Functiebeschrijving Departement Werk en Sociale Economie. Afdelingshoofd Algemene Diensten

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Departement Werk en Sociale Economie Afdelingshoofd Algemene Diensten Functiefamilie leidinggevend middenkader Niveau 2 Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Dirk Vanderpoorten, secretaris-generaal Naam functiehouder Datum + handtekening VACANT

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Leiderschapsrollen De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Leidend ambtenaar van het Dept WSE, met name de secretaris-generaal, en onder diens gezag aan de kabinetten van Werk en Sociale Economie Diensthoofd Dienst Financieel Management en Beheerscoördinatie Diensthoofd Dienst Studie en Beleidscoördinatie Medewerkers van de Strategische Managementcel (ICT, P&O en communicatie) Directiesecretariaat van de Afdeling Algemene Diensten Coördinator van de secretariaatspool van de Afdeling Algemene Diensten en de Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen (i.s.m. Afdelingshoofd Juridische Diensten en Erkenningen) 9 stafmedewerkers strategische managementcel 2 diensthoofden 1 coördinator secretariaat (i.s.m. afdelingshoofd AJD&E) 1 management assistent AAD K euro waarvan apparaatkredieten (lonen en werking PR JA), K provisies (te herverdelen via BVR s of decretaal) en 715 aan beleidskredieten (operationeel te beheren, hierin geen SHV beleidskredieten, apparaat SHV voor DWSE is nog vervat in provisie) Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie 2

3 Binnen het kader van het algemeen beleid van het Departement Werk en Sociale Economie - plannen, organiseren, coördineren, dynamiseren, innoveren, opvolgen en bijsturen van de activiteiten van de Afdeling Algemene Diensten teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van de afdeling en de entiteit te realiseren en bij te dragen tot de realisatie van de opdracht en de ambities van de afdeling, de entiteit en het beleidsdomein WSE. 3. Resultaatgebieden Innovatie en ondernemerschap Resultaat In samenwerking met de leidend ambtenaar en andere afdelingshoofden, stimuleren van initiatiefname, resultaatgerichtheid, vernieuwing, eigenaarschap en ondernemerschap bij collega s en werknemers, teneinde de innovatie en moderniseringdoelstellingen van de Vlaamse overheid door te vertalen binnen de eigen organisatie en hieraan concreet invulling te geven op de werkvloer. Leiding geven Aansturen, coachen, ontwikkelen en evalueren van medewerkers, teneinde steeds over betrokken, competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de missie en doelstellingen van de entiteit, binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de Vlaamse overheid. Voorbeelden van activiteiten - Belichamen, stimuleren en (binnen het juridische kader) uitdragen van innovatie en entrepreneurship op de werkvloer - Aanmoedigen van nieuwe ideeën, efficiëntere alternatieven, werkvormen en methodes - Initiëren van en (laten) participeren aan multidisciplinaire projectteamwerking - Stimuleren van netwerkverbanden - Optimaal benutten van digitalisering, flexibele werkvormen en -omgeving Managen en motiveren van diverse (generaties, culturen, sexen,...) werknemers - In overleg en samenwerking met P&O, instaan voor een geïntegreerd en efficiënt P&O-beleid binnen de eigen entiteit - (Bijdragen tot het) aantrekken ( branding ), selecteren, rekruteren en onthalen van de geschikte medewerkers - Inzetten van medewerkers in processen & projecten conform competenties, talenten en ambities - Aandacht voor het efficiënt inzetten en ontwikkelen van menselijk kapitaal : talenten en ontwikkelingsmogelijkheden van medewerkers identificeren, instaan voor de vorming en competentie-ontwikkeling van medewerkers, interne mobiliteit en loopbaanontwikkeling stimuleren - Verzekeren van een goede uitvoering van het prestatiemanagementproces (afspreken van doelstellingen, opvolgen, coachen en begeleiden, evalueren en waarderen) - Integer toepassen van het beloningsbeleid - Intern communiceren door medewerkers te informeren en te betrekken rond werking, resultaten, ontwikkelingen die de entiteit en medewerkers aanbelangen, - Scheppen en op peil houden van een stimulerend, dynamisch en constructief 3

