Functiebeschrijving: Afdelingshoofd ad interim bij het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen (AHOVOS) Afdeling Volwassenenonderwijs Functiefamilie middenkader
1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. 1.2. Leiderschapsrollen De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach. 1.3. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Het afdelingshoofd van de afdeling Volwassenenonderwijs rapporteert aan de Administrateur-generaal van het Agentschap. Alle teamleiders, de verantwoordelijke voor kwaliteit, de verantwoordelijke voor de begroting en de assistente/secretaresse rapporteren aan het Afdelingshoofd. In totaal telt de Afdeling VWO momenteel 44 personeelsleden, het afdelingshoofd niet meegerekend. Het Afdelingshoofd geeft leiding aan functies zoals dossierbehandelaars in de werkstations, gegevensbeheerders, beleidsthemabeheerders, verificateurs en administratief ondersteunend personeel Bedragen uitbetaald door de afdeling Volwassenenonderwijs in 2013 CVO & CBE Werkingsmiddelen CBE 6.192.775,57 ICT-coördinatie CVO Nascholingsmiddelen CBE Nascholingsmiddelen CVO Bijkomende middelen voor de organisatie van zomercursussen NT2 45.925,81 27.000,00 420.000,00 256.000 Totaal 6.941.702 Ondersteuningsstructuren VOCVO 962.000 2
Vzw SNPB 655.000 Consortia 3.184.000 Vzw De Link 376.000 Huizen van het Nederlands - Wooncode 240.000 - Gewone financiering 4.241.000 - Taalpromotie 350.000 Ondersteunende projecten voor de huizen van het Nederlands 55.608 Universitaire Taalcentra 107.000 Totaal 10.170.608 DAB Fonds Inschrijvingsgelden CVO Dotatie 4.341.000 Totaal 4.341.000 Lonen personeel volwassenenonderwijs Personeel volwassenenonderwijs 352.453.000 Algemeen totaal 373.906.310 2. Doel van de functie Binnen het kader van het algemeen beleid van de entiteit - plannen, organiseren, coördineren, dynamiseren, innoveren, opvolgen en bijsturen van de activiteiten van de entiteit teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van de entiteit te realiseren en bij te dragen tot de realisatie van de opdracht en de ambities van de entiteit en van het beleidsdomein. Het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen (AHOVOS) verzorgt sinds zijn oprichting op 1 april 2006 de dienstverlening aan het personeel, de instellingen, de studenten en de cursisten uit het hoger onderwijs en het volwassenenonderwijs en betaalt school- en studietoelagen uit. AHOVOS wil zijn klanten de best mogelijke dienstverlening bieden. Die klanten zijn de instellingen voor hoger onderwijs en voor volwassenenonderwijs, de personeelsleden van die instellingen en de deelnemers aan dat onderwijs (cursisten, studenten, leerlingen en ouders). 3
AHOVOS bestaat uit 3 afdelingen: Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen. De afdeling Volwassenenonderwijs staat in voor de uitvoering van het beleid voor het personeel en de instellingen uit de sector levenslang leren. Dat omvat onder meer de subsidiëring/financiering van de instellingen, de betaling van de lonen, het beheer van de administratieve en geldelijke loopbaan van het onderwijzend personeel, de controle op de toegekende omkadering en het beheer van de uitvoering van de wetgeving voor de centra voor volwassenenonderwijs (CVO) en de centra voor basiseducatie (CBE). Het toekennen en de controle van de subsidies aan de Huizen van het Nederlands (HvN) en de consortia. 3. Resultaatgebieden Innovatie en ondernemerschap Resultaat In samenwerking met de leidend ambtenaar en andere afdelingshoofden, stimuleren van initiatiefname, resultaatgerichtheid, vernieuwing, eigenaarschap en ondernemerschap bij collega s en werknemers, teneinde de innovatie en moderniseringdoelstellingen van de Vlaamse overheid door te vertalen binnen de eigen organisatie en hieraan concreet invulling te geven op de werkvloer. Leiding geven Aansturen, ontwikkelen en evalueren van medewerkers, teneinde steeds over competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de missie en doelstellingen van de entiteit, binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de Vlaamse overheid. Voorbeelden van activiteiten - Aanmoedigen van nieuwe ideeën, efficiëntere alternatieven, werkvormen en