SELECTIEREGLEMENT. AFDELINGSHOOFD COÖRDINATIE EN ONDERSTEUNING ad interim (M/V) BIJ WATERWEGEN EN ZEEKANAAL NV, standplaats Brussel of Willebroek

Transcriptie

1 SELECTIEREGLEMENT 1 AFDELINGSHOOFD COÖRDINATIE EN ONDERSTEUNING ad interim (M/V) BIJ WATERWEGEN EN ZEEKANAAL NV, standplaats Brussel of Willebroek 1. Contextinformatie Situering van het agentschap (ID ) Waterwegen en Zeekanaal NV (W&Z) beheert in het westen en het centrum van Vlaanderen de waterwegen en watergebonden gronden. Onze vennootschap heeft als doel bij te dragen aan een betere mobiliteit in Vlaanderen door de binnenvaart te stimuleren en uit te breiden. Hiertoe exploiteert, onderhoudt en investeert ze in deze waterwegen, ontwikkelt ze de omgeving in functie ervan en ondersteunt ze nieuwe ontwikkelingen. Tezelfdertijd beschermen wij de bevolking tegen wateroverlast door continu een goede waterafvoer te verzekeren en dijken en gecontroleerde overstromingsgebieden aan te leggen. De zorg voor milieu en veiligheid, evenals de mens in het algemeen dragen wij hierbij hoog in het vaandel. Ook bouwen wij aan de recreatieve functies van de waterwegen voor wandelaars, vissers, fietsers, watersporters en pleziervaarders. Al deze activiteiten doen wij met respect voor de vele functies van deze waterwegen. W&Z is samengesteld uit vijf afdelingen: drie territoriale afdelingen die elk een deel van het patrimonium beheren (Zeekanaal, Zeeschelde en Bovenschelde) en 2 overkoepelende afdelingen (Coördinatie & Ondersteuning en Commercieel Beheer). De algemene leiding over de vennootschap wordt waargenomen door de gedelegeerd bestuurder en de algemeen directeur. Elke afdeling wordt geleid door een afdelingshoofd. Samen vormen deze personen het managementcomité van de vennootschap. Waterwegen en Zeekanaal telt ongeveer 870 medewerkers die over vijf afdelingen en de stafdienst worden verdeeld en gelokaliseerd zijn in gebouwen te Brussel, Merelbeke, Antwerpen, Willebroek; in districtsgebouwen op diverse locaties, alsook op de verschillende kunstwerken. Het grootste deel van het personeel is technisch uitvoerend. Gezien de activiteit van het agentschap, heeft ook een behoorlijk deel van het personeel een technische vorming met een multidisciplinair karakter. Het personeelsbestand is gericht op het waarborgen van een optimale werking van het geheel van de opdrachten en diensten. Een belangrijk aantal opdrachten wordt door derden uitgevoerd en vergt een nabije opvolging. Situering van de afdeling Coördinatie & Ondersteuning De afdeling Coördinatie & Ondersteuning staat enerzijds in voor de ondersteuning van het beleid van en de coördinatie binnen W&Z en omvat anderzijds de managementondersteunende diensten ICT, facility en financieel management. Met de zesde staatshervorming is de afdeling sinds 01/01/2015 ook verantwoordelijk voor de uitvoering van de binnenvaartinspectie.