4 werkklimaat in de afdeling Visieformulering en strategievertaling In overleg met de leidend ambtenaar en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het formuleren van een visie en het actualiseren van de opdracht van de entiteit en vertalen van de strategische doelstellingen van de entiteit in concrete operationele doelstellingen en projecten, teneinde een duidelijke visie en een dynamiserende leidraad voor de aanpak van de entiteit te verkrijgen. Organisatorische optimalisering In overleg met de leidend ambtenaar en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het opzetten, up-to-date houden en continu optimaliseren van processen, structuren, rollen en ressources binnen en over de organisatorische entiteit heen teneinde een effectief werkkader en kwaliteitsvolle resultaten te verzekeren rekening houdend met de verander(en)de maatschappelijke, sociaal-economische context. De activiteiten, de dagelijkse werking van de entiteit Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de reguliere activiteiten van de entiteit teneinde te verzekeren dat de doelstellingen van de - Als directielid bijdragen tot en up-to-date houden van een visie, missie, opdracht en algemene strategie van het departement - Formuleren van de doelstellingen en prestatie-indicatoren voor de entiteit (en de afdeling en haar cel/diensten) - Bijdragen tot het opmaken van strategische en operationele plannen, het ondernemingsplan, het kerntakenplan en andere organisatiebeleidsplannen (zoals o.m. strategisch P&O-plan, strategisch communicatieplan, strategisch ICT-plan, enz.) - In overleg met de medewerkers formuleren van de (sub-)doelstellingen en prestatieindicatoren voor de afdeling (en de diensten) - Formuleren en initiëren van veranderingsinitiatieven en innovatieprojecten - Adviseren van de leidend ambtenaar met betrekking tot risico-issues, zodat deze bij het nemen van beslissingen op de hoogte is van alle risico-implicaties en waar nodig risico-beheersingsplannen ontwikkelen (risicomanagement) - Ontwikkelen en implementeren van systemen van kennismanagement (kennismanagement) - Stimuleren van multidisciplinaire projectwerking (projectmanagement) - Beheren en optimaliseren van de toegewezen budgetten en mensen, continu zoekend naar effectiviteitsverhoging (ressource management, budget management) - Permanent monitoren, bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de uitgevoerde processen (procesmanagement) - Formuleren van voorstellen tot aanpassing van procedures en regelgeving teneinde kostenefficiëntie te optimaliseren - Op basis van analyses de organisatiestructuur, werkprocessen, procedures continu optimaliseren (innoveren en besparen, taken herverdelen, inspelen op mogelijke synergieen binnen en buiten de entiteit, toepassen van best practices,...) - Een hoog niveau van klantentevredenheid verzekeren (zelf goede relaties onderhouden met klanten, instaan voor een goede klachtenbehandeling, de klantgerichtheid van heel de entiteit bevorderen, klantenbevraging organiseren en kwaliteit van de dienstverlening evalueren naar de interne en 4