methodes - De Vlaamse overheid profileren als een aantrekkelijke werkgever voor een generatie mondige flexibele en mobiele mensen door minder hiërarchische aansturing, netwerkverbanden te stimuleren, mobiliserende projecten op te zetten... bijv. door zelfsturende teams - Optimaal benutten van digitalisering (CAPELO, DAVINCI ), flexibele werkvormen en -omgeving en ondersteuning bij de implementatie van Anders Werken in het Agentschap, i.s.m. AFM - In overleg en samenwerking met de HR-/personeelsverantwoordelijken, instaan voor een geïntegreerd en efficiënt HR-beleid zoals is vastgelegd in het HRM-beleidsplan van AHOVOS - Managen en motiveren van diverse (generaties, culturen, sexen,...) werknemers - (Bijdragen tot het) aantrekken ( branding ), selecteren, rekruteren en onthalen van de geschikte medewerkers - Talenten en ontwikkelingsmogelijkheden van medewerkers identificeren, instaan voor de vorming en competentie-ontwikkeling van medewerkers, interne mobiliteit en loopbaanontwikkeling stimuleren - Verzekeren van een goede uitvoering van het prestatiemanagementproces (afspreken van doelstellingen, opvolgen, coachen en begeleiden, evalueren en waarderen) in VLIMPERS - Integer toepassen van het beloningsbeleid en ondersteuning bij de voorbereiding van de nieuwe functieclassificatie en niveaubepaling - Intern communiceren door medewerkers te informeren en te betrekken rond werking, resultaten, ontwikkelingen die de entiteit en medewerkers aanbelangen zoals briefing op staf en teamvergaderingen over beslissingen van de COVA 4
- Scheppen en op peil houden van een stimulerend, dynamisch en constructief werkklimaat in de entiteit door gebruik te maken van o.a. de rapporten van de Personeelspeiling, BUE, welzijnsbevraging Visieformulering en strategievertaling In overleg met de leidend ambtenaar en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het formuleren van een visie en het actualiseren van de opdracht van de entiteit en vertalen van de strategische doelstellingen van de entiteit in concrete operationele doelstellingen en projecten, teneinde een duidelijke visie en een dynamiserende leidraad voor de aanpak van de entiteit te verkrijgen. Organisatorische optimalisering In overleg met de leidend ambtenaar en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het opzetten, up-to-date houden en continu optimaliseren van processen, structuren, rollen en ressources binnen en over de organisatorische entiteit heen teneinde een effectief werkkader en kwaliteitsvolle resultaten te verzekeren rekening houdend met de verander(en)de maatschappelijke, sociaal-economische context. De activiteiten, de dagelijkse werking van de entiteit Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de reguliere activiteiten van de entiteit teneinde te verzekeren dat de doelstellingen van de entiteit op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle wijze gerealiseerd worden, conform de afspraken in de beheersovereenkomst. - Als lid van het College van Afdelingshoofden (COVA) formuleren en up-to-date houden van een visie, missie, opdracht en algemene strategie van AHOVOS - Formuleren van de doelstellingen en prestatie-indicatoren voor de entiteit (en de teams) door gebruik te maken van de prestatiemeetsystemen zoals de Balanced Score Card (BSC), VLIMPERS, PLOEG - Bijdragen tot het opmaken van strategische & operationele plannen, van de begroting, etc. conform de regels van het beleidsplannenproces - Bijdragen tot het opmaken van de beheersovereenkomst en het ondernemingsplan - Adviseren van de leidend ambtenaar met betrekking tot risico-issues, zodat deze bij het nemen van beslissingen op de hoogte is van alle risico-implicaties en waar nodig risico-beheersingsplannen ontwikkelen (risico-management) alsook de uitrol van het pilootproject van de afdeling Studietoelagen naar de eigen afdeling - Beheren en optimaliseren van de toegewezen budgetten en mensen, continu zoekend naar effectiviteitsverhoging (ressource management, budget management) - Permanent monitoren, bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de uitgevoerde processen (procesmanagement) - Formuleren van voorstellen tot aanpassing van procedures en regelgeving