2 2 De interne structuur van de afdeling is hierop afgestemd: De cel Beleid & Coördinatie staat in voor: o de beleidsvoorbereiding, -opvolging, -evaluatie en -rapportering, inclusief de organisatie van het nodige overleg en de coördinatie over de verschillende afdelingen heen om tot de nodige afstemming te komen. o de relatie met het Vlaamse Parlement, de minister, de Raad van bestuur en de directie en het Rekenhof. Zij staat ook in voor de beleidsadvisering naar de federale regering en de Europese Unie, en verzorgt hiertoe ook de externe betrekkingen. o De ondersteuning en advisering van de andere afdelingen voor een aantal organisatiebrede processen, m.n. Investeringen, Beheer & Exploitatie en Ruimte & Milieu. Voor deze processen is de cel Beleid & Coördinatie verantwoordelijk voor het bereiken van de gestelde doelstellingen. De operationele verantwoordelijkheid voor de uitvoering ligt voornamelijk bij het lijnmanagement. o het agentschap overschrijdende overleg en afstemming binnen het eigen beleidsdomein en naar de andere beleidsdomeinen en gewestelijke en federale overheden toe. De cel Binnenvaartinspectie staat in voor de technische schouwing, meting en certificatie van binnenschepen en het afleveren van daaraan gerelateerde documenten zoals meetbrieven, certificaten van onderzoek en certificaten van goedkeuring. De cel ICT staat in voor algemene ICT-diensten zoals het aanbieden van netwerkconnectiviteit, opslagruimte, maildiensten, printdiensten en mailarchivering; bedrijfsspecifieke diensten zoals het aanbieden van het intranet of de website en bedrijfsapplicaties (voorbeelden: Patrimoniumdatabank, Contract Beheer Module, AXI, RIS-applicaties, ) en onderliggende (voor de gebruiker onzichtbare) diensten zoals DNS en proxy. De cel Financieel Management staat in de opmaak van de begrotingsvoorstellen; de bewaking van de begrotingscyclus; de boekhoudkundige processen waaronder facturatie, debiteurenadministratie, boeking van lonen en sociale bijdragen, boekhoudkundige verwerking en betaling van inkomende facturen, fiscale aangiften; periodieke afsluiting en opmaak van de jaarrekeningen; rapportering en beleidsvoorbereiding; leveren van input voor beleidsdocumenten; formuleren van adviezen op financieel vlak en de opvolging van de inventaris van de vaste activa. De cel Service Centrum staat in voor de organisatiebrede processen op vlak van de Bevoorrading (beheer van de volledige goederenstroom, estafette, wagenparkbeheer); Facility (interieurverzorging; onthaal en documentbeheer; service desk) en Gebouwenonderhoud. De cel Juridische Ondersteuning verleent juridische adviezen (tweedelijnsbijstand) voor de verschillende afdelingen binnen W&Z inzake overheidsopdrachten, nutsleidingen, domeinbeheer, verwerven van gronden,... ; volgt schadegevallen en andere geschillen op; volgt het klachtenmanagement binnen W&Z op en rapporteert hierover aan de Vlaamse Ombudsman; volgt de vragen op inzake openbaarheid van bestuur; beheert de verzekeringen; zorgt voor de overeenkomsten met advocaten en deskundigen en de opvolging daarvan; coördineert het regulariseringsmanagement van W&Z.

3 3 2. Doel van de functie Binnen het kader van het algemeen beleid van het extern verzelfstandigd agentschap Waterwegen en Zeekanaal NV en van de managementcode, plannen, organiseren, coördineren, dynamiseren, innoveren, opvolgen en bijsturen van de activiteiten van de afdeling Coördinatie & Ondersteuning teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van de afdeling te realiseren, bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van het agentschap en van het beleidsdomein en een uitstekende dienstverlening aan de interne en externe klanten te verzekeren. Het afdelingshoofd: is lid van de directieraad en van het managementcomité van Waterwegen en Zeekanaal NV organiseert intensieve contacten met en ondersteunt het lijnmanagement om tot een optimaal ondersteunend beleid te komen werkt loyaal mee aan de audits uitgevoerd door de verschillende interne auditcomités 3. Resultaatsgebieden 3.1 Innovatie en ondernemerschap In samenwerking met de leidend ambtenaar en andere afdelingshoofden, stimuleren van initiatiefname, resultaatgerichtheid, vernieuwing, eigenaarschap en ondernemerschap bij collega s en werknemers, teneinde de innovatie en moderniseringsdoelstellingen van de Vlaamse overheid door te vertalen binnen de eigen organisatie en hieraan concreet invulling te geven op de werkvloer. 3.2 Leiding geven Aansturen, ontwikkelen en evalueren van medewerkers, teneinde steeds over competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de missie en doelstellingen van de entiteit, binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de Vlaamse overheid. 3.3 Visievorming en strategiebepaling In overleg met de leidend ambtenaar en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het formuleren van een visie en het actualiseren van de opdracht van de afdeling Coördinatie & Ondersteuning en vertalen van de strategische doelstellingen van het agentschap in concrete operationele doelstellingen en projecten, teneinde een duidelijke visie en een dynamiserende leidraad voor de aanpak van de entiteit te verkrijgen. 3.4 Organisatorische optimalisering In overleg met de leidend ambtenaar en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het opzetten, up-to-date houden en continu optimaliseren van processen, structuren, rollen en resources binnen en over de organisatorische entiteit heen teneinde een effectief werkkader en kwaliteitsvolle resultaten te verzekeren rekening houdend met de verander(en)de maatschappelijke, sociaaleconomische context. 3.5 De activiteiten, de dagelijkse werking van de entiteit Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de reguliere activiteiten van de afdeling teneinde te verzekeren dat de doelstellingen van de afdeling op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle wijze gerealiseerd worden, conform de afspraken in de beheersovereenkomst. 3.6 Beleidsvoorstellen en adviezen (Vanuit de ervaring bij de beleidsuitvoering) bijdragen tot het maken van beleidsvoorstellen en - adviezen, om het strategisch beleid van de entiteit en van het beleidsdomein mee vorm te geven.