5 entiteit op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle wijze gerealiseerd worden, conform de afspraken in de beheersovereenkomst. Beleidsvoorstellen en adviezen (Vanuit de ervaring bij de beleidsuitvoering) bijdragen tot het maken van beleidsvoorstellen en -adviezen, om het strategisch beleid van het departement en van het beleidsdomein WSE mee vorm te geven. externe klant,...) - Opmaken van een personeelsplan, uittekenen van een organogram en efficiënt inzetten van de medewerkers (geschikte persoon op het juiste proces/project volgens competenties, talent, ambities) - Opmaken van interne werkafspraken, regels en procedures - Zorgen voor een goede werkverdeling en samenwerking en productieve sfeer onder de medewerkers - Optreden als ultiem escalatieniveau bij afhandeling van complexe, gevoelige operationele dossiers & eventueel zelf opvolgen van specifieke, belangrijke dossiers - Medewerkers helpen bij het behandelen van complexe opdrachten of dossiers - Opvolgen van de budgetten en resultaten, aan de hand van prestatieindicatoren en bijsturen wanneer nodig - Zorgen voor de marketing van de prestaties, diensten, producten - Zorgen voor rapportering, conform de afspraken - Bijdragen tot of coördineren van een deel van het beleidsplannenproces, bijv: o Actualiseren van de omgevingsanalyse o Up-to-date houden van het MIS systeem o (Mee) ontwikkelen van een beleidsvoorbereidend instrumentarium (modellen, scenario-analyses, benchmarking, etc.) o Doorgeven van signalen uit het werkveld en volgen van lokale en (inter)nationale trends m.b.t. het vak- of aanverwant gebied o Volgen van trends in Vlaanderen, nationaal en internationaal o Verzamelen & analyseren van input en adviezen van het veld, van adviesraden, van de andere entiteiten binnen het beleidsdomein o Aansturen van wetenschappelijk onderzoek o - Ten behoeve van de minister, consolideren van de beleidsvoorstellen van verschillende entiteiten en/of entiteiten tot een coherent geheel voor advies - Proactief zorgen voor de vertaling van politieke ideeën van de minister in adviezen of beleidsvoorstellen Synergie en samenwerking (binnen de eigen entiteit, samenwerking in het beleidsdomein, met andere Vlaamse, lokale, federale, Europese of mondiale - Versterken van de synergiëen en de transversale samenwerking met diverse spelers en stakeholders op lokaal, Vlaams, federaal en Europees/mondiaal 5

6 instellingen en/of stakeholders) Ontwikkelen, stimuleren en bijdragen aan de samenwerking binnen en tussen diverse beleidsdomeinen en beleidsechelons teneinde mogelijke synergiëen voor de burger optimaal te benutten en verkokering tegen te gaan. Externe vertegenwoordiging en netwerking Bijdragen tot een adequate externe vertegenwoordiging en uitbouwen van relevante contacten met de belangrijkste stakeholders om een snelle informatieuitwisseling te verzekeren en het professioneel imago van de Vlaamse overheid te versterken. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 : bewaakt en verdedigt de belangen van de organisatie - Draagt de doelen en waarden binnen en buiten de organisatie uit niveau (zeer actief de bestaande schotten en de silo-verkokering afbreken en overstijgen) - Via onderling overleg, met de leidend ambtenaar en de collegae collegiaal het DPT/VA mee besturen om te komen tot een coherente samenwerking binnen het beleidsdomein en over de beleidsdomeinen heen. - In overleg met de collegae verbeteren van de structuur die het samenwerken optimaliseert - Meewerken aan de samenstelling van entiteits- en beleidsdomeinoverstijgende projectteams - Zelf initiëren en zelf (of medewerkers laten) participeren aan werk, stuur- of projectgroepen op niveau van het DPT/VA, het beleidsdomein, of over de beleidsdomeinen heen met oog op coherentie en efficiëntie - Binnen de afspraken vastgelegd in het communicatiebeleid van het departement, optreden als woordvoerder van de entiteit of van de hele organisatie - Opbouwen en onderhouden van functionele netwerken (personen, doelgroepen, adviesraden, ) in het werkingsgebied van de entiteit of aanverwante gebieden - Vertegenwoordigen van het departement in raden, commissies, projectgroepen, - Medewerkers aansporen om hun eigen professioneel netwerk uit te bouwen (seminaries, conferenties..) - Inzicht verwerven in en professioneel omgaan met belangen en agenda s, politieke gevoeligheden en spanningsvelden, informele invloeds- en machtsstructuren van stakeholders - Opmerking: voor de relaties met klanten /burgers verwijzen wij naar resultaatgebied 5 Beslissen niveau 2 : neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is - Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie 6