teneinde kostenefficiëntie te optimaliseren - Op basis van analyses de organisatiestructuur, werkprocessen, procedures continu optimaliseren (innoveren en besparen, taken herverdelen, inspelen op mogelijke synergieen binnen en buiten de entiteit, toepassen van best practices,...) en ondersteuning van de leidend ambtenaar bij een eventuele herstructurering van AHOVOS i.s.m. Möbius - Jaarlijks bijdrage leveren aan het Beleidsgericht Rapport t.a.v. IAVA en de minister - Een hoog niveau van klantentevredenheid verzekeren (zelf goede relaties onderhouden met belanghebbenden/klanten, instaan voor een goede klachtenbehandeling, de klantgerichtheid van heel de entiteit bevorderen, klantenbevraging organiseren en kwaliteit van de dienstverlening evalueren naar de interne en externe belanghebbenden/klant,...) - Opmaken van een personeelsplan (PEP), uittekenen van een organogram en 5
efficiënt inzetten van de medewerkers (geschikte persoon op het juiste proces/project volgens competenties, talent, ambities) - Opmaken van interne werkafspraken, regels en procedures - Zorgen voor een goede werkverdeling en samenwerking en productieve sfeer onder de medewerkers - Optreden als ultiem escalatieniveau bij afhandeling van complexe, gevoelige operationele dossiers & eventueel zelf opvolgen van specifieke, belangrijke dossiers Beleidsvoorstellen en adviezen (Vanuit de ervaring bij de beleidsuitvoering) bijdragen tot het maken van beleidsvoorstellen en -adviezen, om het strategisch beleid van de entiteit en van het beleidsdomein mee vorm te geven. Synergie en samenwerking (binnen de eigen entiteit, samenwerking in het beleidsdomein, met andere Vlaamse, lokale, federale, Europese of mondiale instellingen en/of stakeholders) Ontwikkelen, stimuleren en bijdragen aan de samenwerking binnen en tussen diverse beleidsdomeinen en beleidsechelons teneinde mogelijke synergiëen voor de burger optimaal te benutten en verkokering tegen te gaan. Externe vertegenwoordiging en netwerking Bijdragen tot een adequate externe vertegenwoordiging en uitbouwen van - Bijdragen tot het (strategisch) beleidsplannenproces van de entiteit: o.a. o Actualiseren van de omgevingsanalyse o Luisteren naar voorstellen van klanten en medewerkers o Signaleren van relevante signalen uit het werkveld, vanuit adviesraden, etc. o Vanuit de eigen ervaring peilen naar trends, (maatschappelijke) behoeften, kansen tot mogelijk nieuwe dienstverleningen, etc. o Aanreiken van gegevens vanuit de beleidsuitvoering en zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar alle betrokkenen (leidend ambtenaar, collegae, departement, etc.) - Op vraag of op eigen initiatief adviezen of beleidsvoorstellen formuleren - Toetsen van beleidsvoorstellen van het departement op haalbaarheid en hierover feedback geven - Versterken van de synergiëen en de transversale samenwerking met diverse spelers en stakeholders op lokaal, Vlaams, federaal en Europees/mondiaal niveau (zeer actief de bestaande schotten en de silo-verkokering afbreken en overstijgen) - Via onderling overleg, met de leidend ambtenaar en de collegae collegiaal het Agentschap mee besturen om te komen tot een coherente samenwerking binnen het beleidsdomein en over de beleidsdomeinen heen. - In overleg met de collegae verbeteren van de structuur die het samenwerken optimaliseert - Meewerken aan de samenstelling van entiteits- en beleidsdomeinoverstijgende projectteams - Zelf initiëren en zelf (of medewerkers laten) participeren aan werk, stuur- of projectgroepen op niveau van AHOVOS, het beleidsdomein, of over de beleidsdomeinen heen met oog op coherentie en efficiëntie - Binnen de afspraken vastgelegd in het communicatiebeleid van het Agentschap, optreden als woordvoerder van de entiteit of van de hele organisatie 6