4 4 3.7 Synergie en samenwerking (binnen de eigen entiteit, samenwerking in het beleidsdomein, met andere Vlaamse, lokale, federale, Europese of mondiale instellingen en/of stakeholders) Ontwikkelen en stimuleren van en bijdragen aan de samenwerking binnen en tussen diverse beleidsdomeinen en beleidsechelons teneinde mogelijke synergiën voor de burger optimaal te benutten en verkokering tegen te gaan. 3.8 Externe vertegenwoordiging en netwerking Bijdragen tot een adequate externe vertegenwoordiging en uitbouwen van relevante contacten met de belangrijkste stakeholders om een snelle informatie-uitwisseling te verzekeren en het professioneel imago van de Vlaamse overheid en het agentschap te versterken. 4. Competenties 4.1. Generiek profiel Het generiek profiel voor middenkader bestaat uit 6 competenties. Voor elke competentie wordt een niveau aangegeven dat moet bereikt worden op kruissnelheid. Bij de selectie moet dit niveau niet noodzakelijk bereikt zijn; wel wordt getoetst of het potentieel aanwezig is om dit niveau te bereiken. Verantwoordelijkheid nemen - niveau 2: Handelt in het belang van de organisatie Beslissen - niveau 2: Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is Samenwerken - niveau 2: Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Richting geven - niveau 2: Geeft richting op het niveau van processen en structuren Visie - niveau 2: Betrekt brede (maatschappelijke, technische ) factoren bij zijn aanpak Klantgerichtheid - niveau 2: Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Functiespecifieke competenties Netwerken - niveau 2: Legt nieuwe contacten die voor zijn taak en opdracht nuttig kunnen zijn 4.3. Functiespecifieke kennis: Grondige kennis van het procesmanagement, het kwaliteitsbeheer, de technieken om tevredenheid te meten, de definiëring van KPI's, van de interne controle, enz.; Grondige kennis van de methodes, technieken en instrumenten op het vlak van veranderingsbeheer