7 - Vertoont voorbeeldgedrag rond sociale, ethische en professionele normen en spreekt ook anderen erop aan - Zorgt ervoor dat iedereen in de entiteit of organisatie op de hoogte is van de doelen, waarden en normen en biedt hen de nodige ondersteuning om ze te respecteren - Durft harde standpunten in te nemen die de gehele organisatie en het algemeen belang ten goede komen, zelfs als ze minder populair zijn binnen de eigen entiteit - Stelt zich expliciet achter genomen beslissingen en initieert ze, waar mogelijk, binnen en buiten de organisatie Samenwerken niveau 2 : stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen - Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af - Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken - Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft - Legt nieuwe contacten die voor de taak en opdracht nuttig kunnen zijn, gebruikt hiervoor o.a. netwerken Visie niveau 2 : Brengt een beleid naar voren dat de entiteit of organisatie op lange termijn beïnvloedt aanwezig is - Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten - Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden) en heeft hier een gegronde argumentatie voor - Kent de belangen van anderen en neemt deze mee in zijn beslissing - Neemt en handhaaft beslissingen, ook bij weerstand en tegendruk Richting geven niveau 2 : Geeft richting, zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdagen van een visie - Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van de entiteit of de organisatie en over het belang daarvan (de missie van de entiteit of organisatie) - Geeft richting of sturing aan een team of entiteit door een duidelijk en inspirerend beleid uit te dragen (geeft aan waar de organisatie naartoe wil) - Bepaalt haalbare en uitdagende doelstellingen en doet beroep op het talent van de medewerkers om ze te realiseren - Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures om het beleid te realiseren - Inspireert als leider vanuit de waarden en doelstellingen van de Vlaamse overheid Klantgerichtheid niveau 2 : optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders - Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en bereidt de organisatie hierop voor - Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren - Bewaakt de langetermijnstrategie, ondanks de dagelijkse gebeurtenissen - Ontwikkelt een beleid om de missie en doelstellingen van de organisatie te realiseren - Draagt de missie van de organisatie zowel intern als extern uit - Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) - Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden - Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen 7

8 - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) 4.2. Vaktechnische competenties Organisatiekennis Je hebt een degelijke kennis van en inzicht in de structuur en de werking van de Vlaamse overheid in het algemeen en specifiek kennis van en inzicht in de werking van het Departement WSE, noodzakelijk om op de meest efficiënte en effectieve wijze de doelstellingen van de afdeling (en breder de organisatie) te kunnen realiseren Je hebt inzicht in wie de stakeholders zijn van het Departement WSE Je bent op de hoogte van de tendensen en ontwikkelingen in het domein van de afdeling Je hebt kennis van de organisatiebrede overlegstructuren Managementmatige en inhoudelijke kennis Je hebt inzicht in de materies die zich binnen de afdeling situeren (en/ of breder binnen het departement, het beleidsdomein), je hebt strategisch managementmatig inzicht hierin en kan erop sturen. Concreet gaat dit o.a. over communicatie (intern en extern), HRM en organisatieontwikkeling, ICT, kennis- en archiefbeheer, facility management, bestuurs-/managementrapportering, studie en beleidscoördinatie, financieel management en organisatiebeheersing (o.a. interne controle, proces- en risicomanagement, enz.) Je kan een langetermijnvisie voor de Afdeling Algemene Diensten uitbouwen en houdt daarbij rekening met verwante beleidsdomeinen Je hebt inzicht in de managementprocessen die binnen het Departement WSE en breder de Vlaamse overheid, van toepassing zijn (o.a. procesmanagement, resultaatsmanagement, doelstellingenmanagement, enz.) Je hebt een globale kennis van personeels- en budgetbeheer, HR-, communicatie- en ICT-beleid en bent bij voorkeur specialist op één of meerdere van deze terreinen Je hebt inzicht in rapporteringsmodellen Je hebt enige affiniteit met veranderingsprocessen/ -management Algemene vaardigheden Je bent een motiverende peoplemanager en kan dit aantonen door de ervaring die je hebt met het sturen, coachen en ontwikkelen van medewerkers Je ondersteunt het beleid op een bewuste manier en kan dit aantonen door de ervaring die je hebt met beleids- en/of managementadvisering Je communiceert duidelijk, gestructureerd en vlot naar medewerkers én management, zowel mondeling als schriftelijk Je hebt ervaring met belanghebbendenmanagement en de sociale overlegstructuur Je kan goed overweg met bureautica-toepassingen : office-toepassingen (word, excel, powerpoint), outlook, internet, sharepoint 8

9 5. Andere functierelevante informatie 9

10 10