relevante contacten met de belangrijkste stakeholders om een snelle informatieuitwisseling te verzekeren en het professioneel imago van de Vlaamse overheid te versterken. - Opbouwen en onderhouden van functionele netwerken (personen, doelgroepen, adviesraden, ) in het werkingsgebied van de entiteit of aanverwante gebieden - Vertegenwoordigen van AHOVOS in raden, commissies, projectgroepen - Medewerkers aansporen om hun eigen professioneel netwerk uit te bouwen (seminaries, conferenties..) - Inzicht verwerven in en professioneel omgaan met belangen en agenda s, politieke gevoeligheden en spanningsvelden, informele invloeds- en machtsstructuren van stakeholders in de sector van het Volwassenenonderwijs 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Beslissen niveau 2 Samenwerken niveau 2 Richting geven niveau 2 Visie niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 7
4.2. Vaktechnische competenties Je beschikt over minimaal 6 jaar relevante beroepservaring. Deze ervaring moet u verworven hebben ten laatste op datum van kandidatuurstelling. o Beroepservaring kan zijn: - Aantoonbare leidinggevende ervaring (in een coördinerende functie, in projectwerking, als celhoofd, ) - Ervaring inzake beleidsvoorbereiding, -uitvoering en - opvolging - Kennis van beleidsprocessen - Kennis van de administratieve begrotingsregels Kennis van de werking van de overheid: o Algemene kennis van de regelgeving die van belang is voor de uitvoering van de opdrachten van de afdeling; o Gelet op de vele contacten met overheden is een kennis van de structuren en bevoegdheden van deze overheden wenselijk. Kennis van de werking van de organisatie : o Kennis van de materie behorende tot het beleidsdomein Onderwijs en Vorming en van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen (AHOVOS) in het bijzonder. Vaktechnische kennis: o Kennis van en inzicht in de onderwijsreglementering, inzonderheid deze m.b.t. het Volwassenenonderwijs; o of in staat zijn deze op korte termijn te verwerven. 8
5. Andere functierelevante informatie PLAATS VAN DE AFDELING VWO IN AHOVOS: STRUCTUUR VAN DE AFDELING VWO: 9
6. Kandidatuurstelling 6.1. Toelatingsvoorwaarden De vacature wordt opengesteld voor interne kandidaten (tewerkgesteld bij de Vlaamse Overheid). De kandidaten dienen, op 22/10/2014, aan volgende voorwaarden te voldoen: tewerkgesteld zijn als statutair ambtenaar, vastbenoemd in niveau A binnen de Vlaamse overheid 6 jaar nuttige professionele ervaring. Voor de berekening van die ervaring worden deeltijdse prestaties als voltijds beschouwd (cf. 4.2); voldoen aan de algemene toelatingsvoorwaarden voor een betrekking in de publieke sector (gedrag, burgerlijke en politieke rechten ) 6.2. Hoe solliciteren? Je ingevulde sollicitatieformulier bezorg je, per mail, aan peter.parmentier@ond.vlaanderen.be De uiterste inschrijvingsdatum is 22/10/2014. Geef in je sollicitatieformulier ook aan of je reeds beschikt over een vrijstelling voor de generieke competenties. Voeg het bewijs van deze vrijstelling aan je kandidatuur toe. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het standaard-cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 6.3. Indienen managementvisie Ten laatste twee weken na de kandidatuurstelling dus uiterlijk op 05/11/2014 dien je een managementvisie in, waarin je je visie op leidinggeven en de specifieke wijze waarop je de afdeling zou managen weergeeft. Het is niet de bedoeling om in de managementvisie theoretische modellen of concepten over leidinggeven en organisaties te beschrijven maar een concreet zicht te geven over hoe je deze afdeling zal leiden, rekening houdend met de inhoudelijke uitdagingen en knelpunten van de afdeling en in de context van de entiteit en het beleidsdomein waartoe ze behoort. Deze managementvisie moet uitdagend, gebald en bondig zijn (max. 2 A4 s). Deze managementvisie bezorg je per e-mail aan peter.parmentier@ond.vlaanderen.be. Wij bezorgen je een ontvangstmelding. 10
7. Selectieprocedure 7.1 Beoordeling kandidaatstelling Aan de hand van het ingevulde sollicitatieformulier wordt nagegaan of de kandidaten voldoen aan de gevraagde deelnemingsvoorwaarden. Indien de kandidatuur niet voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, dan eindigt de selectieprocedure. 7.2. Test generieke competenties: assessment center Tijdens het assessment center worden de volgende generieke competenties in kaart gebracht: - Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 - Samenwerken niveau 2 - Visie niveau 2 - Beslissen niveau 2 - Richting geven niveau 2 - Klantgerichtheid niveau 2 Elke competentie wordt minstens op 2 momenten gemeten. Per kandidaat wordt een eindoordeel m.b.t. generieke competenties uitgesproken: Beschikt over het generieke profiel voor een N-1 functie Beschikt niet over het generieke profiel voor een N-1 functie. 7.3. Globale beoordeling van de generieke competenties door het managementorgaan van het beleidsdomein waartoe hij of zij behoort Het managementorgaan van het beleidsdomein waartoe hij of zij behoort, beoordeelt welke kandidaten aan de vereiste generieke competenties voldoen op basis van: a. Sollicitatieformulier, b. Verslag assessment center. 11