5 5 Grondige kennis op het gebied van het omgaan met weerstand tegen veranderingen Grondige kennis van het Vlaamse overheidsapparaat Grondige kennis van projectmanagement (lancering, planning, opvolging, geïnformatiseerd beheer,...) Grondige kennis van budgettering bij de overheid Grondige kennis van managementtechnieken : onderhandelingstechnieken, programmamanagement, scope management, risicomanagement... Kennis van veiligheid en preventie op het werk Expertise inzake overheidsmanagement Expertise inzake risicobeheer Grondige kennis van de wetgeving overheidsopdrachten Kennis van het beleid m.b.t. de bevaarbare waterwegen Kennis van de scheepvaart Kennis van de vakgebieden ICT, FM en facility 5. Deelnemingsvoorwaarden De toegangsvoorwaarden zijn een absolute voorwaarde voor deelname en er dient aan voldaan te zijn op de uiterste inschrijvingsdatum. Je bent een ambtenaar van de Vlaamse overheid zoals bepaald in het VPS van 13 januari 2006 en behoort tot niveau A. Je beschikt over minstens zes jaar relevante professionele ervaring waarvan minstens 4 jaar in een leidinggevende functie en met 2 jaar in beleidsvoorbereiding. Voor de berekening van de relevante beroepservaring worden deeltijdse prestaties als voltijds beschouwd. Je hebt een rijbewijs B. Je dient ten laatste 2 weken na de kandidatuurstelling een managementvisie in. De kandidaat geeft zijn/haar visie op leidinggeven en over de wijze waarop hij/zij de afdeling zal managen. De managementvisie moet bondig zijn (max. 10 blz.) en is opgemaakt op basis van de kennis van de kandidaat en de beschikbare informatie over de afdeling. 6. Selectieprocedure 6.1 Beoordeling kandidatuur Aan de hand van het ingevulde kandidaatstellingsformulier wordt nagegaan of de kandidaten voldoen aan de gevraagde deelnemingsvoorwaarden. Indien de kandidatuur niet voldoet aan de voorwaarden, dan eindigt de kandidaatstelling. De betrokken kandidaat wordt schriftelijk verwittigd. 6.2 Generiek deel: interne en externe potentieelinschatting Tijdens de interne en externe potentieelinschatting worden de volgende generieke competenties in kaart gebracht: Verantwoordelijkheid nemen - niveau 2: Beslissen - niveau 2: Samenwerken - niveau 2: Richting geven - niveau 2: Visie - niveau 2: Klantgerichtheid - niveau 2:

6 6 Om in aanmerking te komen dient de kandidaat te beschikken over de generieke competenties voor een N-1 functie (zie punt 4.1). De beoordeling van de generieke competenties zal gebeuren op basis van een externe en een interne potentieelinschatting. De interne potentieelinschatting wordt opgemaakt door de leidend ambtenaar van de kandidaat. De kandidaten worden uitgenodigd voor de externe potentieelinschatting door een extern selectiekantoor. Op basis van de interne en externe potentieelinschatting beoordeelt het managementorgaan van het beleidsdomein waartoe de kandidaat behoort, wie van de kandidaten beschikt over de vereiste generieke competenties. De beoordeling is: Beschikt over het generieke profiel voor een N-1 functie Beschikt niet over het generieke profiel voor een N-1 functie De kandidaten die beschikken over de generieke competenties voor N-1 worden toegelaten tot de functiespecifieke selectie. De kandidaten die niet beschikken over de generieke competenties worden op de hoogte gebracht van het behaalde resultaat. Voor hen eindigt de selectieprocedure. Vrijstelling Kandidaten met een vrijstelling voor de test van de generieke competenties uit een andere selectieprocedure moeten enkel nog het functiespecifieke deel van de selectieprocedure afleggen. Voor de middenkaderfuncties geven zowel de positieve resultaten van de externe potentieelinschatting of van de eindbeoordeling van de generieke competenties, afgelegd voor de middenkaderfuncties, als de geschiktheid voor de uitoefening van een N-functie of functie van algemeen directeur, gedurende zeven jaar nadat het mandaat of de benoeming werd beëindigd of vanaf de datum van de externe potentieelinschatting, de eindbeoordeling van de generieke competenties of de geschiktheid als de geslaagde niet werd aangesteld of benoemd, recht op vrijstelling van de externe potentieelinschatting of van de eindbeoordeling van de generieke competenties, behalve bij een onvoldoende. Kandidaten die menen over een vrijstelling te beschikken, voegen bij hun kandidaatstelling een document toe waaruit blijkt dat ze een vrijstelling hebben.

