Z heeft één de handen vrij m direct zaken digitaal te verwerken in de cncept ZTC; e. Ndig bij het tweede gesprek k de prceseigenaar uit; f. Neem een laptp mee f zrg vr een ruimte met cmputer en scherm. g. Hud in de planning rekening met een eventueel derde gesprek; Stap 7: eerste gesprek met de prcesspecialist Na de vrbereidingen bij de eerste zes stappen, is het nu tijd vr het eerste gesprek met de prcesspecialist. Wees in de uitndiging vr het gesprek duidelijk ver het del en licht alvast krt te wat een Zaaktype Catalgus is. Benem hierbij het belang van een gede invulling. Agendapunten van het verleg: Wat is zaakgericht werken (indien ndig: p hfdlijnen); Wat is een zaak (indien ndig: p hfdlijnen); Wat is een zaaktype (indien ndig: p hfdlijnen); Del van het gesprek: zaaktypen vaststellen vr juw afdeling; ZTC is een levende catalgus (zie k stap 11: Nazrg); Alle kenmerken per zaaktype drlpen, checken f wat vraf ingevuld is klpt en zveel mgelijk direct invullen; Specifieke DIV kenmerken zals archiefgrndslag, kunnen wrden vergeslagen. Deze wrden achteraf ingevuld met de archiefspecialisten. Huiswerk vr het tweede gesprek De prcesspecialist De kenmerken verder aanvullen vr zver dat ng niet gedaan is; Indien ndig kenmerken afstemmen met cllega s; De input minimaal twee dagen vr het tweede gesprek mailen. De initiatiefnemer van het gesprek De verdere input verwerken m te kmen tt een definitieve invulling. Stap 8: tweede gesprek met de prcesspecialist en prceseigenaar Het tweede gesprek vindt plaats met de prcesspecialist én de prceseigenaar. Check ter vrbereiding f het huiswerk gedaan is, en maak een vrstel definitief ZTC vr dit prcescluster p. Agendapunten van het verleg Krte samenvatting van het prces en het del vr de prceseigenaar; Zijn er ng laatste penstaande vragen? Kunnen deze direct beantwrd wrden f is een derde gesprek ndig? Opvallende zaken bespreken; Definitief en expliciet akkrd van de prceseigenaar en prcesspecialist. Laat na aflp van het gesprek de definitieve lijst per bevestigen dr de prceseigenaar en prcesspecialist. VNG Realisatie 6/7

7 Stap 9: ZTC laten aanvullen dr DIV Zdra de ZTC vr een prcescluster definitief is, kan DIV aan de slag m de typische archiefkenmerken aan te vullen p basis van de geldende selectielijst. Stap 10: Vaststellen ZTC dr stuurgrep De Zaaktype Catalgus kan dr de stuurgrep, het afdelingsmanagement f de directie vastgesteld wrden wanneer: alle zaaktypes bekeken en vastgesteld zijn; alle must have-kenmerken ingevuld zijn. Stap 11: Nazrg Na de invering van zaakgericht werken vergt de ZTC cntinue nderhud. Denk hierbij aan: het pveren van nieuwe zaaktypen; het samenvegen f splitsen van zaaktypen p basis van gebruikservaring en vrtschrijdend inzicht; het aanvullen met nice t have kenmerken; het drveren van nieuwe standaarden en wet- en regelgeving; het finetunen van de inrichting (prcesstappen, statussen, vr gedefinieerde acties); het kppelen van nieuwe sjablnen, dcumenttypen, prcesbeschrijving en digitale frmulieren; het mnitren en waar ndig aanpassen van autrisaties per zaaktype. VNG Realisatie 7/7