De kandidaten die beschikken over de generieke competenties voor N-1 worden toegelaten tot de functiespecifieke selectie. De kandidaten die niet beschikken over de generieke competenties worden op de hoogte gebracht van het behaalde resultaat. Voor hen eindigt de selectieprocedure. Kandidaten met een vrijstelling voor de test van de generieke competenties uit een andere selectieprocedure dienen enkel de functiespecifieke selectie van de selectieprocedure af te leggen. 7.4. Vrijstelling Voor de middenkaderfuncties geven zowel de positieve resultaten van de externe potentieelinschatting of van de eindbeoordeling van de generieke competenties, afgelegd voor de middenkaderfuncties, als de geschiktheid voor de uitoefening van een N-functie of functie van algemeen directeur, gedurende zeven jaar nadat het mandaat of de benoeming werd beëindigd of vanaf de datum van de externe potentieelinschatting, de eindbeoordeling van de generieke competenties of de geschiktheid als de geslaagde niet werd aangesteld of benoemd, recht op vrijstelling van de externe potentieelinschatting of van de eindbeoordeling van de generieke competenties. Geslaagde kandidaten op basis van de test generieke competenties hebben gedurende 7 jaar een vrijstelling voor de externe potentieelinschatting. Voeg bij uw kandidaatstelling een document toe waaruit blijkt dat u over een vrijstelling beschikt. 7.5. Functiespecifieke selectie Het managementorgaan van Onderwijs en Vorming beoordeelt welke kandidaten die beschikken over de generieke competenties ook over de vereiste functiespecifieke competenties beschikken. Op basis van een managementcase, een presentatie en gerichte bevraging wordt gepeild naar de vereiste functiespecifieke competenties: Kennis van de werking van de overheid: o Algemene kennis van de regelgeving die van belang is voor de uitvoering van de opdrachten van de afdeling; o Gelet op de vele contacten met overheden is een kennis van de structuren en bevoegdheden van deze overheden wenselijk. Kennis van de werking van de organisatie : o Kennis van de materie behorende tot het beleidsdomein Onderwijs en Vorming en van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen (AHOVOS) in het bijzonder. Vaktechnische kennis: o Kennis van en inzicht in de onderwijsreglementering, inzonderheid deze m.b.t. het Volwassenenonderwijs; 12
Het managementorgaan van Onderwijs en Vorming spreekt, rekening houdend met al deze elementen, een oordeel uit over de kandidaat m.b.t. de functiespecifieke competenties: Beschikt over de functiespecifieke competenties voor de functie van Afdelingshoofd Volwassenenonderwijs Beschikt niet over de functiespecifieke competenties voor de functie van Afdelingshoofd Volwassenenonderwijs. 8. Ons aanbod Je krijgt een tijdelijke dienstaanwijzing in de N-1 functie (ad interim) voor de afwezigheid van de effectieve titularis. Na de beëindiging van de vervanging keer je terug in de graad die je had voor uw aanstelling in jouw entiteit van herkomst. Je wordt bezoldigd in de salarisschaal A285. Het jaarsalaris aan 100% bij 6 jaar geldelijke anciënniteit bedraagt 42.780, of 5.733,95 bruto geïndexeerd per maand. Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is gehuisvest op wandelafstand van het Noordstation te Brussel, is uitgerust met moderne kantoorapparatuur en beschikt over een eigen personeelsrestaurant. 9. Meer weten? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen via mail met de hr. Peter Parmentier, peter.parmentier@ond.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectieprocedure kan je contact opnemen met, Jobpunt Vlaanderen, Sara.poffe @jobpunt.be 13