7 7 6.3 Functiespecifieke selectie De kandidaten die beschikken over de generieke competenties voor een N-1 functie worden uitgenodigd om hun managementvisie te presenteren aan de directieraad (gedelegeerd bestuurder, algemeen directeur en afdelingshoofden) van Waterwegen en Zeekanaal NV. De kandidaat geeft zijn/haar visie op leidinggeven en over de wijze waarop hij/zij de afdeling zal managen. Met gerichte vragen wordt gepeild naar de functiespecifieke en vaktechnische competenties (zie punt 4.2 en 4.3). De directieraad brengt een advies uit over de kandidaten. Dit advies is: Beschikt over de functiespecifieke competenties voor de functie van afdelingshoofd coördinatie en ondersteuning ad interim Beschikt niet over de functiespecifieke competenties voor de functie van afdelingshoofd coordinatie en ondersteuning ad interim Een lijst geschikt / niet-geschikt wordt bezorgd aan de leidend ambtenaar van Waterwegen en Zeekanaal NV. De leidend ambtenaar van Waterwegen en Zeekanaal NV kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat. Deze keuze wordt gemotiveerd. Het resultaat van de functiespecifieke selectie wordt meegedeeld aan alle kandidaten. 6.4 Aanstelling De geselecteerde kandidaat krijgt een tijdelijke dienstaanwijzing als afdelingshoofd coördinatie en ondersteuning ad interim voor de duur van de afwezigheid van de effectieve titularis (art. V 42, 3, tweede lid). In tegenstelling tot de effectieve titularis wordt de plaatsvervanger niet vastbenoemd in de graad van hoofdadviseur. Na de beëindiging van de vervanging valt de (ambtenaar) vervanger terug naar de graad die hij had voor zijn aanstelling als N-1 functie ad interim in zijn entiteit van herkomst (art I 16).[ 6.5 Sollicitatieprocedure De selectieprocedure wordt aangekondigd door bekendmaking op de interne arbeidsmarkt op de website van Jobpunt Vlaanderen bij "vacatures"-> "mobiliteit" en op de website van VDAB. Het selectiereglement en de functiebeschrijving zijn terug te vinden op de website van Jobpunt Vlaanderen onder dezelfde link. Het ingevulde kandidaatstellingsformulier en de managementvisie worden bij voorkeur per e- mail verzonden aan leo.clinckers@wenz.be vermelding van 'afdelingshoofd coördinatie en ondersteuning ad interim' of naar: Waterwegen en Zeekanaal NV Leo Clinckers, gedelegeerd bestuurder (vacature afdelingshoofd coördinatie en ondersteuning ad interim) Oostdijk Willebroek De uiterste sollicitatiedatum is 22 mei 2015.

8 8 De managementvisie kan tot uiterlijk 5 juni 2015 gestuurd worden naar hetzelfde ( ) adres. Geef in je kandidaatstelling ook aan of je reeds beschikt over een vrijstelling voor de generieke competenties. Voeg het geschiktheidsbewijs toe. 6.6 Timing uiterste sollicitatiedatum 22 mei 2015 indienen managementvisie 5 juni 2015 beoordeling kandidaturen 8 juni 2015 interne potentieelinschatting 10 juni tot en met 24 juni 2015 externe potentieelinschatting 10 juni tot en met 24 juni 2015 beoordeling generieke competenties september 2015 beoordeling functiespecifieke competenties 26 oktober 2015 beslissing gedelegeerd bestuurder november 2015 In functie van het aantal kandidaten en de duur van het beslissingsproces kan de timing worden aangepast. 6.7 Meer weten? Voor meer informatie over de functie kan de kandidaat de functiebeschrijving raadplegen. Bijkomende inlichtingen over de functie zijn te verkrijgen bij ir. Leo Clinckers, gedelegeerd bestuurder van Waterwegen en Zeekanaal NV. Contactgegevens: Leo.Clinckers@wenz.be Voor meer informatie over de selectieprocedure kan de kandidaat terecht op Onder 'aanvullende info' doorklikken naar N-1 functies. Bijkomende inlichtingen over de selectieprocedure zijn te verkrijgen bij Annelies De Laender, accountmanager Jobpunt Vlaanderen. Contactgegevens: annelies.delaender@jobpunt.be 6.8 Feedback De kandidaten kunnen op hun vraag feedback krijgen over hun resultaten en dit na de afloop van de procedure. 6.9 Algemeen Voor al wat niet expliciet in dit reglement is opgenomen, wordt verwezen naar het Vlaams Personeelsstatuut van 13 juni 2006.